【如何實現專利管理】EP8─「權利化評估」之道(2)

【如何實現專利管理】EP8─「權利化評估」之道(2)

我們在上一集介紹到了所有的研發成果都需要經過評審委員來決定保護方式。
在權利化評估流程中,以紙本作業不僅效率低落,還會出現機密管理的問題需要智權人員謹慎處理;但若是想從紙本作業改成完全以線上作業的方式來讓評審委員執行線上權利化評估,又會有作業流程上的差異及細節需要留意。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 線上權利化評估作業流程
  2. 實體與線上評審會議差異比較
  3. 線上權利化評估系統設計重點
  4. 線上評審會議提升企業專利布局能量
  5. 權利化評估評審委員審查項目

線上權利化評估作業流程

上集我們有介紹到專利權利化評估的作業程序,也有提到其實採用紙本的權利化作業評估,無論是在效率上或機密管理上都會是一大的挑戰。
導致現在有越來越多的公司已經開始進行線上權利化的作業。
這部分的作業流程應該要怎麼樣運行呢?
首先企業內部會透過專利提案申請流程來提交專利構想書。
當收到這個構想書之後,公司會組成專利評審委員會來審查技術提案是否可以申請專利。
這個專利評審委員會通常會定期召開,比方說可能會每季、或者是每半年召開一次。
針對這一段期間所提交的技術提案內容,進行整批的提案評審。
評審內容通常就是包含是否可以申請專利,也就是評估它的可專利性;還有包含如果要申請的話要申請哪些國家;或者是評估這個技術有沒有機會可能轉用營業秘密的方式來加以保護。
為了方便評審委員可以正確的評斷,通常我們會在會議前,發明人就要準備相關的審查資料,包含像技術簡報。
智權部門同仁也要準備這個技術的前案檢索報告,把相關的資訊事前設定瀏覽權限跟瀏覽的期間,讓委員可以在會議前就可以先了解相關的資訊。

實體與線上評審會議差異比較

目前我們常常聽到企業的評審會議還是採用實體會議的方式來進行。
發明人會向委員簡報他的技術的提案的構想,評審委員再依據他的技術的價值還有創新性來進行討論。
但是實體會議也有它的缺點在。
委員往往都是在評審會議當天才拿到準備要評估的簡報檔,在短短三十分鐘聽完簡報之後他就要通曉技術的內容、對技術要充分的理解,也必須要去掌握它的運用發展。
常常委員都還沒有去完全理解,就要馬上去決定它可不可以申請專利。
這樣其實對於委員跟發明人來說都是不公平的。
所以現在很多公司它都已經改採線上評估的方式來進行,在會議之前事先提供委員技術提案的文件,評審委員在聽完發明人簡報之後,再透過線上評估系統來填寫意見。
這樣不僅委員他有更充分的時間來了解技術內容,採用線上電子化審,審查作業也可以提升作業效率,因為透過線上的評估作業可以強化整個作業程序。
以前實體會議我們常常都要等到所有老大都在公司的時間才能召開,有時候一但時間喬不攏,就常常會導致我們的專利評審會議會拖到半年甚至一年才召開一次。
而且這個實體會議我們需要準備紙本的簡報、又要列印評審意見單,印出的這些技術提案的資料其實都是屬於公司的機密文件,所以在紙本送交到審查委員手上的時候,你還要考慮到這個傳遞的保密要求。
會議結束之後我們又要確實回收,這個也涉及機密文件銷毀的程序,光用想的就知道有很多事情要做。
所以大家應該要思考哪些才是可以增進效率的作業流程。

而且委員他們通常都是集中在同一間會議室來進行表決,常常你看我我看你,面面相覷。
而且委員要在短時間之內就要給意見,有時候提案的這個評審的技術的部門主管他就坐在我隔壁,那我到底要給過還是不給過啊?XD
為了情面考慮,往往不好意思當面說「我不建議申請」。
所以通常有時候就是還是讓他過了。
這樣其實對公司的專利申請跟布局來說,是不好的影響。它既不省時也不省力,而且重點是並沒有達到我們預期的效果。
目前推動線上的評審會議已經是國內企業的趨勢了,線上作業兼具彈性跟效率,我們非常推薦各種類型的公司都可以採用。
這部分也讓還沒有開始進行線上權利化評估作業的企業多一些思考空間。

線上權利化評估系統設計重點

線上權力化評估作業,關於系統的設計應該要注意哪些功能或機制?
線上評估作業流程其實就是把實體轉成線上,把紙本的審查表單改成是線上的審查表單的系統化作業流程而已。
它還是依循公司原本的評審會議辦法來執行。
只是以前,我們要等老闆在公司的時候才能夠開會,現在透過線上專利技術評審會議,我們就可以隨時召開。
像畫面上這樣新增會議之後,我們可以選擇要審查的技術提案,再加上評審委員名單,公司可以自行決定線上會議的開啟期間。
從發明人簡報會議前五天、到發明人簡報結束後五天,讓委員可以線上審查。
像這樣設定好會議開放的起迄日期、技術提案評審的清單、還有委員名單之後,系統就會自動寄發會議通知到委員的電子信箱。
委員就可以在會議前先看看技術的內容,會議後再慢慢的提供他的審查意見。
系統也會提醒委員:必須要在期限之內填寫審查意見。
線上會議其實我們可以自行去決定,比方說開放三天、一個星期、或是十天。
智權部門的同仁就可以在這段時間隨時去上線查看哪個委員已經審查完畢、哪一個委員還沒有審查,他就可以再各別來提醒跟通知。
早期我們要跟各位委員約評審委員會議的時間都非常的難約,因為委員都很忙,而且常常有一段時間根本不會在國內。
透過線上的評審會議的開啟,委員不用在特定的時間進行評估了,系統化確實可以省去很多惱人的程序作業的流程,更有助於企業在推動內部的提案技術審查的頻率。

