【TIPS系列報導】EP6─你最感興趣的TIPS審查流程

【TIPS系列報導】EP6─你最感興趣的TIPS審查流程

我們在上一集介紹到了今年僅有不到六成廠商TIPS驗證申請有通過。
TIPS的審查有好幾個不同階段,每個階段審查方式、評審委員都不同、各委員會用不同角度檢視公司智財管理機制是否完善…這麼複雜的流程,驗證前到底該怎麼準備?顧問在這些不同的階段又能幫上什麼忙呢?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. TIPS建議時程規劃及送件審查期限
  2. TIPS審查流程─資格審查
  3. TIPS審查流程─書面審查
  4. TIPS審查流程─會議審查
  5. TIPS審查流程─實地審查

TIPS建議時程規劃及送件審查期限

這個問題其實也關係到企業應該何時要開始做完整TIPS導入的期程規劃。
TIPS驗證申請是在每年的九月底截止申請,有意願提出驗證申請的廠商,都應該在九月底前完成相關的自評報告書、申請書、還有一些公司相關登記證明文件等資料。
將這些證明文件送交驗證單位─資策會,它就會辦理所有的驗證程序。
有看過我們前面幾集的讀者/觀眾們應該有發現,我們一直一直不停的呼籲,明年度若是公司想評估導入TIPS,絕對要提早。
因為我們看過太多公司,拖到四、五月才決定要做TIPS的導入,然後才開始找顧問,七月才開始從第一步開始執行,這會導致整個導入期時程被壓縮得很匆忙。
匆忙中很難不出錯,如果你出的錯是上一集提到的一個以上的「主要缺失」、或是出現四個以上的「次要缺失」,都會直接導致驗證失敗。

TIPS審查流程─資格審查

審查流程總共分為四個階段,分別為資格審查、書面審查、會議審查及實地審查。
資格審查是指資策會在收到申請驗證的文件之後,工作小組先針對各廠商所有的資格文件,確認文件是否有備齊、申請的費用是否已繳費等等。
這個階段如果沒有通過不用太緊張,只要在資策會限定的期限內做補件就可以了,以今年來說,補件期間大概是五天左右。
但若是逾期沒有補正,資策會就會視為你沒有來申請驗證,就要麻煩你明年再來囉。

TIPS審查流程─書面審查

當通過資格審查以後,就會有驗證委員開始執行公司文件的書面審查。
這個階段審查的重點在於你遞交的自評報告裡面回答的內容有沒有符合TIPS相關規範。
另外像是需要抽查的題目,也需要提供當年度一部分文件供委員審視。
如果委員對於你自評報告內容有疑慮,也會再通知要針對特定表單或資料做補件。
比方說教育訓練,你可能回答今年度有三場教育訓練,並提供其中一場的簽到表及教材;
委員檢視過後就會要求,三場教育訓練的舉辦日期、參與人數、簽到表、上課教材及有效性評估(比方說課後測驗)的文件全都必須附上。
如果你提供的資料有任何兜不攏的,比方說表列的參與人數跟簽到表上的數量不一致、或是跟有效性評估回收回來的考卷數量不一致、或甚至為什麼是這些人要參與教育訓練其他人不用,你說不出個邏輯跟理由,都有可能因此被記缺失。
如果累積滿上一集提到的一個以上的「主要缺失」、或是四個以上的「次要缺失」,那你也不用進入下一階段了,直接就會在這邊驗證失敗。
如果委員要求補件的內容你補件及回答的狀況都還OK,委員沒有開出過多的缺失,我們就會進入下一關。

TIPS審查流程─會議審查

會議審查驗證的委員,同樣會針對你自評報告提供的內容,逐一去確認廠商回覆的內容。
由於會議審查是多位委員將多家廠商的資料攤開來同時審視,所以審查標準會被拉到同一個基準點。
而且此時,外部委員也會參與相關的驗證作業,代表書面審查跟會議審查兩個階段會遇到不同的驗證委員, 各委員會用不同角度去檢視廠商公司的智財管理機制是否完善 。
這樣可以讓檢視角度更加全面,不會因為只有一個委員在看,因而產生盲點。
書面審查因為只是初審,所以即便委員沒有開出任何缺失,也一樣必須送來會議審查階段。
而會議審查階段等於是複審,如果依舊沒有開出累計一個以上的「主要缺失」、或是四個以上的「次要缺失」,就可以直接算是TIPS驗證審查通過;反之,就是驗證失敗。

TIPS審查流程─實地審查

當委員對於你們在會議審查階段書面回覆的內容還有疑慮、或是對於那些表單文件脈絡交代不清楚的廠商,由於委員沒辦法直接判斷TIPS驗證是否通過,因此就會希望進入到公司內進行所謂的實地審查。
進入這個流程其實就是比較勞民傷財的階段了,因為會有三位委員實際到你們公司,問各式各樣的問題、要求調閱五花八門的作業表單。
為了配合委員作業時程,在這審查的半天內,工作小組的成員需要隨時待命,隨時準備回答委員的問題。
如果有想要評估明年度TIPS導入顧問的公司,其實也可以跟你survey的顧問公司詢問,通常他的客戶都是在哪個階段通過TIPS驗證的。
像我們新穎Innovue的客戶,大多是會議審查階段就通過了。

也建議大家在會議審查之後、實地審查之前,可以要求顧問去做所謂的實地審查演練,也就是模擬考,這件事非常仰賴顧問的經驗。
顧問需要跟各個單位去做協調、要完整的了解各個單位所有管理辦法表單、也要對TIPS夠熟、還要利用前面兩次審查委員提出的缺失及廠商後續回覆,來猜到委員會有疑慮的部分是哪些。
這個階段,如果企業當初是選擇自行導入,在沒有顧問的協助之下,這個部分相對會困難許多,因為我們比較難全面性的看見自己的問題。
當工作小組對整個驗證程序及TIPS規範又不夠清楚的時候,資料的準備就很難周全。
但這是最後一關!堅持下去就是你的了!
與會議審查相同,如果實地審查依舊沒有開出累計一個以上的「主要缺失」、或是四個以上的「次要缺失」,就可以算是TIPS驗證審查通過;反之,就是驗證失敗。

我們常常會聽到廠商在抱怨TIPS驗證程序,覺得有一堆文件要準備、也很難抓委員的審查方向。
但站在顧問的角度,我們覺得那是因為廠商經驗不足。
你只看得見自己公司的狀況,相對能掌握到的小道消息也會比較少,和同時導入十幾家廠商的顧問公司經驗值不同。
而且,也是因為資策會整個審查程序的嚴謹度夠高,才能落實台灣智財管理制度規範的完善體系。
等通過上面所有審查,也好好的回覆了委員的意見,廠商們就可以等待十二月底資策會公告TIPS驗證通過的名單囉!

下集主要將探討:TIPS導入我可以自己來嗎?如果要委請顧問又該怎麼挑?
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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