【TIPS系列報導】EP8─選擇顧問的那些事

【TIPS系列報導】EP8─選擇顧問的那些事

我們在上一集介紹到了企業自行導入TIPS的風險項目考量。
若是要委託外部的顧問協助導入TIPS,比價時常常會發現有的顧問服務價格低廉、有的相對較高,為什麼會出現價差?其各自的服務內容有何差異?遴選顧問時又有什麼注意事項呢?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. TIPS導入,顧問之完整工作範圍
  2. TIPS導入─規劃期
  3. TIPS導入─導入期
  4. TIPS導入─驗證期
  5. 選擇顧問也是風險管控的一環

TIPS導入,顧問之完整工作範圍

為了協助企業做TIPS認證導入,顧問一開始規劃期要協助客戶界定TIPS導入範圍,並設定權責單位。
然後導入期需要取得權責單位跟TIPS有關的一些規範制度跟管理辦法,再去設計與各個單位的訪談內容、以及排定跨部門的會議溝通等等。
在了解企業目前智財管理現況後,我們還要再針對他們相關的制度規範及管理辦法做檢視,並告知如何修改以符合TIPS要求。
最後驗證期還要協助企業在審查前先來個「模擬考」。
下面完整針對TIPS導入各階段,詳細說明顧問工作內容。

TIPS導入─規劃期

從一開始企業針對導入範圍的決定(導入範圍指的是專利、商標、營業秘密、著作權…等等),由於這些導入範圍會影響權責單位的設定,所以在這個階段會建議就要讓顧問一併投入,協助企業定義權責單位,以免有漏失。
我們就有遇過一些設定權責單位的特殊案例,比方說該公司的商標管理單位是控股公司或集團相關企業,這個時候的權責單位應如何定義?
這種時候都需要仰賴極具經驗的顧問協助,或甚至需要委託顧問去向資策會詢問、溝通,以免企業自行定義完之後,後面才發現有漏,想補齊等於全部事情要從頭來,非常浪費時間。
定義好權責單位之後,顧問會需要取得權責單位手邊所有跟TIPS相關的規範制度跟管理辦法。審視完所有文件內容之後,顧問會針對尚未完全符合TIPS條文規範的部分、列出建議修改的事項、並設計與各部門的訪談大綱,最後再一一對各部門做說明。

當然,上面說的是我們家的顧問協助客戶的方式。
也是有聽過其他顧問,在規劃期主要就是訂好教育訓練的時間,然後在約定的時間派講師來做培訓工作,接下來就是給客戶一些表單或作業程序的範本,請他們自己想辦法調整。
客戶有問題的時候可以電話詢問,但由於顧問不是非常了解客戶的現況,所以在客戶發問時,不僅次數跟時數是有被限制的,顧問給出的回答也都只是偏上位概念性的答案,沒辦法就各部門實際的作業程序做出客製化調整。
這個主要是因為當初客戶在survey廠商時,以導入價格高低做優先考量,相對低價的顧問服務,自然會決定它相對少的服務內容。
講白一點,人家這個價格其實就是「諮詢服務」的價格,不是「顧問服務」的價格。
在我們看來,當然會覺得客戶這樣的選擇很可惜,因為你也許在乎的是一開始報價差的這二、三十萬,但在找了「諮詢服務」的顧問之後,你會發現光僅僅是一場跨部門會議,各部門甚至高階主管都投入去參與時,投入的同時其實已經在花費自己公司內部的人力成本了。
當你找的顧問給的都是一些高大上的空泛解答,你勢必只能派員自行投入做文件的修正調整及跨部門協調。
當員工日以繼夜加班,但還是達不到資策會要求的成果、甚至最後導入失敗,這件事絕對不是一開始低了二、三十萬的報價可以彌補的。
萬萬不要省小錢花大錢,最後只會賠了夫人又折兵,得不償失。

TIPS導入─導入期

在導入期,顧問會依照之前規劃期所了解的企業文件現況,開始協助企業執行調整及修訂。
另外,教育訓練也會是這個時期的重點工作。
這些待辦事項中會有很多很多的跨部門會議及溝通等議題,顧問在此時最重要的工作是要讓各部門通盤了解「什麼叫做TIPS」、「TIPS精神是什麼」、「我們現有的文件為什麼沒有符合TIPS規範」。
當顧問能站在企業的角度,與所有部門維持在同一個溝通平衡點上去做協調,便能了解完整的公司內部作業程序,也才能將TIPS真正的落實到公司內部的制度。
有時候,我們的客戶甚至會提前電話通知我們:今天這個會議要請顧問幫忙扮黑臉。<(_ _)>
畢竟跨部門會議上,客戶彼此之間畢竟還是同公司的人,想把話講清楚有時候會走向撕破臉的下場,這種時候就會需要顧問跳出來幫忙協調,這是所謂的「內部溝通」。
除了內部溝通之外,如同前面規劃期提到的,還會有一些「外部溝通」。
比方說遇到公司現況跟TIPS條文無法完全契合的地方,在調整時顧問可能還會需要做外部的溝通,去跟驗證單位做說明,讓驗證單位知曉我們目前遇到的難題,並且協調出一個企業方做得到、驗證單位也可以接受的解決方式。

