【TIPS系列報導】EP3─智財管理系統=TIPS?

【TIPS系列報導】EP2─強調智財管理的落實

我們在上一集介紹到了什麼是台灣智財管理制度TIPS,也分享了哪些企業適合導入、以及TIPS導入是否適合自己來。
由於TIPS希望廠商在導入時能與原有的ISO制度互相整合,避免產生兩套制度互相牴觸的困擾,所以很多公司預期自己本身就有ISO制度,導入TIPS必定能更快速。然而真的不需要什麼努力,TIPS驗證就可以輕易通過嗎?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 已導入ISO的公司,TIPS導入是否更容易?
  2. 現有的ISO調整為符合TIPS所要求之規範,一點都不簡單
  3. TIPS驗證著重「全面性」及「整體性」的落實
  4. 顧問提供的「專利審查制度」範本vs公司實際狀況,不一致怎麼辦?
  5. 導入TIPS不能省略的基礎步驟:教育訓練課程

已導入ISO的公司,TIPS導入是否更容易?

ISO制度裡,無論是9001或是27001,都有提到公司的品質管理制度,而且跟TIPS一樣都是透過PDCA循環。
所以很多公司要做TIPS導入時,都會使用一個偷吃步的方法,就是透過現有已經驗證成功的ISO,將公司現行的制度調整成TIPS所規範的項目內容。
畢竟從無到有比較難,從有到好比較簡單。
然而ISO跟TIPS導入的標的及範圍都是不相同的,TIPS的範圍相比之下廣很多。
當刻意將現有的ISO制度調整成TIPS所要求的內容,不去考慮實際執行面的問題,我只能說第一年的驗證你可能過得了,但是第二年開始因為落實那些規範有難度、執行上會遇到大量困難,所以第二年以後的TIPS驗證你們應該是不太可能通過的。

現有的ISO調整為符合TIPS所要求之規範,一點都不簡單

應該說,如果只是想把ISO規範的這個角色,塞進TIPS規範的這套衣服裡,不討論合不合身或穿起來舒不舒服,那當然就是一條一條慢慢改就對了。
反正我八隻腳兩兩一組塞進兩個袖管兩個褲管裡,也沒人說不行。

但如果今天公司導入TIPS是為了長遠考量,是希望這件事花了時間金錢人力成本,能真的帶給公司一些什麼效益,那除了ISO、除了TIPS,最最重要的其實還是要考量是否符合公司實際的作業流程。
這件事並不是單純的將ISO所規範的管理作業辦法做修正調整就好。
而是需要全面性的將現行的制度辦法,針對不足夠的地方做補充。
至於需要補充些什麼,這就跟每個人體檢報告檢查出來的數據都不一樣,需要依照實際案例才能做說明,而協助導入的顧問團隊,其專業度高低也就體現在這一塊。

TIPS驗證著重「全面性」及「整體性」的落實

由於ISO驗證常常是用抽樣的方式,而且ISO導入標的及囊括範圍往往較TIPS少,所以即便公司已經導入完ISO,仍然沒辦法像TIPS一樣可以由上至下跨部門的完整落實。
相反的,TIPS驗證委員非常重視制度全面性及整體性的落實程度。
當同一份申請表單,會傳遞於不同部門的承辦人員間,這些跨部門的表單管理、傳遞或機密文件管理辦法,規定是不是都相同?
會不會有一份文件在行政部門判斷是一般件、但送到智權部門卻被判斷為機密件?
或是會不會有專利管理流程,因為智權部門高階主管換人了,所以流程做了些許調整,但底下承辦人員沒有公告出來,導致公司公告的管理辦法與實際狀況不一致的情形?
這種細微的小東西,TIPS驗證委員都會檢查,所以需要專業的顧問團隊憑藉著以往導入的案例及經驗,從整體大方向到各自的小細節,先行協助客戶檢視這些不容易被發現的bug。

顧問提供的「專利審查制度」範本vs公司實際狀況,不一致怎麼辦?

很多客戶也會希望顧問能提供「範本」,然後不去確認範本與實際內部管理狀況是否一致,隨意的將公司部門名稱、表單名稱那些改一改就直接把完美的範本拿去用。
最後驗證時才被委員挑戰,同仁實際落實的內容怎麼跟當時公告的內容完全不一樣,這個嚴重的話是會被記缺失的!只能奉勸大家千萬不要為了偷懶便宜行事。

我們以前就曾經遇過,客戶針對專利審查制度,公告內容寫的是:每個月會以實體會議的形式,進行專利審查,各評審委員應以A、B、C的評分基準對技術內容評分。
檢視實際落實成果,該公司一季才召開一次評審委員會議,由於各評審委員領域專長不同,有的委員是跨廠區的員工,為了節省舟車勞頓之苦,近幾年也沒有開這個實體會議了,都是以專利管理系統上面的簽核、評分、投票功能來執行評審內容,而且評分的方式是0到100分的分數,不是什麼A、B、C。
最後,研發部門申請專利審查的這張申請表單,也會跟機密文件管理辦法的內容有相關。

所以可以從這個例子看到,TIPS會把很多事情串在一起檢討,而且驗證委員檢查得很細節。
如果你沒有任何導入經驗、當初管理辦法的建立公告是直接偷懶使用顧問提供的範本、聘用的顧問團隊經驗又不夠豐富,相信在驗證準備期你完全不會發現自己的規範有任何問題,只能等著驗證時被委員洗臉。

導入TIPS不能省略的基礎步驟:教育訓練課程

只有讓內部同仁先去了解TIPS的條文規範,才能對TIPS導入這件事更有概念。
由於每一個部門的特性不同、對應到的TIPS條文也不一樣,所以各部門的規範內容、作業辦法、文件表單的規定也都會有差異。
不只首次的TIPS條文教育訓練,在後續每一次顧問提供的教育訓練課程、或跨部門會議溝通討論的耳濡目染之下,TIPS精神會慢慢寫進你的靈魂中。
只有這樣,你才能針對目前的作業辦法及SOP,做出正確適宜的修訂。

當然第一堂課就是條文的教育訓練實在是有點硬,專業的顧問團隊也應該要懂得用活潑有趣的方式來跟學員做互動。
在上課前,我們也會跟客戶拿到目前公司內部正在使用的一些文件規範,在課堂上就可以直接拿這些現有的文件來當案例,這樣我們的用字遣詞就能更接近客戶公司內部的用語。
比方說公司現在有在使用的某某管理系統,這個系統我們可以對應到TIPS條文的第幾第幾條,這一條的重點是blahblahblah…等等等。

TIPS強調的是公司企業實際落實狀況,它強調流程化,你要將這些流程確實的執行到企業內部。
它不僅僅是簡單的一個形式或規範而已,它重點是在各企業如何落實。
所以在找顧問的時候,務必要麻煩顧問協助做你們公司量身訂做的檢視,看看這些規範辦法的範本,能不能推動到企業內部真正落實、會不會與實務面產生衝突性。
另外,如果今天我公司行之已久的管理方法,其實並不符合TIPS的規範,也要請顧問協助融合兩者、並隨時與驗證單位溝通,讓企業可以找到不需要改動太多、又能滿足TIPS要求的兩全其美的方案。

下集主要將探討:企業已經有量身訂做的智財管理制度,TIPS導入是否更容易?
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

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