【合約管理精髓】EP1─深度挖掘您不知道的奧秘

【合約管理精髓】EP1─深度挖掘您不知道的奧秘

將紙本合約轉換成數位化並進行紀錄,其實只是「合約管理」的第一步。
真正的合約管理,其實還需要將每年各單位所有合約歷程記錄,從單一筆資料轉換成有用的統計資訊。
你懂合約管理嗎?你們公司現在的管理方式又是什麼呢?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 企業常見的合約管理機制?
  2. 企業是否都已有使用資訊系統來管理合約了?
  3. 合約需分類管理
  4. 以合約類型定義其簽核流程及審核/權責單位
  5. 案例:合約續約沒有簽呈正確會辦單位,造成公司損失

企業常見的合約管理機制?

最早以前,很多企業的合約其實都是掛在經辦業務自己身上,或是管控在行政單位身上,而且大多採用紙本的方式來管理;最近十幾年來,由於公司規模逐漸成長、合約種類及數量增加,才開始看到有越來越多的企業使用資訊系統來管理合約,也看到越來越多的資訊廠商投入「合約管理系統」相關的資訊產品開發。

企業是否都已有使用資訊系統來管理合約了?

也不一定,比方說以傳產業來說,我們看到很多傳產主要都還是為了要製造、要代工、要在市場上存活下去,對他們來說這件事情的優先程度會比「管理合約」來得重要,所以企業發展的重心跟資源比較不會投入在合約管理這件事情上,也因此大部分的傳產都還是使用紙本或是Excel的方式來管理合約。

合約需分類管理

國內最主要以製造代工為主,如果製造代工是你們公司賺錢的依據,那簽訂合約、落實合約基本的項目條款,就會是你幾乎每天都需要執行的工作內容。
企業老闆每天賺了多少錢、付出了多少成本(買賣合約)、跟這家合作夥伴每年合作的金額是多少(OEM、ODM合約),這些都需要依靠將合約分類統計並產出報表,才能快速又正確的掌握這些資訊。

以合約類型定義其簽核流程及審核/權責單位

其實公司內部的合約種類會非常多,舉例來說像是採購合約、訂製品合約、銷售代理合約等等,這些都是公司很基本類型的合約,更有甚者,有些大型跨國企業光合約種類就高達一百多種。
企業在管理合約時,應該要依據不同的合約類型,設定不同的核決權限,並定義出不同的簽署流程。

有的合約需要簽呈到資訊處/庫房等特定會辦單位、有的不用;有的合約只需要部門主管簽核、有的卻需要簽核到副總甚至總經理…這些都是因為合約類型的不同。
每一種合約類型都是獨特的,需要單獨被規劃出它的簽核流程及審核/權責單位,不能只是複製貼上大家都用同一套邏輯就好。

案例:合約續約沒有簽呈正確會辦單位,造成公司損失

之前曾經有客戶說,會開始評估合約管理系統,就是因為之前他們公司出了一個很嚴重的包…

他們公司先前有一套零組件的採購合約,因為固定每年都會叫貨,經辦業務一開始可能還會去跟其他單位確認是否還需要這套零組件,但一年兩年三年過去,答案都是「還需要」,五年十年過去,經辦也懶得問了,都是時間到了直接去跟供應商續約。
但其實,經辦業務不知道從某一年開始這個零組件料號已經沒有繼續使用了,只有使用單位知道料號換了,以及庫房人員知道這個舊料號的使用量降低、最後甚至完全沒有被領用。
但因為公司業務職責分工的關係,新料號是不同的經辦業務負責採購;使用單位只要有東西用就好,他不會知道原來每年都有人幫他買來一堆舊料號;對庫房人員來說,他只需要進/出貨,東西來了,所以他收貨清點辦理進貨。
最後被發現是因為這套零組件堆得像座山,壓縮到其他物料的存放空間,庫房人員向主管反映,大家才發現這個問題。
計算起來,這些沒在用也不會再被用到的零組件,已經白白進貨超過五年,造成公司超過數十萬的損失。

要說這問題是誰的鍋呢?
其實歸咎原因,就是合約簽核時沒有加會給會辦單位,以這個案例來說可能就是使用單位及庫房人員。
所以我們才會說,每一種合約類型都是獨特的,每一筆合約都有它應有的簽核流程及審核/權責單位,而這件事情需要依賴功能齊全的電子合約管理系統,才不會每個案子都得靠經辦腦袋去記、或是靠一些習慣成自然的「慣例」。

下集主要將探討:軟體工具(Excel與Outlook)的應用?如何評估是否適合自己公司使用。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。

若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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