我們可以把TIPS顧問想像成一個專精減肥的老師。
減肥有很多種方式,但每個人體質跟生活習慣不同、導致適合的方式也不同。
有的人不吃正餐只吃零食、有的人太晚睡作息不正常、有的人毅力驚人但老是用錯方法、有的人逼太緊了很容易反彈。
如果今天這個老師劈頭就說,你該買什麼什麼產品、你該少吃多動、你該嚴格執行生酮飲食…
而不是先去問你的生活習慣、飲食習慣、身高體重體脂,你真的覺得他給出的減肥方式能夠有效又不復胖嗎?
從整個規劃期到導入期,TIPS顧問都需要將各權責單位的文件及實際做法流程,執行深入分析,並隨時掌握跨部門協調結果。
就像真正專業的減肥老師,幫你規劃了飲食跟運動菜單,除了會希望你每天乖乖執行之外,老師也會隨時關注你目前的體重體脂肪的變化,以隨時調整菜單。

之前也聽過有顧問公司跟客戶說:「貴公司已經有導入ISO了,現在只需要針對ISO認證的這些條文調整成TIPS的條文,一點都不困難,一下子就可以達成TIPS的規範了。」
現在的你們也許已經因為看過【TIPS系列報導】第二集的內容,所以知道原來代誌不是憨人想得這麼簡單。
但在此之前,一定有很多企業被這種話術騙過。
等到你真的選擇了這些「諮詢顧問」,想要憑藉顧問們對TIPS的了解,來協助企業將TIPS制度落實在原有的制度規範之下,就會發現他們給的意見都很虛無飄渺,沒什麼實質幫助。
我想這樣的服務內容應該沒人會滿意,因為企業預設他們買的是「顧問服務」,應該要是顧問能從頭到尾陪伴在身邊提供專業的輔導,但現在卻因為價格的關係,只買到「諮詢服務」,因而影響到服務內容及質量,非常可惜。

TIPS導入─驗證期

挑燈夜戰的驗證期階段,顧問的職責除了協助客戶驗證演練,還要針對委員各式各樣的意見去指導客戶做相關說明。
企業內部每個部門都有它自己原有的作業規範跟程序,雖然確實有一些ISO制度可以仿照,但若想要為了符合TIPS規範勾勒研發單位做需要的調整,以及調整完要如何讓委員清楚明白我們TIPS制度落實狀況,這些都非常考驗顧問功力,這個階段也是我們顧問俗稱的魔鬼時期。
因為從一開始廠商送出TIPS申請,中間經過資格審、書面審、會議審,每一個委員提出的問題百百種。
如果是實戰經驗比較少的顧問,很難去應付委員提出的這些問題。
像實地審查之前的實戰模擬,也就是我們所謂的模擬考,也會需要顧問去跟各個單位協調,提醒各單位同仁,委員在目前抓到的問題裡面,實地審查時他們會用什麼方式諮詢、你要用什麼角度去回答。
這些都需要顧問專業及精準的掌握,顧問的價值就可以體現在這裡,這是非常重要的一塊。

選擇顧問也是風險管控的一環

以前我們有參與過一場會議,是邀請了已有導入TIPS經驗的企業、以及TIPS顧問公司,互相做相關經驗分享。
在那個經驗分享會議的當下,我們發現有的企業的法務長非常了解如何導入TIPS,包含完整的流程、應注意事項、作業方式等等。
隔壁一個比較沒經驗的顧問反而好像使不上力,沒有能力在那個法務長前面談導入TIPS的相關經驗,甚至還在發言時被法務長直接在現場挑戰了相關疑點。
這個案例也提醒了我們廠商朋友,請顧問報價前,要先了解顧問的服務內容到什麼地步、以及顧問本身有多少能耐。
相信大家都不想找一個只會提供範本表單的「諮詢服務」顧問,而比較想要找精實仔細、會隨時陪伴在你身邊的專業顧問。
這兩種顧問一個是被動的、一個是主動的,報價也許會有差,但實際案例告訴我們,便宜行事之後,最後付出的成本只會翻倍再翻倍。
我們還遇過每次跨部門開會都人仰馬翻,吵到需要總經理跳出來協調,導入期還被「諮詢服務」顧問的回覆氣到受不了,最後甚至直接選擇找別家顧問公司幫忙的案例。

所以真心建議企業主,千萬不要因為覺得自己已經有ISO經驗了,所以即使顧問只會提供範本也覺得無所謂,畢竟【TIPS系列報導】第二集裡面都有提醒過各位了。
選擇顧問時,也務必優先搞清楚它的服務內容,想用「諮詢服務」的價格卻期望可以得到「顧問服務」的品質,對顧問來說也只會感到相當困擾,甚至因此覺得你們是奧客。
不要為了二、三十萬的價差,讓相關權責單位都陷入在TIPS驗證失敗的不安全風險上,畢竟我們導入TIPS最主要的目的就是要做企業的風險管控,TIPS顧問選擇也是風險的一環,好的老師帶你們上天堂、不好的老師害你們要在套房裡好好埋頭苦讀公司的制度與TIPS法規。
甚至還得在跨部門會議中自己做好溝通協調的角色、指揮別的部門要做什麼什麼工作、甚至扮起黑臉,這個在TIPS導入的過程中都是常見的事。
經過這一串痛苦,倘若TIPS驗證能成功,一切辛苦都不是問題;但如果驗證失敗…?
那我只能說,當初為了這二、三十萬的價差,真是痛苦太多,收穫太少,全公司都會因此苦不堪言。

下集主要將探討:TIPS導入─規劃期需要與顧問多多溝通的事。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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