【如何實現專利管理】EP5─當系統與TIPS衝突時

【如何實現專利管理】EP5─當系統與TIPS衝突時

我們在上一集介紹到了如何快速將專利管理制度建置起來,並將管理規範或標準也一併融入到系統中。
公司的資訊系統,無論是建置中或使用多年,如果在TIPS導入時才發現系統無法達成其要求,這時候才去客製化修改系統其實已經來不及了。在短短一年的TIPS導入期程中,有沒有方法可以暫時救急,讓系統、實際作業流程與公告制度三者皆能符合TIPS規範?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 資訊系統是管理制度落實的最佳手段
  2. TIPS顧問提供的制度文件公版/範本,是蜜糖還是毒藥?
  3. 當公司內部實際作業流程與公告制度衝突時
  4. 我們以為的「職責所在」,其實全看顧問的良心
  5. 當現有資訊系統與TIPS規範衝突時

資訊系統是管理制度落實的最佳手段

TIPS全稱就是「台灣智慧財產管理規範」,它主要目的是讓企業可以藉由TIPS的規範的驗證建立一套系統化的智慧財產管理制度。
所以我們除了要去審視原本企業它智慧財產權制度不足的地方,它也可以讓廠商有效來管理內部的智慧財產,來藉以創造更多的利潤。
那要確實達成這個成效它其實要落實制度的實施,而不是只是流於形式而已。
所以驗證委員在實地驗證的時候,他一定會去就你有沒有制度、這個制度有沒有確實被實施、甚至是他會去針對各流程之間是不是有可能會有一些相衝突的地方或是有一些不合理的狀況去檢視。
比方說,在研發流程的制度文件中,他可能會要求研發的提案的時候,每一案他都要進行專利的前案檢索。
可是實際我們在看智權部門的專利提案流程的時候,他就發現裡面並沒有針對前案檢索的結果去評估他的可專利性、以及他的專利要申請哪些國家的步驟。
這個就會導致我們剛所提到的制度跟實際的執行是不一致的狀況。

專利管理各階段的循環階段跟TIPS的規範的相關性,還有企業要注意的事項。
這確實是你我需要重視的議題,避免我們資訊系統的導入跟整個TIPS的要求的規範是不一致的。
再次地強調,制度系統如果有兩套,確實會影響你的管理作業的程序,而且衝突性會導致你可能也難以去取得TIPS的驗證。
那我們也很清楚 TIPS它主要的是在規劃,就是希望企業你確實有落實TIPS的制度。
規範制度的表單、辦法很重要,可是重點在驗證的主管他也希望能夠了解企業你能不能真正地把制度落實在企業內部。
所以無論你選擇的是Excel或Flow系統、甚至只委請一般事務所來幫忙你管理專利,重要的是你在管理之際千萬要記得你的資訊系統要符合TIPS的規範或者是ISO 56005的規範。
因為公司系統的導入會是一個制度的流程,可是將來企業有一天它可能會要求你要去取得TIPS的驗證,因為對於公司治理評鑑總分會加一分,或者是你公司已經要走入國際的市場勢必ISO 56005的要求你要落實。
所以這部分 如果你現在採用的資訊系統跟未來你要導入的規範是不一樣的話,這兩種制度的管控會很容易產生衝突,重點是管控成本非常的不容易。

但若是能以資訊系統來落實,確實是能夠比較容易地推動的。
因為資訊化是制度落實的最佳手段。
我們的經驗也告訴我們,其實對於上市上櫃公司,尤其是重視智慧財產權的高科技公司,它把專利管理資訊化是最快速建立制度的一個途徑。
運用資訊科技把現有的作業流程E化,藉由資訊系統去輔助制度的落實,這個觀念其實已經非常的成熟了。
廠商他會願意花錢投資在資訊系統建置上面,所以建置一套專利管理系統來協助落實專利管理制度,這在企業也是很常見的。
我們在這邊我們也想跟大家分享一些在企業驗證的時候最常遇到的一些狀況跟問題。
資訊系統建置之後一定要回頭去檢視它跟公司公告的制度是否相符合。
實務我們遇到的狀況是有一些公司它會用一般的Flow簽核系統來跑專利申請審核流程,它會因為資訊系統本身的開發限制或是因為經費預算有限,讓專利管理作業其實只開發了線上申請作業,智權部門再利用離線的Excel來管理專利清單,這個其實就會容易造成制度可能因人而異。
Flow簽核系統它其實是沒有辦法貫徹TIPS制度整體的作業流程的。
那TIPS它的要求其實很重要的是智財目標要與公司的政策目標整合。
如果對於TIPS規範不了解,只是單純滿足申請審核的流程,沒有徹底的落實專利管理的盤點,它只做了半套。

