【如何實現專利管理】EP7─「權利化評估」之道

【如何實現專利管理】EP7─「權利化評估」之道

我們在上一集介紹到了公司內部的智財清冊該如何紀錄、分類、更新、維護,以保持資料的正確性及完整性。
大部分公司在將研發結晶送出各國專利申請前,都知道要先執行權利化評估。但其實正確的專利管理流程,是”所有”的研發成果都需要經過評審委員來決定保護方式。原來除了申請專利之外,還有其他保護方式嗎?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 權利化評估三種保護方式─專利、營業秘密、直接公開
  2. 所有的研發成果都應該經過公司內部審查嗎?
  3. 導入TIPS反而會降低公司內部的作業效率?
  4. 權利化評估─TIPS8.2.2機密管理,是如何規範的?
  5. 制度規範與資訊系統落實都是為了強化智財保護

權利化評估三種保護方式─專利、營業秘密、直接公開

企業在整個專利管理制度的流程包含了五個階段,從技術提案、到權利化評估、後續的申請管理、專利申請過後企業內部的維護與運用、以及要回饋給企業內部的研發再循環。
上一集我們持續的在提醒技術提案在TIPS的規範裡面有哪一些注意事項、你的資訊系統如何規劃跟設計還有應注意項目。
那從這集開始我們會再討論在整個權利化的過程之中TIPS的規範有哪一些資訊系統應該要注意的事情。

企業內部的技術提案都會透過專利評審委員會去評估它的可專利性。
但事實上並不是所有的技術提案都適合申請專利,我們之前有提過其實依據技術的本質不同,它可能的保護方法跟手段也會不一樣。
通常權利化評估部分大致上會有三種手段,
那它也會影響後面的流程跟後面的實施方式,這三種手段包含有申請專利、以營業秘密保護、以及直接公開。

所有的研發成果都應該經過公司內部審查嗎?

當然都需要內部審查。
前面有提到三種保護手段包含有申請專利、以營業秘密保護、以及直接公開,下面我們會逐一詳解這三種手段、以及它需要被審查的原因。

第一種方式:「申請專利」
我們會依據這個技術它是否具有前瞻性來考慮它是不是可以具體實施在我們現有的產品上、它能不能真正去解決我們產品上遇到的問題、它能不能降低製造成本、能不能去提升良率、增加製造效率。
因此,我們可以就這個技術的價值性來評估它是否可以具體的申請專利;
申請專利後我們還要去考慮它可以申請哪一種專利,是發明、新型、還是設計;
也要依據它的市場面來決定它要申請哪些國家。
所以在整個專利的評估過程,我們需要考慮它的市場性來決定申請的國家、也要考慮它的經濟性來看要申請什麼類型的專利。
所以我們在技術提案表單上面我們都會去就不同的面向問題去考量,比方說我們會問委員說:這個技術是不是能夠確實降低我們公司的成本?可以迴避對方競爭對手的技術嗎?
委員就可以就技術層面、經濟層面跟法律層面的議題來去做回答。

那第二種方式:「以營業秘密保護」
如果我們不申請專利,也會考慮去申請營業秘密。
比方說如果這個技術被審查之後,判斷它是屬於獨門技術,全世界其實只有我才知道怎麼樣去做,技術細節不容易被重置,那它就屬於具有經濟性的獨家優勢的類型,就不適合申請專利。
這種就比較適合用營業秘密的方式來保護。
像可口可樂的配方啦、養樂多的酵母菌等。
法國有一個很有名的LC的這個花盤還有鑄鐵鍋,它的陶瓷上面的釉色會跟它的釉料的上製方式以及燒製方式有關係,才能夠呈現很漂亮的漸層色。
這些都很適合去申請營業秘密。
如果相反的,產品一上市它就很容易透過逆向工程的方式讓別人可以如法炮製,這種就沒有辦法確保它的秘密性,那就不適合用營業秘密的方式來保護,它就應該要申請專利,來確保我們具有排它的一個競爭地位。
如果是用營業秘密的方式來保護的話,我們也可以去參考在TIPS的規範當中8.2.2機密管理裡面有提到「組織應建立並維持機密管理程序」。
相關的規範都有在裡面有提到。
經濟部智慧產局也有專門出一本營業秘密保護實物教戰守則2.0,可以讓大家做參考。

