導入TIPS懶人包

台灣智慧財產管理制度(TIPS)導入懶人包

早在2017年12月16號經濟部就通過了產業創新條例的修正,證交所2020年新修訂之「公司治理評鑑」甚至增設「智財指標」,只要導入TIPS(台灣智慧財產管理制度)就可以讓公司治理評鑑總分加一分。你知道什麼是TIPS嗎?你們公司想加分嗎?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 什麼是TIPS(台灣智慧財產管理制度)?導入後有什麼好處?
  2. 導入TIPS(台灣智慧財產管理制度)的流程及步驟
  3. TIPS(台灣智慧財產管理制度)該自己導入還是找顧問協助?找顧問該怎麼找?

什麼是TIPS(台灣智慧財產管理制度)?導入後有什麼好處?

台灣智慧財產管理制度(Taiwan Intellectual Property Management System),簡稱TIPS,主要目的在透過「PDCA循環」,建立一套將智財管理與營運目標連結的系統化管理制度,可以協助公司管理智慧財產權相關產物,是一種類似ISO的規範制度。

PDCA

你說得出導入ISO有什麼好處嗎?對員工來說,導入之後可能只感覺到多了一堆規矩,但對企業來說,它其實就像是一張「證照」,可以快速的讓你的客戶知道你公司產品的「品管程度」。一間企業有導入ISO,代表該公司產品品質有保障,還能提高企業形象、甚至規避法律風險。

導入TIPS也一樣,對企業來說,導入TIPS代表你們公司很重視智慧財產權,所以願意加強公司的智財管理能力,以提升專利品質及研發效能,同時也跟ISO一樣,TIPS導入後能提高企業形象、增加公司競爭力、也說明政府對該公司智財管理能力的肯定。
未來若是不幸需要面對外國企業提出智財訴訟時的烽火連天,因為清楚自己手中握了哪些牌(專利、商標或營業秘密等),所以無論是想防禦還是想反擊,至少不再只能傻傻挨揍賠錢了事。
TIPS自2007年公布實施,主管機關為經濟部工業局,政策推動迄今其實已超過13年,2019年之前該制度導入並成功驗證之企業僅有1、200家。一直到2020年公告將「上市上櫃公司之治理評鑑系統」納入智財評鑑指標,該政策確實影響國內大企業對於TIPS制度導入思維,在2020年有多家大型企業紛紛提出導入意願,期許未來能帶動台灣中小企業也落實TIPS制度。

導入TIPS(台灣智慧財產管理制度)的流程及步驟

TIPS的導入主要分為三個階段:

  1. 規劃期
  2. 導入期
  3. 驗證期
TIPS導入流程

後面我們會詳細說明這三個時期該準備些什麼、又該完成哪些事情。

規劃期

  1. 召開專案起始會議:這個時候會產出「工作計畫書」,因為導入TIPS是全公司的事,無論是法務部門、研發部門、甚至是人事部門,所以需要先定義出負責導入部門及時程。
  2. 現況盤點與診斷:定義出各部門負責人員各自的管理權責範圍及分工。依據現狀診斷結果,顧問公司也會出具「分析報告書」給客戶。

導入期

  1. 教育訓練:除了經濟部工業局委託資策會舉辦的「制度導入」及「自評稽核」兩門共24小時之實體培訓課程以外,各顧問公司通常也會提供一些實體及線上課程,幫全公司同仁及TIPS自評員補習。以新穎公司的教育訓練課程來說,我們會提供「基本概念暨導入實務課程」、「自評人員訓練課程」及「TIPS制度介紹/案例演練」的實體教育訓練課程,以及關於「TIPS基本概念」、「TIPS導入架構」、「制度導入實務」以及「自評稽核」等主題的線上課程。
  2. 智慧財產盤點與清冊建立:就像財產清冊的建立,你得先去盤點公司有多少張桌子多少張椅子多少台電腦,才能建立財產清冊。智慧財產的清冊也是相同邏輯,公司內部需要先盤點現有的無形資產,才能掌握公司所擁有的智財資產與能量。
  3. 建立相關作業流程/文件:一階→手冊;二階→作業程序;三階→工作說明書、辦法;四階→表單、紀錄。
    就像導入ISO會出現很多作業程序、管理手冊及表單一樣,導入TIPS也會。針對這些產出物的內容,勢必要經過各部門大量的討論及修訂,最後再由長官簽核並公告實施。若是客戶對相關流程或文件有缺失及不足的部分,新穎公司也有超過60種範本可以提供給客戶參考使用,範圍包含「風險機會評估」、「智財管理流程」、「稽核改善評估」及「TIPS規範」等。
  4. 問題諮詢:針對相關作業流程/文件公告前,需要先召開宣導說明會;針對相關作業流程/文件公告後,也可以讓各部門針對試實行期間遇到的問題提出因應策略討論。以顧問公司的角度來說,在政策推行時,勢必會遇到制度與實務面相衝突,造成制度無法成功推行,這種時候也都會由新穎公司與客戶一同討論可行做法。比方說之前我們就遇過客戶對於文件銷毀如何落實、電子研發紀錄如何確保其完整性並不被竄改、機密文件密等標示落實問題、合約正本歸檔不確實如何解決、前案檢索紀錄的保存範圍、以及新進員工盡職調查的風險等等問題感到困惑,若是無法找到兩全其美的好辦法,我們也會積極與主管機關反應共同商討可行做法,以兼顧理想與實務。