TIPS顧問提供的制度文件公版/範本,是蜜糖還是毒藥?

我們其實也會觀察到有些公司,它會以為它建立的這個Flow簽核系統的專利申請作業流程,它就會認為已經建立了資訊化的專利管理程序。
所以它在TIPS的驗證上面它一定沒有問題。
它就只願意花少少的成本,找外部的TIPS顧問進行「診斷」,沒有全面整體的去進行盤點輔導,自信滿滿認為很快就可以取得驗證。
結果當它進行TIPS驗證的時候,它得到的結果就是導入顧問他只負責診斷,顧問心裡會覺得「哎呀企業它已經有資訊系統了,應該沒問題。」
可是其實上這間公司的資訊系統跟程序沒有結合。
所以當企業去跟顧問尋求這個制度文件要怎麼進行,顧問就只會給企業一些制度規範的公版,他沒有去檢視這些制度跟程序是否和系統落實的方式一致。
顧問會認為你企業有資訊系統,代表你已經落實、符合TIPS要求了,因為TIPS強調的是落實。
所以我給你公版,企業你自己調整就好啦!
但導入企業它也會認為說,跟著顧問的範本絕對不會錯。
它沒有實際去看自己的制度跟實際的執行成果。
反正顧問很有經驗,我跟著他走是對的。
但其實你的制度文件跟你的實際落實的狀況是不一樣的。
所以等到審查委員去進行書審的時候他就發現,這間公司的制度文件用的是坊間流傳的範本。
可是公司實際的執行紀錄跟制度,其實又跟範本裡面的內容完全不相同。
其實顧問提供的公版審查委員應該看過兩百次了,他勢必會對這家公司更仔細的審查,想判斷廠商這次的TIPS導入到底是不是玩真的。
可想而知,他書審的意見就開出了很多有制度無實施、或者是制度不一致甚至相衝突的缺失,廠商根本來不及修改。
那其實更不用談進入下一關的實地驗證審查了。

當公司內部實際作業流程與公告制度衝突時

也有另外一種狀況是企業的智財管理制度導入了很多年,有些制度文件是很久很久以前建立的。
可是因為ISO它其實並沒有包含智慧財產權管理制度,所以導致我們的智慧財產權相關的管理規範它並沒有與時俱進的進行檢視、稽核跟修改。
再加上智財部門經過不同的同仁經手,每個人對於智財管理作業流程有不同的想法,每一年都會重新檢視並且去修改實際的實施流程。
最常遇到狀況是以前獎勵措施我們可能會要求衝量,所以就會只要你有提案公司就會給你獎金。
可是當量起來之後公司發現獎金發放成本太高,內部就會討論說還是我們改成送出專利申請了我們才給獎金。
可是他卻沒有回頭去修改公司的智財管理制度並且公告實施。
結果沒想到經過幾年,可能會因為有離職的研發同仁發現:欸我怎麼沒有收到錢?
就一狀告上勞資糾紛去主張說公司沒有依照規範制度公告的制度來實際的發放獎金,反而導致公司名譽受損。