然後還有第三種作法就是將技術直接公開,如果這個技術的生命周期比較短的,因為我們知道專利審查可能會需要兩到三年的時間,其實對於公司來講它在取得市場最有利的一個權益的時候,可能會因為這個審查時間而受影響。
這時候我們就可以考慮用申請新型的方式來去做專利權的取得、保護,因為新型的申請不需要經過實體審查,它只需要程序審查就好了,所以它可以短在三到六個月之內就可以取得專利權利,就可以讓公司來藉以主張它的專利權。
但如果技術的經濟性跟秘密性都不具備的時候,在戰略的考慮上面有些公司也會考慮直接把這個技術對外公開。
一方面是避免讓競爭對手可以去取得專利的一個機會,另外一方面它可以藉以去宣揚它的一個技術的實力,來藉以取得市場的信任感。
當然公開的技術內容還是必須要經過審查程序,比方說像快時尚的這個服飾、衣著,它就因為生命週期比較短,就會搶上市跟公開的時間,而不會用申請專利的方式來加以保護。
所以這一個部分,我們在做專利管理系統設計的時候也必須要去考慮它是否有符合TIPS的規範。
評審紀錄跟會議的結論、大家的考量的過程,表單的設計跟流程的規劃上面都必須要考慮。

資訊系統的流程設計跟資訊的紀錄,要很深入的去探討,因為這跟我們保護的類型有關。
就算是透過專利的保護,我們也要去記錄它的專利申請的類型、跟它要申請哪一些國家,這些議題都需要綜合去做評估跟討論。
這也是之前我們所提到的在8.1.3成果審查裡面要強調,研發成果應經過審查後才可以對外公開,同時也要符合企業原本訂定的政策目標,才會是完善的保護策略。
企業如果要做TIPS導入,但在整個資訊系統規劃的不夠完善,就會像第五集建議的,可以先用紙本的方式去執行,來確保我們能夠符合TIPS驗證的要求跟規劃。
資訊系統的部份我們可以等日後再來好好規劃要怎麼去做客製。
在整個權利化的過程之中,要保護的項目、範疇很多,要討論的東西不只是經濟性、技術性、獨門技術的保護議題以外,還有生命週期的思考,都是你要評估的重點。

導入TIPS反而會降低公司內部的作業效率?

業界朋友常常會說,導入TIPS制度其實會讓公司的作業更無效率,為什麼會有這樣子的議題呢?
其實這個結論在我們看來是有點偏頗的,因為現在企業所使用的產品並不一定是專門給「專利管理」與TIPS制度所設計的系統。
它們有的可能就用現成的Flow或是文管系統,那它就只是一個簽核紀錄的保存而已,並不能真正去解決在專利管理程序當中我們剛剛提到要去考慮經濟性、秘密性、或者是法律性等等這些綜合性的可專利性的評估,以及真正在產品的智財布局的管理。
所以它並不是真正以專利管理為核心去思考的一個產品,當然就會跟TIPS的精神背道而馳。
我想這一個部分也是在提醒企業主朋友,你在推動企業的專利管理制度系統的設計的時候要思考的重點。

權利化評估─TIPS8.2.2機密管理,是如何規範的?

在整個權利化評估的階段,除了剛剛提到的TIPS8.1.3成果審查還有8.1.4智財提案審查之外,跟權利化評估有關的還有8.2.2機密管理。
因為在我們在智財提案審查的時候我們都需要將技術的內容事先提供給評審委員去看,那如果沒有一個資訊系統的話,它一定是透過實體會議的方式來進行。
那我們就需要事先把這些技術提案的文件以紙本的方式印給評審委員,再透過紙本傳簽的方式傳遞給評審委員去做事先的閱覽。
可是因為這些技術文件都是我們企業內部最新的第一手技術研發成果,所以我們要考量在整個技術文件傳遞過程當中,有沒有可能被不相干或是還沒有授權的人員不小心看到。
甚至在文件會議結束之後文件的回收跟銷毀程序,也都是我們必須要去考慮的。
這個其實也是大家常常會忽略的,因為其實評審委員可能跟智權部門不在同一個地方上班。
比方說有一些比較大型的企業,它們的評審委員可能在南部、智權單位也許在總公司在北部。
那這個時候智權單位需要把文件印出來之後,透過郵寄的方式讓南部的評審委員可以事先做閱覽。
郵寄過程當中掉件誰負責?
而且在傳遞過程當中,到底誰曾經看過這份文件?
建議企業要好好去審視評估在權利化過程當中,機密文件的管制措施跟方法。

