【TIPS系列報導】EP8─選擇顧問的那些事

【TIPS系列報導】EP9─導入「規劃期」起跑的重要性

我們在上一集介紹到了TIPS導入過程中,顧問完整的工作範圍。
在規劃期,我們需要依據公司的營運目標及智財管理目標來決定TIPS導入標的(專利、營業秘密、商標、著作權),再依照導入標的規劃相關權責單位。這有很難嗎,公司內部組織編制難道顧問能比我懂?為什麼這也會需要顧問協助?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 導入TIPS讓工作效率降低?重點在「溝通」
  2. 規劃期重點1─決定導入標的
  3. 規劃期重點2─決定權責單位及管理代表
  4. 規劃期重點3─智財現況診斷與分析
  5. 已經擁有智財管理制度或系統的公司,TIPS導入是否更容易?

導入TIPS讓工作效率降低?重點在「溝通」

那一般來說我們將TIPS的流程分成四個階段:規劃期、導入期、驗證準備期、還有驗證審查期。
每一個階段都有它所謂的目標跟任務。
就像上一集我們有跟大家討論到的魔王階段,也就是驗證審查期。
在這個時期其實廠商已經提出TIPS的驗證申請了,那驗證單位收到驗證申請之後它會進行資格審查、書面審查、然後再進行會議審查,會議審查時再來決定需不需要進行實地審查。
在每一個階段因為委員不一樣,所以要針對當時的結果進行補件。
那因為每個階段驗證單位會給一個期限,所以我們需要在期限當中回覆委員的項目內容。
如果我們回覆的內容不夠切實,因為它回覆也只有一次機會,所以通常這個時候會非常的辛苦,因為廠商它的經驗不足。
這時候的溝通協調、回覆問題的內容以及回覆態度會非常的重要。
在這一塊我們其實也常常遇到廠商它是直接來跟驗證單位做溝通,結果就遇到它們一直在抱怨驗證單位說:它們要求太多的資料、然後提出的問題
非常的不合理…等等等。
這個其實對於驗證單位來說也很有壓力,因為它們是根據規範辦事,不會因人而異。

所以這個時候適當的「溝通」是非常重要的。
這個也是我們顧問需要在這個階段展現我們價值的地方。
常聽到很多朋友抱怨申請TIPS驗證導致它們的作業非常的沒有效率,其實可能是你的經驗不足、跟驗證單位的溝通、以及對TIPS制度的不瞭解,導致於在整個溝通的協調上發生了一些問題跟衝突。
也導致於你認為導入TIPS會增加無效率的工作事項。
但這其實也是你要委請外部顧問的價值之所在。

規劃期重點1─決定導入標的

可能有一些人會以為說在規劃期的時候,只要自己來決定我要導入的標的跟範圍、然後自己匡列所謂的工作小組成員,這個就是規劃期的工作了。
其實我們真的要跟大家說,如果你的顧問也是這樣跟你建議的,那你的顧問可能需要進廠重新再上課一下。XD
因為這個觀念是過時的。
根據TIPS在2016年修訂的規範,在條文5.1有提到,TIPS宗旨在「強調智財管理制度的政策跟目標需要跟組織的營運目標要一致」。
這個也是公司治理評鑑指標2.27中不斷強調的,「智財的管理目標需要跟公司的營運目標一致」,這是最基本的要素。
所以一般我們顧問跟企業在做訪談的時候,我們會透過導入標的跟導入範圍來協助廠商去達到所謂的智財政策目標跟公司的營運目標要做整合。
那當然我們在這個階段要再來思考,你導入的標的範圍是要以專利、商標、著作權、營業秘密哪一個為標的。
全部導入是最好的嗎?並沒有喔。
這個要再回歸剛所說的要跟你的公司營運目標一致。
這個部份如果一開始沒有設定好,驗證的時候就是會落入到所謂的主缺失,也就是「基本錯誤」。

