【如何實現專利管理】EP6─技術提案的那些事(上)

【如何實現專利管理】EP6─技術提案的那些事(上)

我們在上一集介紹到了如何快速讓系統、實際作業流程與公告制度三者皆能符合TIPS規範的救急方法。
專利管理五大步驟是彼此環環相扣的概念,缺一不可。但凡事起頭難,究竟專利管理的第一步「技術提案」該怎麼做?專利布局分析跟前案檢索都好困難,平常該如何融入每年定期的作業流程中?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 專利管理核心─專利布局分析
  2. 從「它」開始─論前案檢索的重要性
  3. 透過TIPS規範,強化自身研發品質
  4. 研發紀錄的重要性
  5. 研發成果公開應先經過內部審查

專利管理核心─專利布局分析

接下來我們將深入討論資訊系統跟將來TIPS的導入規範。
如果有公司剛好遇到正在設計或規劃整個資訊系統的流程,希望各位能夠在這一個階段,透過我們的影片更了解資訊系統需要的規劃跟方向。

我們很清楚專利管理的整個制度流程包含了五個階段。
從第一個階段技術提案,到後面的權利化評估,以及整個專利申請過程紀錄,還有接下來的專利維護運用,還有當然更重要的是要回饋反應到整個企業的再研發機制。
我們在資訊系統的設計上都希望能夠落實符合TIPS的規劃,甚至國際的ISO認證。
所以針對資訊系統的規劃,我們在技術提案階段該注意什麼?
其實在談技術提案之前,我們應該要先從專利布局分析介紹起,因為它是整個專利管理的一個核心。
因為它支持公司政策發展的一個基礎,而且跟TIPS的規範裡面的第八章:智財取得、保護、維護與運用息息相關。
其中在條款的8.1.1(C)裡面有特別去提到,於必要時組織應分析競爭對手及其所擁有的智財或技術的數量跟變動趨勢。
其實這就是我們常聽到的要做「專利布局分析」,目的是讓企業可以去瞭解它自己在產業裡面的優勢跟競爭地位。
才能夠幫助它們去擬定組織的一個經營目標,甚至說進一步的去瞭解整個組織智財方面的一個策略。

在TIPS的A級認證部分,「專利布局分析」是屬於「於必要時」,於必要時的意思就是企業內部可以自己去決定跟判斷啟動的時間點。
可是如果企業它進一步要再申請更進階TIPS的AA級標章的時候,這個部分就是屬於必需要做的一個規範了。
AA級標章它是更進一步的去要求智財的策略要跟組織的經營策略相結合,這個部分其實就在確認我們的智財取得的方法跟過程是被有效的評估跟規劃的。
那它就可以進一步的幫企業做到風險的控管。
所以如果企業在發展專利管理系統的時候可以把這個部分的觀念深埋進去,它就可以幫助企業在後續再提升制度的同時避免系統沒有辦法整合的問題。

從「它」開始─論前案檢索的重要性

雖然很多企業都知道要做專利布局分析,但對於這種含金量這麼高的專利布局分析,有些企業的資源能量不足,所以短期內可能還沒有辦法做到,畢竟企業的專利布局事實上也不是一蹴可幾的,它需要慢慢逐漸成形。
所以我們會建議說,企業在剛開始進行技術提案過程當中,我們可以先從前案檢索開始先做起。
這個部分就可以幫助我們在下一步做專利布局的時候有一個開端。
通常我們企業內部,在通過內部審查之後的技術提案,就會開始進入到各國去進行專利的申請程序。
我們在上一集有提到,其實專利不管從申請跟維護都需要花費大量的金錢人力跟時間成本,所以如果企業沒有一剛開始就做前案檢索的話,我們就會發現我們很多專利一旦進入到各國申請,常常會被專利局核駁,或者是它的專利申請範圍並沒有真正落實去保護公司真正的產品想要保護的範圍,這部分就會讓公司其實賠了夫人又折兵。
不僅會浪費許多無謂的成本,也沒有做到真正的智財保護。
企業如果沒有做到前案檢索,對於你的研發的投入能量它都屬於未知數,因為不知道你在權利化的過程中會不會產生阻礙。