制度規範與資訊系統落實都是為了強化智財保護

評審會議用紙本傳簽的方式可能是一個緩不濟急而且作業無效率的方法。
在資訊系統的設計上,我們會建議評審會議改採用線上會議的方式來進行。
我們可以事先以電子檔的方式讓委員可以在線上做閱覽,因為是在線上閱覽,我們就可以去規範具有資格的人、有權限的人才能夠檢閱。
而且這個檢閱權限時間到期之後,他也不能夠再繼續上來做閱覽的動作了。
這部分就可以確保文件不被外流。
第二個好處是因為委員他可以直接上系統去填寫他的評審意見,就不會發生在現場投票的時候有些委員可能會不好意思投不贊成票。
他就可以用一個比較公正、公平跟獨立的方式,來運行整個評審作業。
還有一個更好的好處是因為我們的評審委員有時候數量會非常多,因為會涵蓋行銷部門、研發、製造、法務部門等等,事後要去彙整跟統計十分麻煩,如果有資訊系統輔助的話,因為委員的意見是直接記錄在系統裡面,所以技術單位跟智權部門就可以直接在系統上面看到統計結果。
比方說從經濟面的角度去看,十個委員它的投票結果,對於經濟性的評分、對於技術角度的評分,它都可以一覽無遺。
那就可以自動化去做到我們的技術、盤點、分類都是水到渠成的完成。
因為上述這些,跟研發成果保護的最後成果是有關係的。
它會是公司研發的命脈,它不可以出錯,這個對智權部門而言完全是如臨大敵。
也因此那些沒有導入資訊化的企業裡,每季的評審會議期間,智權單位加班是常態。
重點是裡面的機密文件,如果不小心送錯人更是糟糕。

專業的智財管理系統,確實是需要一個專業的產品來保護它。
它是一個嚴肅、完整、專業的議題,每個階段我們都必須小心的去應對。
所以我們在這邊再三叮嚀,TIPS開宗明義就表示:智財管理要與組織營運目標相連結,規範文件也要跟我們實際的紀錄文件要相同。
第五集我們提到的,如果自行更動獎勵的方式,那一定要記得回頭去修改我們的制度文件,才能夠確保我們的智權目標跟組織的經營目標是有互相勾稽的。
組織與時俱進的來調整整個政策跟目標這是正確的,因為組織必須跟著你的利害關係人或者是內外部議題一起前進,這是組織在整個市場系統裡面一個很正常的狀況。
不過你的政策目標在更動,你的制度一定也會更動,你的資訊系統在落實的時候可能也要做一個調整。
同時,資訊系統為了更能夠有效率的去滿足整個作業的程序,有些時候我們單位主管會自行來調整系統的設計,可是請你也要回饋給制度,因為制度必須要公告實施,讓相關的參與部門的同仁能夠了解現行的公司的整個制度的規範是什麼。
一個好的專利管理系統它可以輔助落實我們的TIPS制度跟ISO的制度,更重要的是它最後的目標是要去強化企業的智慧財管理保護機制,進一步的去提升企業的技術的競爭力。
TIPS在目前的規劃裡頭,在整個成果的審查階段還有機密文件的管理,都需要做到很嚴肅、很嚴謹的保護機制,透過完善的資訊系統,可以讓你不僅提高整個審查效率,重點是整個實質上的機密性管理還有保護措施,才能夠去執行規範並落實。

下集主要將探討:針對申請專利的流程,「專利管理系統」可以給予哪些協助,以減輕智財部門同仁的壓力?
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