【TIPS系列報導】EP5─TIPS驗證一定都會過嗎?

【TIPS系列報導】EP5─TIPS驗證一定都會過嗎?

我們在上一集介紹到了大多數上市櫃公司主動導入TIPS的原因─公司治理評鑑。
我們常常聽到業界傳言申請TIPS只是一個形式審查,還遇過同業顧問叫導入企業不用太緊張,反正保證通過。但是告訴你,今年僅有不到六成的廠商驗證通過,為何落差這麼大?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 今年僅有不到六成廠商TIPS驗證通過
  2. 遴選專業的TIPS驗證顧問小訣竅
  3. TIPS為何驗證失敗─一個以上主要缺失
  4. TIPS為何驗證失敗─超過三個次要缺失
  5. 觀察事項與建議事項

今年僅有不到六成廠商TIPS驗證通過

應該很多人耳聞,部分顧問業者聲稱TIPS只是一個形式上的審查作業,只要公司去提出了申請,資策會就一定會讓你驗證通過。
但其實,今年(2021年)因為提出驗證申請的廠商數量大增,目前看到通過驗證的廠商數量約只佔提出申請的六成不到,有將近五成是被刷掉的。
為什麼落差會這麼大?
其實我們認為,這是有一些顧問業者,想要用低價的方式爭取客戶的青睞,才會用這種話術去遊說廠商選擇他們來輔導執行TIPS驗證申請。
我們也跟其他顧問團隊討論過,其實大家對這種言論都非常無奈、也蠻憤怒的。
畢竟我們是用非常認真的態度去做這個輔導,只為了想協助各大企業導入適合它們自己、又符合TIPS規範的智財管理制度。
所以我們跟所有權責單位開會、檢視一份又一份管理辦法、多方溝通看要如何去落實,針對企業內部目前的狀況,我們也會提出不符合TIPS的地方,最後將現況及待辦事項整合起來,讓廠商可以快速去執行。
在這樣不斷不斷的開會、訪談、開會、訪談的轟炸之下,如果只是為了一個區區形式上的審查作業,何必表現得如此認真又專業?
這種言論其實不只有辱驗證單位跟執行單位,對自己的專業也是非常的不尊重。

遴選專業的TIPS驗證顧問小訣竅

建議大家日後若是有需要遴選驗證顧問,真的需要謹慎評估。
多跟顧問交流幾次,或是請顧問先就他的專業,幫你做初步的公司智財管理能量健檢。
多問顧問一些問題,從顧問回答以及跟你討論的過程之中,去判斷他的專業度。
我們甚至知道有些廠商,會先進行所謂的會議訪談,其實也就類似面試。
廠商會向顧問提出很多考題,來試探顧問導入的專業經驗以及熱忱。
甚至,也可以問問顧問他輔導的廠商確認導入成功都是在哪個審查階段,是一開始就過了、還是後面靠補考才考過的。
詳細的各個審查階段說明,我們也會在後面的集數再向大家分享。

TIPS為何驗證失敗─一個以上主要缺失

TIPS驗證跟ISO驗證一樣,有所謂的主要缺失、次要缺失、觀察事項及建議事項。
驗證通過的標準裡面,不能出現主要缺失,也就是只要有一個主缺,TIPS驗證就等於失敗。
舉個比較常見的主要缺失的例子:我們申請驗證的文件,要在九月底以前送到資策會做相關的書面審查,若是公司在九月底繳交了書面資料、但十月以後才對公司內部做制度的公告實施,這種時間差的問題,就算是一項主要缺失。
這算是蠻常見的一種主要缺失,主因是企業評估導入TIPS的時程拖得太久。
當你到四、五月才決定要做TIPS的導入,然後才開始找顧問,七月才開始從第一步開始執行,會導致整個導入期時程被壓縮得很匆忙。
當待辦事項事情拖到九月底才做好、急忙送出了書審資料給資策會的時候,十月份才有空將所有文件做公告真的很正常。
但這件事情是一個主要缺失,是萬萬不能發生的。
如果你不想逼死底下的承辦人員,那請務必提早評估TIPS的導入。

TIPS為何驗證失敗─超過三個次要缺失

驗證通過的標準裡面,只能出現三個以下的次要缺失,也就是出現第四個次缺時,TIPS驗證就等於失敗。
舉幾個比較常見的次要缺失的例子:假設公司內部有一份表單叫「專利申請揭露書」,今天公告了一個新版本出來,但研發人員沒注意,拿著舊的版本去做專利申請,後面各個簽核人員也沒發現,一路把表單簽呈結案。
也就是只要沒依照公司最新公告的表單來作業,最後被委員檢查到,這就算一個次缺了。
另外,比方說公司要繳交專利年費,制度規範上規定要讓研發主管來做這些專利是否要續費的評估及審查。
但因為研發主管不在,所以我們便宜行事,交給更高階的主管甚至副總、總裁去做簽署,反正他們簽一簽就可以直接繳費了。
但總裁怎麼會知道這些專利還有沒有後續的可運用性或布局需求?
所以這也算是一個次缺。
由於TIPS制度的導入就是希望有一個準則,所有規定不要因人而異,所以公司才會訂下這些規範,讓底下員工做事時不要便宜行事。
也因此,類似這樣的案例只允許有三個,出現第四個就GG。

觀察事項與建議事項

觀察今年導入TIPS的廠商,觀察事項在十個左右都算是正常的,我們甚至有聽過超過二十個以上的觀察事項。
所謂觀察事項就是,因為今年度TIPS導入的時間太短了,委員在驗證的過程中沒辦法看到公司內部完整的實際執行狀況。
比方說今年度都沒有發生研發委外、機密文件銷毀等等事件,委員就會把這些事項列為觀察事項。
所以觀察事項對委員來說,是沒有數量上限的,你必須在一個月內,針對這些觀察事項提出書面資料來做回覆。
而這些觀察事項,也是明年驗證單位來公司做實地審查時,會優先檢視的部分。
你可以把它想成題庫,明年會有一些考試題目會從題庫裡出來。
觀察事項真的是常態,不用強迫症要求說不能有任何觀察事項。
至於建議事項,就僅僅是委員給的建議,可以不需要額外做其他回覆、想今年度處理或是明年以後再處理甚至選擇不處理,都不會影響各年度的TIPS驗證結果。

下集主要將探討:TIPS驗證怎麼驗?詳解TIPS審查的作業流程。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

回到頂端