紙本合約管理vs電子合約管理系統

紙本合約管理 vs 電子合約管理系統

目前還是有很多企業使用紙本+excel來管理合約,這種管理方式會遇到什麼問題?什麼樣的公司建議改用電子系統管理?市面上這麼多系統又該怎麼挑選呢?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 「紙本合約」的管理難上加難
  2. 合約管理系統如何挑選
  3. ECS新增功能─透過BIP上傳檔案至區塊鏈

「紙本合約」的管理難上加難

每間公司無論規模大小,都會遇到同仁跑「內部簽呈」,逐一請主管審核與其他廠商簽訂「外部合約」的情況,差別只在發生頻率高低及合約本身複雜度高低而已。
只有5個人的小公司,會計小姐也許轉個身就可以跟老闆請領零用金了;與影印機廠商、老客戶或房東先生的合約,算算一年頂多10來份。
但是員工人數較多、開始拆分出不同功能權限部門、各部門裡還有依層級區分權責主管的那種中大型公司,甚至全球性的跨國大企業,光是請假簽呈就可能要經過代理人、直屬主管、部門主管等三、四位人員簽核;而與各大廠商或客戶的合約不但每個月都會密集產出,往往還會因合約金額高低決定核決層級高低。 如果是需要送到總經理桌上核准的大案子,不花個十天半個月改出個8版、9版、10版通常是很難准奏的。

朕准奏

而且,在大公司跑紙本合約的簽呈有多麻煩呢?概念大概就像你在網拍血拚了一波,等了2天後想知道衣服何時會送到。打去網拍客服問,客服說預計再等3天;第4天你走去7-11想取貨,7-11說還沒到;打去問網拍客服,客服說已出貨;打去問網拍配合的貨運公司總公司,對方說貨已經派送出去,要你打去桃園分公司詢問;打去問桃園分公司,總機說今早貨來得太慢了司機已經出門了得等明天;隔天傍晚你走去7-11想取貨還是沒到貨;打去貨運的桃園分公司,總機說司機出門了但不確定何時會送到那站7-11;你要到了司機的電話,司機跟你說今天下雨加上貨量大要晚上8點以後才會送到那站。
為了這幾件衣服,你打了6通電話、跑了3趟7-11才拿到它們,這還只有三關(網拍廠商、貨運公司總公司、貨運公司桃園分公司);如果今天總共要跑你自己的部門經理、處長、財務處、法務處、副總辦公室、總經理辦公室六關呢?

崩潰RRRR

而且,不是只有合約送簽呈的當下麻煩而已,其他舉凡合約核准後保存及調閱問題;合約保密問題;單一合約後續是否續約、多久續約一次、續約條件等等…全都麻煩得要命!!

但現在,我們買網拍時都可以直接從訂單上查到目前送貨狀態:「收到訂單」、「包裝中待出貨」、「已出貨」、「已送達OO門市」,這就是電子系統的魅力。你可以靠它省略很多「人工來回確認」的時間,你公司原本在這件事上面要花費的時間越多,「電子合約管理系統」就能幫你們省下越多時間。

合約管理系統如何挑選

每間公司的內部流程都不盡相同,所以最重要的是合約管理系統的流程跟你們公司流程是否符合。舉例來說,假設某A公司服務項目為協助客戶辦理世界各國的工商登記,但是去跟人家買一般工廠在用的進銷存系統,某A公司它們沒有所謂的進貨、存貨、庫房編號,銷貨的部份也不僅僅是開訂單或銷貨單然後出貨就好,而是需要依據不同國家不同公司類別有不同的時程及步驟。
某A公司買了一個不適合的系統,下場就是為了配合系統只能改變自己的作業流程,這就像原本有4隻手4隻腳的人(章魚?)去H&M買了一套西裝,然後妄想把自己所有手跟腳塞進西裝裡,最後你不是打4個洞讓手腳沒袖子沒褲管的伸出來、就是只能把多出來的手腳砍掉。
所以如果你們公司流程很普通,那你可以挑的系統會比較多;但如果你們公司流程比較「獨特」,那你能挑的系統相對的也會比較少、甚至需要額外客製化,這些都務必要在購買之前先做好確認!

流程確定有符合後,再來才是參考各系統的加值功能及比價,比方說稽核報表、合約調閱申請、續約或進度提醒、併案(專案)功能、手機審核模組…等等等。

ECS新增功能─透過BIP上傳檔案至區塊鏈管理制度

這裡不得不推薦一下我們家的ECS合約管理系統,它除了提供很多客製化選項供客戶挑選外,最近也新增了一個「BIP上傳區塊鏈模組」。新穎數位文創利用「區塊鏈」不可竄改及去中心化等特性、將每個檔案以雜湊演算法(Hashing algorithms)取出獨一無二的【檔案指紋】,將指紋送去「BIP區塊鏈驗證中心」,保存在區塊鏈中,協助ECS合約管理系統裡的合約檔案取得驗證中心的證書,輕鬆進行電子存證,是不是超方便的!!

ECS透過BIP上傳檔案至區塊鏈

如果想了解更多可以參考更新情報以及我們特別企劃的「IN,才施教」【合約管理精髓】,也歡迎正在挑選合約管理系統的捧由們找我們免費諮詢

至於其他合約管理的小秘訣,都會在日後陸續分享給各位。 有其他想要了解的主題,也歡迎在底下留言給我們。

Leave a Comment

回到頂端