【TIPS系列報導】EP11─你不能不知道的顧問工作活動

我們在上一集介紹到了導入期完整的期程規劃及建議,也提到了許多跨部門溝通的小撇步。
新穎公司在業界導入TIPS已有十多年經驗,近兩年導入家數甚至超過20家,在業務量如此爆炸的狀態,他們卻仍能維持All pass紀錄,究竟他們有什麼秘訣?對於每一間輔導廠商他們又投入了多少心血?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 企業導入TIPS現應完成工作(六月底前)
  2. 坊間常見:單一顧問輔導之風險
  3. 新穎獨家:多類型顧問輔導之優點
  4. 多類型顧問分工及作業方式
  5. 市場現象─顧問如何遴選

企業導入TIPS現應完成工作(六月底前)

企業在確定導入TIPS之後,接下來要進行相關權責單位的確認、制訂智財政策跟目標,這個階段需要協助顧問與相關單位溝通,並且去輔導企業制訂智財政策目標,同時又要再跟驗證單位溝通等等。
現在其實我們應該都已經完成各個權責單位的現況訪談了,針對各單位提供的智財文件進行審閱,以依據TIPS的規範要求逐一來比對並提供意見回覆。
接下來大家就準備要修改文件,並將公司新的規範公告出來,並著手開始填寫自評報告了。

坊間常見:單一顧問輔導之風險

一般坊間的顧問公司導入機制其實都是指定專門的顧問來協助企業。
也就是指定一位顧問加助理,去協助一家公司導入TIPS的制度。
那這個作業方式是顧問從頭到尾的輔導,這樣子的輔導服務對客戶坦白說就是有點運氣抽籤的感覺。
無論顧問的品質、或是顧問的經驗度,坦白說單一一位顧問的經驗都很有限,那他可能只有導入兩、三案的輔導經驗而已就被指派要接手你們家的案子了。
所以顧問他在經驗有限的狀況之下要全面去掌握企業他現在的制度,是真的很辛苦。
重點是他就算遇到企業導入有困難,他也很難找到人去做討論或者去找前輩學習,因為公司內部沒有其他的人知道這家企業的狀況。
所以顧問只能自己繼續悶著頭做下去,或者他讓企業繼續抱怨下去,變得大家都非常辛苦。
坊間的顧問假設是主顧問一位、助理好幾位的機制,我們常常會看到主顧問他的工作可能還會包含:
一、開發新客戶,去協同業務人員進行業務拜訪
二、教育訓練,因為主顧問最專業,當初你選擇這間顧問公司往往也是因為這個主顧問,所以有些公司的教育訓練課程是主顧問他會從頭到尾陪伴的
三、其它業務的執行等等

所以一般公司的主顧問通常都不是大家以為的PM專案經理的這個角色,他並不會跟著TIPS去做整個專案執行的導入,藉以掌握專案的現況。
反而比較像業務開發顧問的角色。
也就是說如果我們輔導顧問有需要跟客戶溝通的地方,或者是遇到困難要協調的地方,才會找上業務開發顧問。

新穎獨家:多類型顧問輔導之優點

新穎公司不一樣喔,新穎有將顧問分工成主導顧問、訪談顧問、程序記錄的審閱顧問、導入顧問及業務顧問等。
由業務顧問跟主顧問還有其他的顧問們去進行所有的制度規劃這個階段的作業,包含TIPS規劃作業期當中,所有的事項都要跟顧問一起來做確認,包含智財標的要去確保跟公司的營運目標有相關、要規劃出相關的權責單位去進行權責單位訪談的計畫,包含還有企業的智財政策目標擬訂以及教育訓練課程等等的這些安排,都是業務顧問必須逐一跟主顧問以及其他參與的顧問們一起會議進行,確定是否有如期完成的。
後續再讓主顧問去進行導入期的作業。