實際上我們也還有另外一個狀況有一些公司它會礙於智財部門不是利潤單位,所以公司給它的資訊化的預算其實不高。
就導致智財部門常常就要遷就公司現有的簽核系統來管理專利。
為了要去減少客製化成本,結果導致智財部門一些實際運行的難點跟它的持續性反而會因此而犧牲,那它也只能選擇性的妥協。
比方說修改原先的心目中的理想制度。
舉例來講像我們公司規範辦法理想上會希望定期去盤點每一個部門它的提案的申請數量,它可以通過內部審核的一個比例的計算、或者是哪些部門它的專利申請通過的比例是比較高的;以及這個部門它的商品維護的平均年齡是多少。
但是這個一般簽核系統它只是單純的審核,它沒有去紀錄跟追蹤各個提案成效的能力,而且這種統計也很難人工算得出來。
結果就是公司當初所規範的智慧財產權管理制度,跟真正落實的系統流程的紀錄表單,事實上都已經被更動了。
公告的版本版次它也沒有辦法被追蹤,就會導致公司給顧問審視的制度文件跟系統真正的紀錄表單兜不上。

我們以為的「職責所在」,其實全看顧問的良心

就像剛剛的案例,如果你公告版本是這樣、結果最後內部實施的卻是那樣,又沒有反饋重新公告,它事實上真的會造成很大的衝突跟誤會。
如果是有經驗的顧問,他會很積極的去要求這兩邊要去追蹤,並協助企業去追蹤我們最後的版本。
顧問會就系統的實施文件來協助企業去看怎麼樣去修改我們的制度文件。
那這其實對於顧問來說他其實是要花費很多的成本跟時間,這也要看顧問的專業跟他的良心。
也許我們都認為這就是TIPS專家顧問的職責之所在,可是也有一些顧問他根本沒有辦法發現制度跟系統不一致的問題。
因為這些顧問他通常只看整體組織的制度規劃跟規範,他其實不會去細看整個表單跟紀錄各個欄項。
結果就會導致企業不知道、顧問也不清楚或是不負責任,那書面審查的結果就會收到一大堆不一致的缺失,企業的慌亂程度可想而知。

這真的是一個非常重要的議題,也就是代表說你在選擇TIPS顧問的時候,可能要打聽一下這個顧問的名聲。
其實也建議你選擇的顧問如果導入實績豐富、而且輔導的客戶又都是大公司的話,其實可能顧問的經驗值會比較高而且比較負責任的。

當現有資訊系統與TIPS規範衝突時

另外還會遇到一個問題是,如果你的資訊系統它事實上是不滿足現行TIPS的。
比方說有企業現行的不管是用Flow、或是Excel、或是它內部開發的系統,都不滿足TIPS的要求,但企業是一直到導入TIPS時才發現這件事,這時候該怎麼辦呢?
其實我們也觀察到其實這個時候再來去客製化資訊系統是緩不濟急的,因為其實來不及取得驗證。
我們也不可能在制度作業上面用便宜行事的方式來妥協。
所以一般我們就會請我們的TIPS顧問去協助強化兩者之間的勾稽。
如果是制度文件沒有跟上實際上系統那我們就只要修改現行的企業智財管理辦法就好啦!
可是也有一種狀況是系統規劃不足,不能滿足我們對於TIPS的要求,那就另當別論了。
這時候我們就會建議我們可以先選擇紙本的作業程序,讓實施紀錄跟公司的制度先一致,先求落實完整TIPS制度。
但是紙本作業它還是有缺點,就是它會有持續性的問題。
比方說一開始的規定是要定期的進行專利審查,紙本作業因為不容易稽核,比方說有些時候因為審查主管太忙,它可能關卡就會卡在主管那邊很久很久,那就會造成制度不符合的情況,所以在重新驗證的時候就不太容易通過。
這也是企業特別要去注意的地方。

我們在談說資訊化就是要提升企業內部的作業效率,如果你在整個資訊系統不足的情況下有輔助用紙本來作流程,請你一定要記得下一階段一定要再去客製這個部分的資訊把它補足。
所以也真的非常誠心的建議你選擇要導入的專業軟體,應該要是一個專業的在管理專利的一個相關的制度系統。
原因是現在專門在管理專利的制度系統坊間已經非常多了,它們會隨時觀察TIPS及ISO的規範要求。
避免說人家TIPS或者是ISO已經有調整了,你的資訊系統還遵循在舊規定。
這樣子無法勾稽,只會產生你之後的整個驗證更多的衝突。

下集主要將探討:「技術提案」過程中,企業執行「專利管理系統」導入規劃時的注意事項。
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