透過TIPS規範,強化自身研發品質

透過TIPS的落實,才更能夠強化我們企業的研發品質。
我們其實也會看到在TIPS的8.1.2的研發紀錄這個條款當中,它有去規範組織應詳實記錄研發過程,相關紀錄至少應該要包含可識別研發的人、時間跟內容等資訊。
這其實就是指,其實我們本來就會在系統裡面去填寫這個發明人的團隊是誰、還有技術提案的日期。
甚至有一些公司會把它的電子研發紀錄簿的連結就直接填在這個表單上面,這其實就很自然而然的把研發紀錄順便就記錄了下來。
那我們後續要去勾稽的時候也可以更方便。
這些都是強化自身研發品質的一些小撇步,我們在執行專利管理系統導入或規劃的時候,也必須額外留意這些小細節。

研發紀錄的重要性

為什麼研發紀錄中,連研發的時間或者發明人都要這麼詳實的被記載呢?
它其實是要去確保組織可以完整的去紀錄研發過程的資訊跟內容。
它的目的就是去證明這個技術是屬於公司自主研發,它也可以去佐證說我們在權利化的資格是可以確實去取得的。
甚至後續如果有專利爭訟問題發生的話,它可以來證明公司具有技術先行的一個時機點,以及滿足整個權利化的一個要件,因此研發的時間、人跟技術的內容都是非常重要的。
這是非常重要的紀錄,避免說日後專利或技術產生爭議的時候,這是我們要啟動的自我保護機制。
所以還有一個部份是在TIPS的8.1.3:成果審查的條款裡面,它也有去提到研發成果應確認是否符合原定規劃目標的要求。
這個其實也是很重要的一個觀念。
企業它必須定期去盤點研發成果跟我們公司的整體經營的政策跟目標是否相符合,專利的研發成果它其實不只是研發的部門的KPI而已,它其實也是代表公司的研發成果,背後有堅強的智財保護作為一個後盾。
更重要的是它都是經過我們的高階主管的承諾跟推動。
後面還有特別要去注意的,就是這個研發成果它應該要經過審查之後才能夠對外公開。

當現有研發成果公開應先經過內部審查

為何研發成果它應該要經過審查之後才能夠對外公開?
其實是因為我們常常會需要對客戶去演示我們的最新的研發成果、或者是有時候要去對外發表論文,都會容易因為我們忘記這件技術還沒有申請專利就先對外公開了,導致這一件技術喪失專利的新穎性,會讓我們失去取得專利權的機會。
所以我們在這邊建議,一定要去確保我們在專利公開之前經過內部的審查流程。
這個目的其實是為了要告知智財部門,讓他們可以先知道這個技術在什麼時間點已經對外公開了,讓智財部門可以在優惠期之前就可以去提出專利的申請。
那他們也可以藉此來去評估到底他要申請哪一種智財來加以保護,避免在不小心公開揭露而導致喪失新穎性的問題。
所以這跟我們技術將來要啟動哪一種保護機制也有關連性。
所有的技術其實都是公司最重要的一個研發資產,因為技術本質的不同我們可以申請專利的保護的類型也有所不同。
舉例來說有些專利我們可以去申請發明專利、新型專利、或者是設計專利。
那有一些特別關鍵的技術我們也可以考慮透過營業秘密的方式來加以保護。
這些都是需要經過審查流程才能夠來決定我們要透過哪一種機制來保護,所以這個對外公開的時間點也非常的重要。
在系統的設計流程上,有關於審查的作業程序我們要注意什麼?
我們常會遇到有一些單位,如果使用Excel來做管理的話就會很容易出錯,那甚至它如果是用非專業的專利管理系統,這部分的管控程序也很容易會有漏洞。
所以我們常也聽說如果採用紙本程序,有一些專利提案一旦紙本送件申請之後,就會被壓在主管的厚厚的文件夾底下,常常是發明人打電話去智財部門去問說:「我的發明怎麼還沒有經過提案審查」,智財部門才發現。
這個往往就會讓公司失去取得這個最早申請日的先機,這對企業付出的代價跟成本是非常大的。

下集主要將探討:繼續與你分享「技術提案」過程中,企業執行「專利管理系統」導入規劃時的注意事項。
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