導入期業務顧問的全程參與,是為了要確保顧問們在輔導作業時跟客戶的溝通是沒有問題的。
尤其我們在規劃期階段,因為才剛開始,很多地方其實跟不同的公司配合有不同的工作氛圍或特質,都是需要業務顧問一起陪同交流的。
客戶會比較安心、業務顧問也比較能夠掌握每一家客戶跟顧問之間的一些輔導品質。
另外新穎公司還有設計剛剛說的總顧問機制,他會每一週主持所有顧問的會議,讓業務顧問這邊更了解各家公司導入狀況。
如果需要業務顧問協助,業務顧問同仁也可以隨時隨地支援,去輔導我們的顧問跟廠商之間的交流。
再者,因為廠商幾乎都是第一次參與TIPS導入,其實他們真的不太清楚所謂制度內容是很需要積極溝通討論的,所以其實權責單位的窗口非常重要喔,他們是各部門溝通的要角,所以業務顧問必須要確認各個權責單位的窗口對於這個部門相關的規範要了解清楚,這樣子對於我們未來去執行廠商推動TIPS制度,他的流暢性才會比較好。

新穎公司今年會做這樣子的調整,雖然要花費更多時間跟成本,但其實主要我們還是希望我們的客戶都能夠順利通過驗證,這個是我們對客戶的承諾,所以今年我們也跟公司說希望業務顧問在規劃期的時候能夠陪同作業,之後到驗證期大家才能夠有能力去確保每一個企業的驗證品質。
業務顧問跟新穎公司也比較不怕會對不起客戶。

客戶常常遇到的問題就是,對於TIPS的條款雖然有去上過自評的課程,輔導顧問也到公司做了簡單的基礎的培訓課程,但是對於內部的制度如何調整真的不知道要如何來著手。
所以他們內部討論完了也調整完制度,也都有請顧問來幫忙看,顧問都說:可以,你們公司的制度本來就是這樣,沒有問題。
但智財法務的朋友他本身往往會覺得不對。
這個就是因為我們前面說的,只有一位顧問或者是助理去專門輔導這個導入的問題,顧問經驗有限,能夠諮詢跟學習的機會不多。
所以他當然都說:可以、可以。
但是真的可以嗎?
跟大家舉個例子來說,我們在其他企業有聽過,公司一開始在選擇導入標的的時候,有些企業就希望我降低人力成本,所以他選擇導入TIPS的標的是商標,可是企業營運獲利來源不是商標啊,他在沒有自有商品的一個狀況之下,顧問公司也不懂得去建議企業說應該要更換標的,直接說:哦可以可以可以。
導致後面廠商在驗證的時候,他就沒有辦法跟他的營運目標做結合,這是嚴重疏失。
有一堆不適用的制度被建立了,可是根本沒辦法落實。
因為其他顧問公司頭到尾就是我們剛剛說一位顧問再加上助理去專門輔導導入的事宜。
顧問雖然說很清楚公司的狀況,同時他也會有一個很大的問題就是過度了解,因為太了解企業狀況了,會因此偏頗,很多TIPS規範要求的事項,顧問會順其自然認為:啊反正貴公司現況就是這樣。
他會忘記有一些應有的調整跟溝通的機制、或者是要再詳查其它管理系統的作業程序、建議管代或是一些相關權責單位在做備查的時候可以去跟委員解釋、或透過一些紀錄會議的方式補充。
這些都會讓他負責的客戶,在文件審查的階段遇到很多的困擾。

