對於學研機構或大型企業來說，購置商用專利資料庫時，常常需要煩惱「該買幾組帳號」。買太多組感覺浪費錢、買少了突然有大量分析需求時又會有人擠不上線。有沒有無論人多人少，大家都能同時使用，費用又不會太貴的解決方法呢？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
什麼是特約帳號？
以前常常看到很多學研機構在購置商用專利資料庫時，為了節省預算，只購置了少少兩三組帳號，面對組織內部有機會使用到專利資料庫的十來位研究人員，大家只能排隊登入使用。而且大部分的商用專利資料庫只能讓這些人以「多人共用一個帳號」的模式使用系統，也就是所有登入這個帳號的研究人員檢索過的內容、儲存過的專案、分析過的技術，通通會被其他研究人員看光光，這種行為對於機密管理來說是大忌。
為了解決這個問題，IPTECH提供了市場絕無僅有以IP Address限制登入權限的「特約方案」，只要在設定的IP Address下連線至IPTECH，便可以直接以自己申請的子帳號來使用IPTECH系統的完整功能。
特約方案的好處
IPTECH「特約方案」主要有下列三大好處：
- 機密管理超安全：雖然IPTECH帳號都是以專案模式在管理，但若是同時有多方人馬在使用這個帳號，隨便一個人點擊帳號的專案列表時，其他人先前使用時儲存的專案名稱、檢索式、檢索結果等資訊，就如同瀏覽器的搜尋紀錄一樣，非常輕鬆就可以被撈出來。如果是同一個小組的成員也就罷了，但如果根本就是不同部門的同仁，把這些紀錄提供給其他人瀏覽真的沒問題嗎？
但若是以特約帳號的子帳號模式登入，除非你自己主動把申請的那組帳密提供給別人，否則每一個子帳號都是獨立帳號，帳號內的所有專案（包含檢索條件及分析結果）也都只有自己看得到。
- 成本降低：IPTECH單一組帳號定價25萬/年；特約帳號沒有使用人數的上限，一個特約帳號定價60萬/年，所以只要學研機構內固定有在使用專利檢索布局分析系統的人員超過三名，或是那種常常會因為突如其來的專案，讓需要執行檢索分析的人員大增的單位，都建議可以改購置特約帳號。
- 提升工作效率：無論是因為需要排隊使用，導致等待時間增長、實際能使用系統的作業時間縮短；
或是多人使用同帳號，系統設定被不同人修改後，其他人沒注意，導致分析結果產生差異；
再或者是為了避免其他人看到你的研究，只好人工把專利匯出，要使用時才進來系統新增專案並匯入…
這些都是又擾民又浪費時間的做法，起因全都是因為帳號數量不足，沒辦法滿足一人一個帳號的使用需求。但就像網路銀行，即使是一家人，大家也都是一人一組網銀帳密，不會多人共用，畢竟它裡面有很多不方便公開的資訊，同理，專利資料庫的帳號密碼也應該要一人一組才恰當。
特約帳號使用方式與限制
- 以設定的IP Address連線至IPTECH時，在輸入帳號密碼的頁面下方會出現一個「申請子帳號」選項。
- 點擊「申請子帳號」，出現輸入帳號密碼及基本資訊的彈出視窗，填寫完畢後點擊「送出」。
- 直接以方才申請的帳號密碼登入，即可使用IPTECH系統的完整功能。
唯一需要留意的是，即便以設定的IP Address連線並申請帳密後，第一次登入帳密時仍需要在同一個IP Address連線的環境下。但只要登入過第一次，後續一個月內都不會再限制登入IP，需要外出出差或是回家還得加班的同仁們，即便不在組織內也可以正常使用IPTECH，這個設計是不是很貼心呢！
至於其他IPTECH方便好用的功能或設定，都會在日後陸續分享給各位。
有其他想要了解的主題，也歡迎在底下留言給我們。
