【如何實現專利管理】EP4─你的系統vs規範/標準一致了嗎

【如何實現專利管理】EP4─你的系統vs規範/標準一致了嗎

我們在上一集介紹到了智財管理不等於專利管理,也簡單分析了專利管理重點及商標管理重點。
這次,我們要詳細介紹企業的專利管理流程,並分享一些可以快速將專利管理制度建置起來的方法,並將管理規範或標準也一併融入到管理系統中,因為這樣的管理方式才會是有效率且有效益的。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 企業專利管理流程
  2. 建置企業專利管理制度的速成方法
  3. 專利管理的方式不可因人而異
  4. 將管理規範/標準融入到管理系統裡
  5. 實際案例:組織必須要定期進行智財的盤點分類

企業專利管理流程

企業專利管理流程分為五大步驟。
從第一步驟創意提案開始,研發人員必須要將他最精良的技術提出技術提案申請;
提案提出之後,公司要進行的第二步驟是權利化評估,他們會召開一個評審委員會,去決定這個技術提案的可專利性與否,以及這件專利到底要去申請哪些國家;
到了第三階段申請階段,智財部門必須要去跟事務所配合,去針對專利做撰改稿,如果這篇專利被專利局核駁,他也必須就這個專利的申辯跟答覆來往返;
第四步驟是當專利已經取得專利權之後,也不能放著不管,公司需要定期評估這件專利它有沒有需要繼續維護、它的商品化成效如何;
實際上還有第五步驟,是公司要去考量這個技術對於企業內部有沒有一個循環的可能性,因為它其實可以分享給其他研發同仁做參考,研發就可以再去刺激他的創新想法,就可以再重新回到第一步驟的技術提案循環裡面來。
完整流程基本上就是遵循企業內部的完整制度去搭配作運行的。

企業專利管理流程

建置企業專利管理制度的速成方法

如果公司內部已經有使用完整的專利套裝軟體,通常系統內部的流程都已經規劃的非常完整了,只需要照著系統的流程來走,制度就會自行建置起來。
所以如果你的企業內部一直沒有規畫出完整的制度,那就可以考慮先從資訊系統的建置開始。
透過系統的建置,它可以透過系統流程達到一個潛移默化的傳承前人經驗,輕易建立出企業內部自己的專利管理制度。
所以如果目前公司的專利管理還沒有那麼完善,目前又還在使用第二集提到的Excel或是Flow等現成系統來管理專利,那就可以考慮直接購買一個專業的專利管理系統。
先不要執著於自己內部的管理機制,先看看其他公司它們在專利管理的政策跟制度是如何來運作,將蒐集到的經驗回饋給企業內部實際的作業流程,就可以透過建置系統的方式來協助快速建立專利管理。
這樣直接透過現成系統來學習管理專利,可以強化內部的管理機制、將流程設計得更完善、時間成本也可以大幅降低,一舉數得。

專利管理的方式不可因人而異

早年有非常多的公司都不知道制度該怎麼建立,不像現在各公司對於專利管理的意識逐漸抬頭。
這二十年來新穎公司見證了上千家企業的成長,他們一路披荊斬棘的建立專利管理制度,並與專利管理系統相整合,最終才能有現今的管理成果。
現在市面上專利管理系統的套裝軟體,都已經越來越成熟了,它能滿足普遍大部分企業的需求,我們也可以透過互相的交流去截長補短。
事實上,這也讓大部分企業的專利管理制度越來越相近。
然而,如果沒有一個專業的系統來管理,很容易讓管理流程因人而異。
有時候我們遇到這個承辦,他覺得事情應該要這麼做;
換了另一個同仁之後,他的做法又截然不同,讓同一件事情在不同時期出現不同做法。
或是遇到主管新官上任三把火,發現什麼事情都有主管自己的個人想法,推行一段時間之後會發現,怎麼跟公司過去規劃的制度流程完全不一樣。
這個時候其實公司反而會需要花很多的人力時間精神去做稽核、檢校,讓管理制度變得因人而異。
所以企業必須將這些管理程序系統化、產品化、標準化,否則它會很容易被更動。
縱使有資訊系統在輔助,但因為資訊系統的變更不難,很多系統甚至做到靠後台管理就可以讓你調整很多表單欄位或流程順序。
但當你愉悅的聽從主管的指示更動系統及管理程序時,你有沒有想過這些流程更動會影響公司智財管理流程?甚至因為管理流程的變更,導致公司的智財目標也被更改了,因此變得與公司的營運目標不相符?
畢竟「公司智財目標需與營運目標相符合」,這件事情是TIPS所要求的核心主軸。
如果能有一套成熟的專利管理系統,我們就可以事半功倍的來落實實施。

將管理規範/標準融入到管理系統裡

如果有一套成熟的專利管理系統,它就是事半功倍地落實來實施。
系統它會自動的規範程序跟制度,那它就可以幫助企業他可以落實整個制度推行。
如果公司內部有導入TIPS制度,或者是未來有推動ISO 56005,這樣子的這個程序制度應該會更有感。
因為你把制度整個融合到系統裡面,他其實是一個淺移默化的實施過程,這個制度就很容易被落實,自然而然我們的專利管理程序制度就建立了。
當年我們公司一直在拜訪企業客戶朋友,企業常常會告訴我們說,我的程序人員會少這個步驟、會少那個步驟,可不可以觸發?
觸發它,當它發生這樣的事件就可以引發它下一個事件的提醒。
或者是你在推動TIPS制度的時候,它有一些程序規範要符合要落實,可是如果沒有注意到,其實你可能在落實的稽核上就會被調整到,這是非常重要的學習。

