【合約管理精髓】EP4─流程管理系統(Flow)管理合約合適嗎?

【合約管理精髓】EP4─流程管理系統(Flow)管理合約合適嗎?

我們在上一集介紹到了並不是所有公司都適合直接將現成的文件管理系統(OA)拿來管理公司合約。
目前聽過有一些公司也會使用流程管理系統(Flow)來管理公司合約,當初資訊人員survey時說好棒棒的Flow系統,為什麼被法務人員拿來管理公司合約時總覺得不太適用?明明Flow系統也有彈性的簽署流程啊?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 企業為何考慮以Flow系統來管理合約?
  2. 法務人員為何覺得Flow系統不適合用來管理合約?
  3. Flow系統的強項,與合約管理實際訴求不同
  4. 委託公司內的資訊人員代管Flow系統
  5. 避不開的以「客製化」補足Flow系統

企業為何考慮以Flow系統來管理合約?

當企業在跟合約的合作關係人做彼此之間的承諾履行跟義務的規範要項時,這些都是企業經營誠信的基本要脈。
它不僅僅有法律的議題,還有非常多議題產生以後的一些糾紛狀態,這會造成企業一些營運的問題。
重要的是這些經營活動、文件項目,它是需要被管理的。
無論是法務單位、或者是各個執行的相關的部門。
如果你的企業是屬於比較早期的新創事業,或是企業規模還不大,那你可以選擇Excel或Outlook來協助管理企業的合約。
可是如果我們企業持續的經營,它長大、成長的速度也夠快了,它就必須要透過一些正統又專業的合約管理系統來幫我們協助管理。

很多企業會選擇Flow來管理合約。
因為一般來說我們都會請資訊單位的同仁幫我們做合約管理系統調查,那通常他們會以Flow系統當成是他們第一個審視的主要管理系統。
為什麼呢?這是因為Flow系統是資訊人員他最熟悉的管理系統,因為他可以針對我們後面的管理流程進行相關的設定。
所以對於資訊人員來說,Flow系統他會是最先被推薦給法務單位的。

法務人員為何覺得Flow系統不適合用來管理合約?

為什麼資訊人員會覺得Flow系統是可以來幫忙協助管理企業的合約,可是法務卻覺得Flow系統跟我的合約管理需求不相容呢?
最主要是因為法務人員常常會跟資訊單位的人員說,我要的合約管理需求很”簡單”。
我需要很彈性的合約管理流程、版本管控等等,單純提這些的時候,其實Flow系統都可以做得到。
只是Flow的簽署流程、核決權限或剛有提到的版本控制,跟我們合約管理真正的需求不一樣。
就像我們在上一集提到的,需求項目名稱都是一樣的,可是內容實質大不相同。

Flow系統的強項,與合約管理實際訴求不同

我們先從合約簽署流程來做討論。
一般來說我的Flow系統主要是簽署流程必須要彈性,資訊人員他可以在後端很彈性的依照法務的需求去做相關的制訂。
可是這可能會導致簽署流程變得冗長。
為什麼?因為資訊人員不可能會知道各種不同類型的合約流程有什麼差。
假設說法務有合約需要退回去給申請單位,但法務只是調整合約的一些用語,這個用語跟我的合約本文其實沒有什麼相關,法務只需要跟申請人員往返就好。
但因為資訊人員的設定,變成每一關通通都要再重跑一輪。
所以就會造成說我全部的主管都在為了這些小事情通通在重審,那對於我的這個人力來說就會花費很多。
這個是失之毫釐差之千里的問題。
單單看一個簡單的合約簽署流程,它就藏了很多資訊人員所不知道的眉角。

委託公司內的資訊人員代管Flow系統

Flow系統的客製調整有點不太一樣。
如果你公司有資訊人員去代管一個Flow系統,對於部分的合約簽署流程、核決權限,其實Flow的後端都可以由公司內部資訊人員協助設定。
可是很多時候,除了這一塊之外,合約管理的單位還需要產出相關的一些報表,這個資訊人員也是可以協助處理的。
可是這時候資訊單位更高階的主管就會認為說:我的資訊部門不是在幫大家產報表的…= =
資訊單位主要是針對公司資訊安全、資訊作業、或是去幫其他部門survey需要的資訊系統,而不是在幫大家製作客製表單。
所以其實就如同我們常說的,各部門都有各司其職、術業有專攻。
有些東西由法務部門來協助管理,會比由資訊部門來協助管理恰當的多,比方說在報表的部分。

避不開的以「客製化」補足Flow系統

以上面報表的部分來說,法務單位通常會請外部的廠商做客製。
這個就會有額外的客製費用了。
利用Flow來代管合約主要的優點,就是公司內部的資訊人員因為熟悉Flow系統,所以資訊部門有時候可以多幫我們看照一點。
可是對於法務來說,合約的整個流程的真正的需求,還是得找原廠來幫我們來處理。
所以目前市面上雖然有很多的Flow產品,它們也都號稱可以管理合約,可是它管的其實就是簽署、簽核的這個部分,因為這個是Flow的強項。
可是對於合約它更重要的部分,包含說需不需要做續約、風險的管控、相關週期性的提醒、不同專案之間需要去做專案之間的合約關聯部分,這個是目前的Flow系統做不到的。

如果今天要問Flow系統能不能協助進行合約管理?初期絕對是可以的。
可是如果真正要做到整個法務的合約條款的提醒、詳實的紀錄、審查流程要更具法務實質的意義跟需求,還是需要再將Flow客製調整。
我們不斷的在跟大家重申,每一個管理系統會被發展出來都有它的目的跟想要解決的問題。
每個系統的適用範圍其實都是根據使用的需求去做一些設計,所以它泛用性當然就會有限制。
結論就是Flow被開發出來的初衷本來就不是針對合約管理來去做設計的,用它來管理合約,使用起來有缺陷是必然的。
大家需要自己去判斷這些所謂的缺陷,對你的公司來說是不是一件很嚴重的事情。

下集主要將探討:以ERP(企業資源規劃系統)來管理合約的優缺點,如何評估是否適合自己公司使用?
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。

若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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