【合約管理精髓】EP6─合約系統彈性調整設定

我們在上一集介紹到了合約/案件流程的管理,若是要建置在資訊系統內的應注意事項。
合約管理系統好不好用,有一些重點機制你必須知道:它必須能讓你的管理作業流程標準化,但又隨時給予後端設定上的無上限彈性空間,讓你可以不用額外支付高額客製費用,也可以爽爽用。這些東西公司內部量身訂做自行開發一個系統可以嗎?我想你真的該來看看這一集,聽聽其他公司吞了多少慘痛教訓…
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 合約管理系統的案件類型設定無上限
  2. 案件審閱紀錄清單自動產出
  3. 合約案件審核流程標準化
  4. 合約系統彈性調整設定的重要性
  5. 自行開發與購置專業系統軟體的優缺點

合約管理系統的案件類型設定無上限

上集有提到關於案件的審查流程,其中秀出來的畫面有「無上限」的字眼,有些觀眾朋友就在問我們這是甚麼意思?
在這邊跟大家說明,這個部分是指合約管理系統的案件類型設定是沒有上限的。
因為我們導入的客群有大到每一周都有上百個案件要進行程序審核的,所以在公司來說它案件類型的設定都不盡相同,這些設定也會跟我的組織圖會有相關。
而且有些案件類型的程序規劃它相對是比較細緻的,所以系統它就可以自行設定案件的主類型,在這個主類型的下面會有各個子類型。
這樣案件類型就可以從後端自己去定義。
這個定義範圍也就是前面說的,案件類型的子項、然後對應各個的審核流程、以及核決權限,還可以細到說每一個關卡要指定哪一個負責人員來進行做審核,這個都是彈性的。
所以這就是剛剛觀眾問的所謂的無上限是甚麼,代表我的主項跟子項都是無上限彈性設定的。
我們系統會規劃到這麼深入主要是因為大多數的企業它在案件類型、審核流程甚至核決權限,都不相同。
所以我們就會希望讓企業自行去調整。
否則公司自己本身的合約管理辦法如果設定得不夠有彈性,就會不斷的找廠商去做所謂的客製系統,這個不是我們樂意見到的。
在後端做案件類型的設定,而且設定內容無上限這件事情,是我們公司ECS系統很大的一個賣點,也可以給大家參考一下。

案件審閱紀錄清單自動產出

我們在案件的整個管理設定程序以後,日後我們在審閱的紀錄清單都會自動產出。
因為所有的這個作業程序跟清單紀錄,不管你是在公司進行所謂的這個ISO的系統驗證或者是TIPS的驗證,你到最後做稽核驗證的時候,你都需要所謂的審約程序跟審約紀錄。
合約管理系統就可以自動幫你做這樣的紀錄,而且很容易可以取得所有的執行紀錄清單,那降低我們人工的作業疏失。
重點是,合約是公司的商業命脈,這個我們在上一集其實也不斷的跟大家說明。
合約文件在公司非常重要的資料,你可以藉由完善的合約管理系統有效去管理合約每一個階段的核決作業,去提供企業有效去進行他的這個營運的機密,這個是不得不謹慎防範的。

合約案件審核流程標準化

合約或案件的管理是企業的商業重要的訊息,這個部分的系統管理真的不容輕忽。
我們還是要再強調,如果企業用的是一般的資訊公司透過所謂的Flow、或是文管系統去客製變成法務所需要的合約管理流程系統,這個對於法務專責單位來說他會非常的辛苦。
因為所有的案件類型對於公司內部的審查流程,它需要花大量的客製費用。
可是許多的企業對於現行的這些案件審查流程,它是需要彈性去做一個管理的。
所以如果沒有辦法系統化去進行歸納跟整理,它後來就會變成通通都要靠高階的法務主管來判斷,然後才能去做後面的審查流程。
對於企業來說,合約跟案件審查它沒有一個標準化的流程跟程序的話,就會導致我後面的管理機制會因人而異,這個對於企業營運會有一個不好的影響。
不一致的作業、程序,肯定會影響到審約的品質,如果企業現行他是沒有一個標準化的合約審查流程,那公司在導入系統的時候,其實公司就要需要分析我們現行合約的資料,跟建議企業內部要去建立這樣子的一個標準化的合約審查流程跟規範。
新穎公司協助很多大型企業去建置跟導入ECS的合約管理系統,能擁有這樣子的經驗是因為大家都會需要專業的協助,公司內部才能做好管理。
一般資訊公司我只能跟你說,他沒有這部分的知識,畢竟我們服務的是專業的法務人員,法務的思考邏輯跟資訊開發人員真的是兩回事,所以更需要非常有經驗的公司來輔導。
因為法務案件它不同於其它的資訊系統,它有它的專業性以及要思考的法務相關的作業要點,需要常常溝通才能夠規劃出企業最佳的程序。