規劃期重點2─決定權責單位及管理代表

接下來,在做導入權責單位劃分時,到底有哪些部門要納進來,這個也是跟我的導入標的有關。
像剛剛說的,導入標的如果選擇的是專利,那當然我就是挑選專利的權責單位進行導入。
所以並不是說我的導入部門越多越好。
導入目標跟權責單位,如果你的設定跟整個營運目標不一致的話,就會落入基本的錯誤,也會發生「主要缺失」的問題。
在這邊我們要特別提醒你,就像第五集所說的,申請驗證時只要有任何一個主要缺失在驗證申請TIPS時就會被否決掉。
其實這個問題還是很多導入TIPS的廠商容易出現的問題之一。
因為顧問他在一開始的時候沒辦法及時提醒,或者是說如果在座的廠商你是選擇自行導入的時候,因為經驗不足,沒有注意到類似像這樣的細節,會導致整個導入的標的跟權責部門出錯,等到驗證的時候才發現,真的會非常難處理,因為已經到這個階段了。
這個基本的問題還是要提醒大家,導入TIPS的時候設定整個範圍一定要跟企業的營運目標一致,這個部分還要跟顧問多溝通了。
像2021年很多申請驗證失敗的廠商,也都是遇到類似的問題,在導入範圍的時候沒有思考清楚。
舉個例子,不少上市櫃公司它在申請驗證的時候就會希望說以集團控股公司的名義去申請驗證,可是一般來說控股公司通常不會有研發單位或智財單位,那這部分的智財管理工作,是在關係企業身上的,這個時候去做驗證就很容易找不到權責單位,這要怎麼去通過驗證呢?
所以在規劃時期的時候,就應該要跟顧問好好的談清楚,不然驗證的時候才發現就會前功盡棄、得不償失。
因此,針對「自行導入」,我們還要再重複強調一下,風險真的非常的高,這是企業你必須要注意的地方。

規劃期重點3─智財現況診斷與分析

一般在規劃期,公司的這個智財管理的目標範圍定義完畢之後,我們會再針對貴公司的組織架構去討論最佳的權責單位,再從權責單位裡面去選出在部門當中最熟悉部門管理流程的人員,去擔任部門代表的這個角色,並成立TIPS工作小組。
這個時候公司也會需要由高階主管去指派管理代表,這個我們俗稱叫「管代」,這個角色通常會是智權單位的高階主管或者是研發單位的高階主管來擔任。
管代在公司的位階的高低,就會顯示出公司對於TIPS重視的程度。
另外,在規劃期顧問會針對各個權責單位進行現況的訪談,這個是我們在規劃期很重要的工作項目之一。
在規劃時期我們要幫企業進行智財管理現況的診斷跟分析,也就是會逐一的跟各部門進行訪談,了解企業在TIPS規範下它符合的程度是什麼。
另一方面顧問也會在這個階段去檢視各個部門它相關的作業辦法跟規範,去釐清訪談的時候各部門所說的這些管理狀況跟它的作業方法是不是一致的。
針對兩者有落差的地方,跟部門再一次開會釐清。
透過這些程序我們就可以知道現在各個部門運行的方向跟TIPS規範不同的地方。
在導入期的這個階段,我們會召開各部門會議去討論未來各部門的文件要如何進行做修訂,這個都是我們顧問在這個階段需要服務的內容。
有了這些服務,就很像我們蓋大樓一樣,有了建築藍圖訂下穩定的地基,對於我們後面是一個很好的開端。

上述項目其實真的非常考驗著顧問的熱情跟專業度,我想這也不是一般企業的同仁可以勝任的。
對於一般企業導入TIPS的流程來說,全權由承辦人員來接手,會是非常辛苦的一個工作。
可是這些事項對於專業的顧問來說,這是基礎工作,因為他們經驗豐富、看問題的部分很清晰。
對於組織的投入成本會降低非常的多,那工作效率也會提高很多。
如果企業你要自行導入TIPS,把TIPS導入工作就視為智財部門的兼職工作,承辦人員的經驗度跟效率和專業顧問相比是有差別的。
重點是導入整個TIPS的制度常常需要跨部門來做集體性的開會,這樣集體性的會議只要多開兩次,其實顧問的價差C/P值就已經出來了。

已經擁有智財管理制度或系統的公司,TIPS導入是否更容易?

公司已經有專利管理制度了,是不是智財部門自己就可以去申請TIPS的驗證了呢?
其實很多的企業都會有這個所謂的專利管理系統或專利管理制度,大家就會覺得說這個是不是就代表我們有智財管理制度了?
這個想法我們其實在前幾集也有告訴大家
大家可以再回溫一下我們TIPS系列影片前幾集有提到的內容:不是有智財管理系統就可以做這樣子智財管理制度導入。
這個想法肯定要調整一下,畢竟在TIPS的規範當中智財管理不是只有專利管理,其實它還包含所謂的這個研發管理、智財委外管理、智財教育訓練、智財條款審閱、以及採購侵權風險預防等等的,這些都是我們驗證的範疇。
所以千萬不要以為有專利管理制度的智財部門,就可以自行完成TIPS驗證了。
其實這個也是我們2021年通過TIPS驗證的廠商不達六成的原因,因為太多的顧問跟廠商掉以輕心了。

下集主要將探討:TIPS導入─導入期錯誤觀念大翻轉!顧問的專業程度與溝通能力。
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