【合約管理精髓】EP3─文件管理系統可以嗎?

【合約管理精髓】EP3─文件管理系統可以嗎?

我們在上一集介紹到了並不是所有公司都適合使用Excel與Outlook「雙管齊下」的方式來管理公司合約。
目前也聽過有一些公司會直接將現成的文件管理系統(OA)拿來管理公司合約,但其實文件管理的重點與合約管理重點不同,若想要長久且專業的管理公司合約,用文管系統會是相當困難的。為什麼?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 文件管理重點在「最終版」,合約管理重點在「歷程」
  2. 一個「審核流程」,兩個系統管理訴求卻大不相同
  3. 實際案例:保密合約(NDA)
  4. 以客製化補足文管系統─困難度考量
  5. 以客製化補足文管系統─成本考量

文件管理重點在「最終版」,合約管理重點在「歷程」

如果你公司的規模還小或是新創企業,可以利用Excel或Outlook來協助管理合約,但這都只是過渡時期。
隨著你的公司持續成長、營運,勢必要開始需要仰賴專業的軟體來幫助你管理企業合約。
那「文件管理系統(OA)」可以拿來當作專業的管理合約軟體嗎?合約可不可以用現成的文件管理系統來協助管理?
這就要看你用哪一個層面來看這件事。
如果你是站在一般人的角度,通常會認為合約也是內部文件的一種,所以評估用文管系統來協助做合約管理是很合理的;
可是如果站在專業的法律人員的角度,通常會認為這是不可能適用的。
主要的原因是文件管理的目的是在管控公司內部的一些ISO制度文件,它的管理單位是文管人員,可是合約最主要的管理單位卻是法務人員。
不同權責的人員,管理的目的性怎麼會是相同的?
另外,合約的本質跟我文件的本質其實是不太一樣的,文管最主要管理的是我文件的最終版本,這個版本只要定案,我做公告就可以了。
不像合約要管控的是合約傳簽過程當中所有人給的意見,比方說合約會涉及一些法律上的議題,它這些議題是需要被管控、被管理的,這些對我而言才是重點。
所以為什麼我們說文件管理系統不適合用來代替合約管理系統,就是這個原因。

一個「審核流程」,兩個系統管理訴求卻大不相同

不過,這其實是目前中小企業常見的一種選擇的方法,它主要會有什麼樣的問題?
就像我們上一集跟大家說的,我們也是可以透過Excel跟Outlook的方式來做管理的,只是它們會有不足的地方,文管系統也一樣。
文管的主要目的就是前面說的內部公告的制度標準SOP文件,並且需要落實所有執行的成果,其中的重點在它公告版本的審核流程,還有包含我後面文件的審閱、調閱權限等等。
可是上面這些字面上的意思,跟我實質上合約管理時所需要的版本、流程、權限,是不太一樣的。XD
所以為什麼我們說文件管理系統不適合用來代替合約管理系統,就是這個原因。
你常會聽到法務人員針對合約管理的需求是要審核合約的流程、或者是合約的調閱權限等…
這一些文件管理系統都有,可是它其實只是看起來是同一組字,實質的需求是不同的。
下面讓我們用一個簡單的例子來說明兩者不同的點在哪裡。

實際案例:保密合約(NDA)

以「保密合約(NDA)」來說,我們如果把它當作一般的文件做管理,我可能最終版訂定出來、公告實施,我們就可以設定公司某些權限或者是所有權限的同仁,大家都可以去下載這份NDA。
業務此時將NDA檔案下載下來提供給客戶去做一個確認。
客戶針對你這份NDA他還會再做調整、修改,然而這些調整跟修改,是沒有辦法沿用我們之前的NDA內部審核流程的,因為這份NDA可能需要會辦不同單位,比方說法務單位等等,這樣才能符合實際需求。
這是維護這套文件管理系統的資訊人員,他不會知道的眉角,他會以為就按照之前的文管流程來做就好。
所以以這個案子來說,使用者最後可能會因為需要跨部門溝通、需要加入不同的會辦單位等需求,變成後續還需要針對這一塊做客製化。