合約系統彈性調整設定的重要性

另外我們也想要再補充一點,剛剛有說過不同的合約案件類型它本來就有不同的審閱流程跟相關的核決及作業人員。
所以在於專業的導入公司,它是可以幫助你規劃一個良好的合約管理系統,讓企業可以透過合約管理的後端管理功能,法務人員就可以自行去調整或者是新增他的合約管理類型。
避免每一次他要新增類型的時候,就要再找資訊人員做客製。
這個部分對於公司來說成本會非常的高昂,而且法務也沒有辦法專注在於他自己本身的職責也就是合約審閱這件事情。
合約管理它不僅僅只是內部的簽核程序的作業。
常常我們看到國內的企業會利用簽核的作業來審閱我們的合約在各個階段的執行,可是送到法務,就沒有辦法再透過簽核流程來幫我們協助管理。
合約使用資訊系統走到一半,進入法務以後就要開始變成半人工的作業來處理,對法務的工作而言確實是一大負擔。

自行開發與購置專業系統軟體的優缺點

現在的企業資訊部門已經慢慢明白合約管理系統是專業的管理系統,真的不是他們能夠輕易涉足進來的。
他們會發現只要他們有接公司內部的合約系統開發,資訊單位壓力都非常大,因為其實他們聽不太懂法務想要的需求是什麼。
所以資訊部門現在都會站在所謂指導者的角色,去協助法務部門遴選廠商跟遴選系統。
因為對於合約系統的導入,它會有所謂人資串接、環境規格、資訊安全等考量的議題,這些議題資訊部門他最清楚。
所以企業越來越成熟之後,就越發不希望合約系統是資訊人員自己寫、自己開發,因為資訊人員主要他維護的是公司資訊安全,每一個人有他自己的權責分工,在公司有不同的使命。
但是遴選產品或者是廠商,包含溝通一些作業環境,我覺得這個部分現在資訊部門他是非常非常願意配合跟協助的。
早期很多公司在透過資訊部門來協助企業發展合約管理系統,這其實跟公司對於資訊單位的任務跟使命是不太相同的。
結果呢,合約管理非常辛苦的客製開發出來,可能又要面臨這一位資訊人員要離職,後續的維護也產生新的困境及議題。
我們其實看遍國內法務智財的發展史,就發生過一些很可愛的事情。
比方說有一些企業就有跟我們說,他希望把他們公司的產品系統提供給我們,連同所謂的Source code都完整給我們了,原因是甚麼?他希望說我們可以免費幫他們公司做所謂的終生維護。
為什麼?就像前面說的,公司投入了很多的資源去發展了這個系統,可是這個系統只有我公司在用,我也沒有要商品化,最後資訊人員離職了之後這個系統就孤兒了沒有人可以維護,這個問題要怎麼處理?
你去計算一下,真的外面的會比較便宜,而且品質又好、又有專業的人員可以服務。

以前我們遇過好多法務長都來跟我們說:我想要打造一個完全符合我公司內部的法務或是合約的作業程序。
針對這個議題,我們可以舉一個簡單的生活例子跟大家分享一下。
某V小姐當年結婚的時候,總是懷抱少女青春夢,希望能有一件屬於自己的禮服。
所以V小姐就自己著手設計畫圖,拿到婚紗公司去跟他討論。
對方覺得很有趣,但他用3分鐘就打發了V小姐。
主要原因有:
一、準備的金額不夠
二、只考慮造型沒考慮到環境
三、沒有專業,不知道材質要怎麼選擇、拉鍊要怎麼設計、很多東西都沒有考慮清楚
反過來說,我們剛說的設計系統就跟設計衣服很像,除非我們是專業的服裝設計師,否則不可能設計自己的一個專業禮服。
同樣合約系統也是相同的道理,法務人員他不是一個專業的資訊人員,資訊人員也不是專業的法務人員,這部分當然還是要委託外部的廠商,提供一個專業的管理系統,針對貴公司特殊的需求,去進行系統的導入。
這個才比較有成本跟效益性。

我們其實也要強調,有些時候你使用外部的系統他有另外的學習機會。
為甚麼這樣說?因為其實很多公司導入我們公司的產品,主要是思考說我們已經有上百家大型企業的經驗,所以我們開發出來的這些合約管理機制
,也是大公司的管理經驗跟想法。
所以很多公司他在做一些作業規範的調整,或者是說要做一些學習的時候,他就希望說找我們公司去做這樣子的一個合約管理機制的參考。
再跟大家分享,我們先前有一些客戶,他的合約量可能只有50件,可是他就選擇導入了我們的合約管理系統,因為老闆預期他們未來的公司發展會更多,而且他的量會比現階段呈現倍數的成長。
只有現在他導入這個合約管理系統,了解了這些相關的管理經驗之後,對於公司未來的這些效益及成長都有一個很大的幫助。

下集主要將探討:核決權限重點管理及手機版審查的必要性。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。

若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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