但上述這些問題其實都可以藉由不同的階段委以不同的顧問來做導入,一起協同作業,才能提供不同的意見跟看法。
讓企業在導入制度的部分能夠更堅實,避免影響我們企業驗證申請的品質。
新穎公司在不同的導入階段都會有不同的角色顧問協助配合。
舉例來說,可能是由主導顧問來負全部的責任,新穎的主導顧問經驗都超過十年以上,操盤過的案子超過數十件,各產業類型跟公司規模都有一定的經驗。
所以由主導顧問來對業務開發顧問做承諾,業務顧問可以比較安心、也比較對得起廠商。
當然主導顧問底下會有訪談顧問、程序記錄的審閱顧問以及各公司專屬的導入顧問。
業務開發顧問會跟這些顧問們一起參與訪談會議,這樣子整個團隊都可以更了解客戶公司的狀況。
後續大家就各司其職來做後續的專職服務。
所以各階段、各個顧問我們都可以提出對應的看法,同時其實主導顧問他必須掌握底下所有顧問團隊的進度與概況,並且針對每一家公司的每份文件瞭若指掌。
另外我們也透過系統的方式來管控所有的進度,每一次的會議紀錄會去麻煩廠商提供應有的相關文件之外,我們透過系統來記錄,每一個顧問都可以針對現在要補充跟調整的事項來逐一記錄,以及後續一些管理的部分。
也許各個顧問會有自己的看法,最後再由主顧問來做決定,並且提出來跟業務顧問做討論。

多類型顧問分工及作業方式

顧問的導入服務不僅需要專業的顧問輔導以外,更需要協助審閱企業內部現行的作業要點有沒有缺失,或者可以提點其他相關的進步之處。
所以新穎公司的顧問會涉入各家公司現況的管理辦法,並針對文件進行審閱,針對TIPS的規範風險節點進行建議跟調整,這部份是現在全體顧問正在積極進行的。
那同時我們也會隨時回饋給廠商,因為其實廠商常常要調整,或者新增某些作業規範、程序的時候,內部都要往返非常多次,這期間的往返其實對公司而言它都是成本。
我們也會建議廠商,如果其他單位相對不肯配合或者是有其它意見,也可以透過開會的方式讓我們顧問一起協同討論。
因為有些時候只是其他單位對於TIPS的制度要點不夠了解,所以沒有辦法接受建議而已。
或者是他有一些特殊的原因真的沒有配合執行,那這些其實顧問都可以給相關的這個建議的。

市場現象─顧問如何遴選

如果你選擇的輔導顧問經驗或專業度有限,會讓你公司多開上述的會議幾次,這個其實價差都超過公司內部的成本了。
有時候顧問公司在接案子的時候,開出來的滿足條件其實都是一樣的,像是會有教育訓練的基本時數、提供參考範本、甚至還可以代稿完成智財的計畫書或自評報告等等。
這些其實都讓我們客戶無從選擇,因為顧問公司都可以承諾。
而且從一次性的簡報過程之中,其實客戶一時之間也難以分辨顧問品質。對公司而言,難道真的只能用價格來決定一切了嗎?
其實現在的廠商他們需要的就是專業的服務,廠商如果沒有通過TIPS的驗證,很多客戶分享說他們可能法務長都要到董事會去罰站報告為什麼沒有通過。
所以其實現在的高階主管或是法務長他們特別去注意輔導顧問的品質,他們不會再只看價格的部份了。
那當然其實現行的市場在做TIPS導入的價差非常有限,因為這種高人力資源的投入其實都算得出來。
當有品質的顧問報價價格其實趨近一致性,剩下的其實就是少數顧問公司要搶占市場的這個問題了。

我們也要再度的重申,TIPS的制度的落實是要讓組織可以建立完善的智慧財產權管理制度,用以保護公司在市場營運上的最大自由化,這個部分非常的重要。
爭取市場營運自由度是每位企業主老闆在全球競爭的過程之中最大競爭力表現,我們非常希望透過政府不斷努力來推動TIPS政策,落實企業在營運上盡可能的來掌握智財的風險,以創造更有利的市場環境,強化每一家公司在市場上的競爭力。

下集主要將探討:七月份新穎公司舉辦的「TIPS自評稽核培訓線上課程」,三小時教你如何無痛完成TIPS自評報告。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

回到頂端