【合約管理精髓】EP2─軟體工具(Excel與Outlook)的應用?

【合約管理精髓】EP2─軟體工具(Excel與Outlook)的應用?

我們在上一集介紹到了合約需要分類做管理,並依據不同的合約類型定義出不同的簽核流程及審核/權責單位,也分享了一些管理失敗的錯誤案例。
目前許多公司仍然是使用Excel與Outlook「雙管齊下」的方式來管理公司合約,Excel可記錄合約審核結果、搭配Outlook可以將審核歷程以信件往來方式記錄,聽起來很方便,但可不是所有公司都適合以這種方式進行合約管理的喔!
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 只記錄最終版本的結果不算「合約管理」
  2. Excel:將紙本合約審核結果轉換成數位化紀錄
  3. Outlook:將審核歷程以信件往來方式記錄
  4. Excel+Outlook雙管齊下但仍有缺陷
  5. 合約管理的重要性

只記錄最終版本的結果不算「合約管理」

企業的合約管理,必須要有流程化、程序化的管控。
比方說,應該要依據不同的案件類型來判斷這類型的合約需要簽核到哪個層級,甚至要定義出合約在每個關卡上最多能耗費多少時間,避免合約總是擱置在特定單位身上太久。
另外,緊急合約需要簽核的單位層級以及花費的時間,也會跟一般合約不同。
這些關卡的定義都需要資訊系統來協助,Excel只能紀錄合約最終版本的結果紀錄,做不到上面這些事情的管控。

Excel:將紙本合約審核結果轉換成數位化紀錄

Excel的強項是將合約最後結果做紀錄,將紙本合約的結果轉換成數位化,以供後續統計或彙整。
但對於每一個單位當初針對該合約的審核內容,會辦單位有什麼意見、法務有什麼意見、老闆有什麼意見、相對方又有什麼意見,這些跨部門甚至跨公司間的交流歷程,很難用excel紀錄完整。
就算依靠不同欄位做了紀錄,也很難執行一般資訊系統簡單可以達成的功能:跨欄位搜尋以及關聯案件。
假設我需要調出各單位曾經下過特定comment的合約?資訊系統就可以檢索關鍵字、設定hashtag,或是將案件分類。
假設有三份合約,雖然是不同的相對方,但彼此之間是一個串一個有先後關聯的?資訊系統可以將多份合約設定成一組專案、或直接互相綁定成關聯案件。
如果合約案量少,這些東西讓Excel高手先用特定篩選方式撈出來,再複製去另一個sheet作統計,也不是太大問題。
但當合約案量超過一定程度時,光Excel執行的速度就會慢到讓你吐血吐兩公升。
這種時候就會體現出資訊系統的重要性。

Outlook:將審核歷程以信件往來方式記錄

有些公司除了Excel,還會利用Outlook的mail往來回覆紀錄,來留存合約審核歷程。
它能夠補足Excel無法完美紀錄歷程的缺陷,只需要用信件的形式,就可以將各單位加會、回覆意見、審核的歷程都保存下來。
但是,它的資料調閱比Excel更麻煩。
想要搜尋特定人員的信箱內容,需要依靠信箱主人的協助。
如果當時的承辦人員已離職,更是需要動用資訊人員才能撈出當時的合約回覆內容。
平常可能都相安無事,但遇到合約發生糾紛,越大的問題就會越急著要處理,若是想要查詢當初是誰下的決策,時間緊迫但調閱起來很花時間,你就會開始怨嘆為什麼要用這麼麻煩的方式管理合約。
不像資訊系統,只要針對特定人員設定帳號角色權限,就有資格調閱歷年來所有合約完整的相應內容。

Excel+Outlook雙管齊下但仍有缺陷

管理最大的功能就是讓組織用有限的資源,做到最大化效能的提升。
當公司規模還小、合約案量一年不過十來案的時候,確實還不需要導入專業的管理系統。
借助所有公司本來就有在使用的Excel+Outlook,雙管齊下的方式就可以解決大部分的問題。

但當組織規模持續成長,業務量增加、組織擴編,有權限管理那份Excel清單的人員也會開始增加。
如果今天有多人可以更動那個Excel的時候,到時候責任如何劃分?
合約金額錯了,真的是我當初自己手殘key錯?還是有誰在哪一天不小心動到我的合約金額?
有沒有可能之前Excel高手幫忙寫的一些函數或公式,被新來的法務人員用一用結果就壞了?
Outlook的mail可以做為附件儲存起來,但就像上面說的,依據合約編號把幾十封mail整包歸檔起來不容易、搜尋起來更是麻煩得要命。
這些都是Excel+Outlook在公司規模還小時不會有感覺,但公司規模越來越大會讓承辦人員越來越困惱的缺點。
而且當你累積了幾千幾萬件的合約才開始想要導入資訊系統,那些舊紀錄的整理、匯入跟整合也會很辛苦。
畢竟就像前面說的,光Excel執行的速度就會慢到讓你吐血吐兩公升。

合約管理的重要性

合約管理跟風險管控有關。
企業如果要執行風險管控,勢必要評估有沒有過度依賴供應商、進貨成本是否合理、有多少合約是賺錢的有多少合約是虧錢的,這些資訊都是從合約管理的資料統計而來。
老闆慢慢會需要了解今年度執行了多少專案、這些專案各自簽訂了多少合約、這些合約是跟誰簽的、每一個專案的進度跟合約是不是真的有落實…
這些數據的統計目前用Excel+Outlook也許還不麻煩,但等到公司規模逐漸成長之後,有一天你會開始覺得它們不敷使用。

舉個例子,假設我們公司跟國外的廠商簽了代工合約,因為在國外,智慧財產權議題的處理方式一直都比台灣還要嚴謹,所以在合約內容中,對方可能會要求你對公司內有參與合約的相關同仁,比方說研發部門或製造部門,做智財保密相關的宣導及布達,例如「針對合約內容或訂單內容不可洩漏」等。
這需要一直持續以公佈欄或丟警示訊息的方式,讓同仁對這些智財規範根深蒂固。
這些事情Excel就做不到。
Outlook也許可以,但就是會有發送週期及收件人員等設定問題,發送出去的警示信也需要歸檔以符合合約規範,這些都需要Office高手來協助。

綜上說明,在做合約管理的時候,如果只是使用Excel及Outlook,它有它的優點,比方說因為都是少數人在管理,所以它效率還行,成本也較低。
但缺點就是當公司規模起來的時候,這樣的管理工具是不足的,因為它只做得到合約管理的一小部分。
Excel編修使用權限上的控管、合約審核歷程的Outlook資料調閱、風險管控需要資料的統整…很多細項沒辦法做得完美。
所以如果你的公司目前還是新創公司、或規模仍小,那使用Excel及Outlook雙管齊下的方式是很棒的;
但如果承辦人員開始抱怨這兩個工具不敷使用時,老闆就該仔細思考,是否趁著合約資料量還不會過於龐大時,盡早導入專業的合約管理系統。
來完整得將公司的「合約管理」進行流程化及制度化,讓這些管理原則不再因人而異。

下集主要將探討:以文件管理系統OA來管理合約的優缺點,如何評估是否適合自己公司使用?
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。

若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

回到頂端