實際案例:組織必須要定期進行智財的盤點分類

舉個簡單的例子,像TIPS制度裡面的第八章就規範智財的取得、保護、維護與運用。
其中在8.3.1條文裡面規範,組織必須要定期進行智財的盤點分類,要建立智財清單跟資料庫。
這是非常難的。
所以如果你公司完全沒有做過,或是久久才做一次,那個時間成本人力都會大費周章,會花很多的時間成本。
當年我們在幫企業導入專利管理系統的時候,我們遇到的最大的障礙,就是現行的專利有生命的專利,它如何做技術的分類?
然後這些分類的目的,是為了將來好運用、好檢索、好查詢。
所以我們其實都會建議我們企業客戶,你其實在技術提案一剛開始的時候,我們就進行這件事情,其實是相對容易的。
因為發明人他在填寫他的技術提案申請的時候,他就可以說清楚、講明白。
就是他的技術的一些特徵,到底可以應用在哪些產品上面,就可以去做一些紀錄。
那這時候系統就可以自動的彙整跟分析,企業也可以隨時去做調閱跟盤點。
哪些產品已經有多少專利?哪些還在申請中?那甚至哪一些是我們可以來跟別人攻防的一個武器?
如果等到要用的時候才開始來盤點,就會有點辛苦了。
如果你是事後再來盤點影響也會非常的大。
可是如果你一開始在做技術提案,就有一些訊息的來確認、來做紀錄、來做導入,符合TIPS的期待,那事實上是更容易的。

關於提案之初能夠要做的一些紀錄,符合滿足一些規範,我們多舉一些例子。
比方說發明人在提案的時候,他一定對自己的技術最了解。
所以在提案的時候,我們就可以要求這個技術的研發人員,他在填寫申請表單的時候就可以順便思考他的技術特徵所採用的技術手段、以及他的技術的可專利性與否,去評估他的技術是不是容易被別人取代;
還是他其實上是屬於我們這個產業領域的關鍵性的技術;
那甚至也可以去思考他的實施性,就是他能不能真實的落實在我們產品上面,能不能幫公司去具體的降低我們的成本,來縮短我們的開發期程,以此來進行商品化的重要性的一個評估;
那甚至說他可能還需要去做前案的檢索,他就可以去跟他的競爭對手來去比較他是不是對競爭對手是有威脅性的,有沒有機會為公司去做一些迴避,
或是未來訴訟上面的一個使用。

剛提到相關的不管是要思考技術的分類或者是將來技術商品化、他是屬於哪一個技術產品、或是評估他的前案檢索,都是TIPS要求的重點。
TIPS的條文內都有明確規範組織應將智財政策與組織的策略去做一個結合,並定期的評估跟分析,這些都是TIPS裡面”應”的基本要求。
所以我們剛剛也一直提到專利的管理,其實要透過專業的產品來幫助你做管理,其實這是非常重要的。
這也告訴我們說你導入不是一個資訊系統的管理,僅僅在幫你做一些資訊化流程管理而已,它其實也是在推動你滿足TIPS的要求。
一個專業系統他其實已經幫助你去考慮整體有沒有符合法規跟相關的一些程序規範制度,所以如果你已經導入一套專業的系統,未來如果當你要導入TIPS或者是要去驗證ISO的時候,那你就不需要花太多力氣去準備。
因為這些制度,都已經自然而然形成在你的制度裡面,因為專業的專利管理產品它其實會隨時幫你遵循這個產業的規範跟標準。
但如果是你自行發展的或者是用其它的產品,它並不是專業在專利的管理上,它其實都只是監管著使用,其實是很難去幫你監控國際法規ISO的制度或者是國內制度條款TIPS的要求。
除非公司內部的法制人員對整個標準制度規範都非常的熟悉。
可是對於外部的資訊人員或者是公司內部的資訊人員而言,他對於法規制度的掌握其實不是那麼的清楚,所以如果真的要導入這些系統制度的話,可能從頭連我們的資訊系統都要重新開發,那這個時間成本跟人力物力就會非常的大。

就是企業在管理專利,其實如果要資訊化過程之中是採用自行的開發或者是引用的是其它的套裝的一些其他專業性的產品,像是Flow系統或者是文管來做客製改良的,這些產品的使用它不僅要先期的投入很多客製,其實在日後你企業要推動TIPS的制度認證,或者是ISO的制度認證,其實這些很多都是不足夠的。
可能到時候你的資訊系統要大規模的使用客製,所以現在坊間有很多專業性的專利管理套裝產品。
其實專業就要交給專業的產品專職的人,你才能把你的專利管理的更專業。

下集主要將探討:你的專利管理系統與TIPS的規範有一致嗎?千萬不能一家公司兩套規矩各走各的。
也歡迎來我們的官網粉絲團看看,隨時關注我們發布出來的專利管理議題新資訊。

若是有其他針對專利管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

回到頂端