線上評審會議提升企業專利布局能量

企業的專利評審的頻率增加,也可以讓公司盡早去獲得專利的保護,對於分秒必爭的申請時效也是很有幫助。
有時候研發人員也會認為:反正我現在提案也不會馬上審查。
所以通常我們都會聽到研發同仁會拖到最後一季,等到被檢討績效的時候才卯起來申請專利。
若申請專利這件事變成只是為了績效而申請,送出的申請還集中在特定時間點,這樣不但會累死我們智權部門同仁,也會因為案量暴增,壓縮到事務所的作業時間,在案件量多又急就章的狀況之下可能也會影響我們的撰稿品質。
強化專利的布局能量,評審委員會的作業評估,無論在效率上或品質上都是非常重要的環節。

權利化評估評審委員審查項目

一般評審委員會的決議事項至少會包含:
一、是不是要申請專利保護?還是我們改成是用營業秘密來保護?
二、如果我們決定要申請專利,要去哪些國家去做申請?還有它的申請類型,是發明、新型、還是設計?
又或者我們可以考慮採用一案兩請的方式,也就是同時去申請發明和新型,讓公司可以盡早去取得實施專利的權力。
三、評估技術提案的價值
我們可以從技術的創新性、完整性、還有它的實施性來考慮。
舉例來說,這個技術提案是簡單的替換組合?還是它是具有前瞻性的基礎型創新?
那在技術的實施性上面,我們是馬上就可以把這個技術使用在我們現有的產品上?還是未來三到五年才會使用?
或者是,也許我們的申請目的其實只是為了阻止對手來去做實施?
最後就是依據上述的各項評估指標,我們再來綜合考慮我們要去那些國家來申請專利。
那這些評估項目都是企業專利技術評審委員會通常會去評估的事情。
確實線上評審是比較機密的,畢竟沒人希望在實體會議中就必須馬上要求我填寫審查意見,通常我在這個時候意見表述就相對會省略很多,而且我也不希望其他委員知道我的意見落點。
並且都是透過紙本撰寫,事後這些文件肯定都會留存紀錄,大家也一定猜得出來這是我的評審結果。
所以在線上評審會議的時候,委員彼此之間是不知道特定某一個委員他的審查個別意見的。
系統上只會顯示所有委員的統計結果。
委員就可以更客觀的依照自己的專業角度跟領域來提供審查意見。

像畫面上這樣,參與的委員可以知道這次的會議總共有幾個委員參加。
這個投票比例圖可以看的出來有多少委員已經完成投票了。
還有包含委員在各個評估事項的一個統計以及他們的個別意見。
這些就可以形成智財權利的審查意見。
這個就是「TIPS 8.1.3 成果審查」及「8.1.4 權利化」要求裡面的必要執行紀錄。
委員的審查意見它會自動留存在系統當中,提供公司在智財取得權利化的一個內容。
我們就可以確保去落實公司在智財策略要跟公司的營運策略還有研發策略彼此結合。

其實評審委員會的作業程序是相當複雜的,不是我們一般所想像的就只是在決定申請哪一種專利類型或者是哪幾個國家的判斷而已。
畢竟專利申請最主要的目的還是幫助公司在市場競爭之中維持我們公司的競爭地位,甚至成為技術的主導者,來幫助公司呢提高售價、創造商譽,進一步的獲得實質的利潤回饋。
所以在評估這個技術提案能不能申請專利的時候,並不是只是考慮它要申請甚麼類型或甚至哪些國家而已。
其實老闆他更想要知道的是這個技術它能不能應用在我們公司的產品上面、它是不是具有一些創新性跟突破性、我們在實際上應用在產品之後它能不能增加我們的市佔率或是提高售價或是降低作業成本。
最後來進一步的增加我們的營業收益率。
所以在訂定專利評審的這個審查項目的時候,我們其實就會建議可以從市場面、技術面、經濟面這些指標來加以計算,它目前這個技術目前價值甚至未來價值。
在提案階段如果我們就已經進行這些完整的評估之後,萬一未來市場發生變化的時候,我們就可以隨時去盤點出公司的風險跟機會,把無形資產當成是公司在商業化策略的武器之一。
不論是我們未來產品要尋找這個技術解決方案、或者是當我們面臨到侵權訴訟的時候,我們隨時都可以快速去找到可用的專利,來幫助公司靈活運用。

下集主要將探討:專利申請作業需要跨部門的配合及協調,若是線上資訊系統設計不良,反而有可能造成作業上的困擾?
也歡迎來我們的官網粉絲團看看,隨時關注我們發布出來的專利管理議題新資訊。

若是有其他針對專利管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

回到頂端