以客製化補足文管系統─困難度考量

很多不會寫程式的捧由們,在開始客製化系統前,都會誤以為:「反正客製化就只是資訊人員寫一些程式增加一些功能,來幫助我滿足需求而已,應該沒奪難吧?」
這也導致大多企業會覺得:「反正文管系統也有在控管版本啊,中間也有簽核流程、後面也有文件調閱,所以我們就把它做一點點客製化,應該就可以拿來管理合約了吧!」
可是其實代誌不是憨人想得這麼簡單。
如果說你這個文件管理系統是公司的資訊人員自己開發的,那可能還可以簡單一點點。
但現在幾乎都是直接購買套裝軟體或委外。
所以我除了委外廠商(系統建置者)、還要公司內部資訊單位的人員(未來系統維護者)以及法務單位的人(使用者)三方投入,你想想看這個成本怎麼可能不高?
不管是公司內部資訊人員還是委外資訊人員,畢竟他們不是法律人,他們對公司內部的法務流程不可能清楚到哪去;
法務人員雖然對於合約管理的需求很專業很了解,可是他們不是資訊人,所以他們對怎麼寫程式、怎麼加功能改流程,也不可能清楚;
法律人跟資訊人雙方使用的語言不同,該怎麼溝通?這個其實就是最大問題所在。

對於這樣的狀況,這種客製化的案子其實非常建議企業需要調派資訊人員參與,來協助法務人員制定系統的客製化規格。
畢竟,法務人員身為法律人,是說不出專業的客製化系統規格的,他只說得出自己需要的功能跟流程;
但資訊人員是否能100%的將法務人員提出的訴求吸收、並且轉化為客製化系統規格書?這又是另一個問題。
即便法務單位對於自己的客製化需求夠了解、夠堅持,可以不在乎費用往上累加到幾位數、導入案delay多久了,仍持續不懈的勇敢發聲,仔細檢查著這些修改完的系統功能,並提出他覺得不合理不好用的部分。
這塊了解跟堅持,是不是能夠對我後續去做合約管理的客製化有幫助?
其實仍舊不一定,因為法務人員不了解資訊系統的設計邏輯跟規格,當「翻譯官」翻譯出來的合約管理需求不夠精準時,就會需要三方一直來來回回的調整修改。

而且大家別忘了,最後系統導入的成敗是法務單位在承擔的。
當系統建置完,大家卻發現這個系統怎麼「還是不好用!」的時候,痛苦的也是法務人員。
尤其如果因為法務的堅持,導致今天花了比預期還要更高的時間跟錢,最後廠商卻把系統改得四不像,反而會讓文管跟法務兩邊都覺得:「這個系統不好用!」。
這時,跨部門間以及與外部廠商的嫌隙是否會加深?
文管人員覺得:我系統原本還堪用啊,是被你法務改成這樣的。= =
法務人員覺得:為什麼我提的100分需求,做回來永遠都只有50分,廠商到底在幹嘛?= =
資訊人員覺得:法務的需求像挖地瓜一樣越挖越多、最後變一大串,為什麼不能一開始一次講完,好煩!= =
外部廠商覺得:這客戶的需求一直改一直改到底想幹嘛?= =

以客製化補足文管系統─成本考量

綜上所述,想透過客製化來針對我們合約管理真實需求進行套裝軟體系統的調整?邏輯上來說當然做得到。
但如果你客製化內容過多,客製化費用必定不便宜、速度也不可能快到哪去。
從一開始的需求訪談、系統分析設計、軟體開發、測試、驗收、驗收後發現有功能不符合實際使用需求,又要針對那一塊重新開始需求訪談…
委外廠商不是吃素的,這麼複雜的流程,勢必搭配著高昂的費用。
最後,這些資訊公司還要針對你的這次客製化產品分割出新版本,才能維持後續維護保固。
這些全部都是會加諸在客戶身上的成本,不可不慎。

所以,當企業一開始是為了要節省成本,選擇直接用現有的文管系統做一些「微幅(即便我們上面已經說了,不太可能只有微幅)」調整來去代替導入全新的合約管理系統,初期可以。
可是如果想做的是長期的合約管理的話,這是不太可能的。
前面提到合約管理是法務單位,文件管理的管理者是文管人員,這兩個單位的功能跟目的本身成立就是不同。
所以,如果只需要簡單的管理是可以的,可是若是想要持續、專業的管理合約,使用現成的文管系統距離完善的合約管理還是有一段距離的。
假設系統導入之後,發現理想很豐滿現實很骨感,系統跟使用者預期的想像差很多,後面連著好幾年都還要規劃很多客製費用,這樣用現成的文管系統來管合約,真的有划算嗎?
或是,到時候你們公司只能像「合約管理系統如何挑選」裡面提到的,買了一個不適合的系統,下場就是為了配合系統只能改變自己的作業流程,這就像原本有4隻手4隻腳的人(章魚?)去H&M買了一套西裝,然後妄想把自己所有手跟腳塞進西裝裡,最後你不是打4個洞讓手腳沒袖子沒褲管的伸出來、就是只能把多出來的手腳砍掉。
想省錢就只能妥協,但妥協是否能把管理做好?這也是你應該要再深思的問題。

下集主要將探討:以流程管理系統Flow來管理合約的優缺點,如何評估是否適合自己公司使用?
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。

若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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