驗證期

  1. 內部稽核:稽核前,要先擬定稽核計畫書並製作TIPS內部稽核檢查表;稽核當日,顧問公司也會到現場輔導自評小組完成各部門的稽核作業。
  2. 自評報告:內部稽核後,各部門應該要針對稽核缺失提出改善措施及解決方案。
  3. 管理審查會議:針對當年度智財管理成果向高階主管會報,並討論、擬定來年的智財政策與目標、並進行資源協調,目的是使智財管理蒸蒸日上。
  4. 向資策會提出TIPS驗證申請。
  5. 驗證演練:顧問公司針對驗證審查流程進行說明,並統整驗證常見問題及注意事項。
  6. 驗證:驗證時,評審委員可以提出「主要缺失」、「次要缺失」及「建議事項」。只要有出現任何一項「主要缺失」該公司會直接出局;「次要缺失」最多可以累積三點,累積到第四點以上時一樣會出局;「建議事項」則沒有數量限制,但後續,驗證公司都必須針對上述缺失及建議事項提出改善方案。
  7. 協助書面補正:針對外部驗證缺失,輔導客戶完成矯正預防與追蹤。
  8. 驗證完畢,領取「TIPS驗證登錄證書」。

TIPS(台灣智慧財產管理制度)該自己導入還是找顧問協助?找顧問該怎麼找?

TIPS能不能自己導?
其實這個問題就跟你的孩子有沒有辦法自學考上台大是一樣的概念。Steve Jobs大學念一半休學最後卻能有如此傲人成績,你的孩子有辦法嗎?
當然,一定會有成功的案例,只是對完全沒經驗的團隊來說,要導入這麼困難且複雜的制度,通常不是短短一兩年內可以解決的。而且導入TIPS這件事的過程很辛苦,因為全公司上上下下各大部門都必須配合、小組成員間需要開很多次會、各部門成員部門主管之間甚至對於條文的要求程度理解…等,處處都是考驗。也因此,如果沒有去補習班、沒有找家教、沒有人手把手帶著導入TIPS,常常會看到客戶因為走錯路導致耗費大量人力時間成本,讓諸多部門成員為了這件事空轉瞎忙。
所以基本上還是會建議,如果真的評估要導入TIPS,找一個專業的顧問團隊帶領自評小組的成員用最短的時間導入,反而能獲得最大效益。

新穎公司的「EPS專利管理系統」是台灣業界第一個能將複雜的企業內部專利管理制度以「資訊系統」來管理的公司,所以我們對管理專利制度這件事情的熟悉程度可以說是無人能及,而TIPS導入的目的其實也就是為了管理智慧財產相關產物。
新穎公司導入TIPS的專業顧問團隊成員有7名,輔導年資從2007年開始,目前導入成功家數為全台灣第一多,導入客戶領域橫跨半導體、生醫製藥、電腦周邊、光學、網通、石化等十數種不同的產業。

TIPS輔導實績

即使年資是台灣顧問業界最長,我們目前依舊維持著all pass的實績,導入0失敗。前面提到驗證時評出的「主要缺失」、「次要缺失」及「建議事項」,先不說新穎公司的客戶從沒出現過「主要缺失」,「次要缺失」的數量也維持在0-2項,「建議事項」也一向是數量最少。
而且我們與客戶在TIPS條文之溝通頻率非常頻繁,這不但能讓我們的客戶知道針對每一個問題的客製化解法以及要做這些流程的理由,也可以協助釐清實際案例中會發生的大大小小各種不同的狀況,讓審核標準越來越「人性化」。
如果想了解更多關於TIPS導入的細節,或是想評估自己公司是否適合著手導入TIPS,都歡迎找我們免費諮詢

至於其他TIPS導入心得或訣竅,也會在日後陸續分享給各位。有其他想要了解的主題,也歡迎在底下留言給我們。

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