【TIPS系列報導】EP3─智財管理系統=TIPS?

【TIPS系列報導】EP3─智財管理系統=TIPS?

我們在上一集介紹到了為什麼已經導入ISO的公司,在導入TIPS時還是有一段漫漫長路要走。
近幾年常常能看到大型企業的智財管理制度逐漸健全,這些公司往往會預期自己的智財管理方式很完美,要導入初階班的TIPS必定沒問題。然而真的就如同博士生去考大學聯招一樣,不需要什麼努力,TIPS驗證就可以輕易通過嗎?當然也不可能這麼簡單。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 已經擁有智財管理制度或系統的公司,TIPS導入是否更容易?
  2. TIPS導入範圍與管理系統使用人員不同
  3. 現有管理制度與TIPS規範的融合,為何需顧問輔導?
  4. 案例:委外合作的相關規範沒有設計在管理系統上
  5. 避免跨部門推動困難,TIPS導入需要由上而下

已經擁有智財管理制度或系統的公司,TIPS導入是否更容易?

如果我公司內部都已經有行之有年的智財管理制度或系統了,TIPS的目的剛好也是在協助企業導入一套智財管理的制度規範。
那我是不是直接用現行的智財管理制度當基底,再往上補足一些TIPS要求的內容,就可以簡單的驗證成功呢?
其實風險比較高的,是現行的智財管理制度通常沒辦法跟TIPS完美組合。
畢竟就像上一集提到的,TIPS著重「全面性」及「整體性」的落實,但一般來說公司內部的智財管理制度,只會以智財相關的單位為主,對比TIPS的規範範疇會精簡許多。

TIPS導入範圍與管理系統使用人員不同

公司最早的那套智財管理制度或系統,剛開始設計的核心以及主要使用單位,主要會是智權部門跟研發部門的人,範圍比較小。
由於TIPS要求的是全公司都需要重視智財管理,所以相較之下,TIPS導入的權責單位,不會只有影響到智權跟研發這群人,還會包含其他單位,比方說HR、資訊、採購等等等,範圍更大。
因為範圍不同,所以會有一些原本沒被匡列進去的單位,就會需要補足一些相關管理規範及作業辦法,才能補足TIPS需求的範圍。

現有管理制度與TIPS規範的融合,為何需顧問輔導?

就像前面說的,因為TIPS的範圍較廣,所以實際上權責單位及工作事項都會比你們目前現有智財管理制度或系統所規定的還要來得更麻煩。
很多公司會因為掉以輕心,所以在時程的規劃或人力的安排上都相對精簡,殊不知其實沒有這麼單純。
當然,這些公司的導入會比完全一張白紙的公司簡單一些,因為底下員工都已經有相對有概念了。
但是也不代表都不需要努力,因為兩套制度間的磨合、彙整、以及跟驗證單位之間溝通協調能力,都得仰賴專業的顧問團隊們。

所以也奉勸,由於顧問費用通常是以案計費,計費內容包含你TIPS所要導入的標的內容跟部門範圍來決定收取的費用。
你現在開始找顧問,一路學到明年10月導入,是這個費用;
你明年五六月才匆匆忙忙開始找顧問輔導,最後所有事情堆下來直接把承辦人壓垮,也一樣是這個費用。
既然如此,為何不多加善用這半年?
用耳濡目染的方式把TIPS的精神慢慢寫進所有員工的靈魂中,用倒吃甘蔗的方式輕輕鬆鬆導入,不要驗證的時候被迫需要補繳一大堆紙本文件,或是短視近利的只驗證第一年後面無法繼續維持,而是真的能讓TIPS為你的公司帶來些什麼效益。

案例:委外合作的相關規範沒有設計在管理系統上

以公司內部的專利管理系統為例,「技術研發提案」這件事通常是專利管理的起點,提案之後智權單位就會根據提案內容去召開評審會議。
但研發時,其實有可能會跟第三方單位有委外合作,比方說產學合作、或是跟其他廠商的委外合作。
或是評審會議結束要送專利申請的時候,也會委由事務所接手後續申請流程。
在TIPS條文8.2.1有明確規範委外與採購管理相關的規定,比方說應建立管理流程、簽約明訂保密要求及相關智財之權利歸屬等等等。
這些委外的部分,在系統中是不會設計在專利管理系統內的。
這些事項就是TIPS制度跟我實際管理上,兩套制度間需要額外花費心力去做整合的範圍。

避免跨部門推動困難,TIPS導入需要由上而下

TIPS條文的第五條:「管理階層責任」裡面明訂,最高管理階層應該要藉由一些方式,展現對智財管理制度的領導與承諾。
部門主管、副總、老闆等高階經理人對導入TIPS的支持與否,對底下政策推動能否成功影響相當巨大。
一般企業內部的智財管理制度或系統,由於對應窗口往往是底下承辦人,若是公司直接指派這名承辦人去處理TIPS導入相關事宜,往往會遇到一個問題:由該員自己去要求不同單位配合時,會吃閉門羹。

試想,前面提過TIPS導入的權責單位,不會只影響智權跟研發這群人,還會包含其他單位,比方說HR、資訊、採購等等等。
你一個智權部門小員工,想開口要求這些平行部門配合,不僅要派員跟你開很多很多次會,彼此分工(推卸責任),還想修改這些部門內部正在使用中的管理辦法、申請表單格式,最後甚至得重新公告這些新規定…
平行部門往往會因此被耽誤很多人力工時,講真心的,誰會想理你?
但如果這時候有個霸道總裁跳出來說:「TIPS導入這件事就是本公司今年第一優先事項,全員都給我乖乖配合!」誰敢不聽話?
所以,正是因為TIPS導入是全面性整體性需要跨部門合作的事宜,才會更需要往上尋求高階主管的協助。
當政策是由上往下去推動的,才更有可能順利成功取得TIPS驗證。

下集主要將探討:大部分公司都是為了這個目的才想導入TIPS!詳解「公司治理評鑑」與TIPS的關係。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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