【TIPS系列報導】EP10─「導入期」大翻轉

【TIPS系列報導】EP10─「導入期」大翻轉

我們在上一集介紹到了在規劃期,我們需要依據公司的營運目標及智財管理目標來決定導入標的並確定權責單位。
導入期,是跨部門之間最容易產生嫌隙跟心結的時期,畢竟這個時期的會議特別多,每次各平行單位間吵到拍桌摔筆都是家常便飯。這時候如果能有專業第三方顧問團隊來協助調解並指派工作,其實往往可以快速推動時程進度。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. TIPS導入完整期程規劃建議
  2. 導入期重點1─訪談→分析現況→調整→分析落實狀況→公告
  3. 導入期重點2─聽取多方意見,討論調整方式
  4. 導入期重點3─跨部門的溝通協調
  5. 自評員培訓課程及內部教育訓練

TIPS導入完整期程規劃建議

上一次我們其實有告訴大家TIPS導入分四個階段,在這四個階段裡面包含規劃期、導入期、準備驗證期、以及驗證期。
一般我們會建議規劃期大概是兩個月的時間、導入期是三個月、準備驗證期兩個月,最後九月底送件之後,就是所謂的驗證期,主要是跟我們驗證單位也就是資策會的回覆作業有相關。這段時間大概會在九月到十二月。

像現在年初我們的廠商大概都已經審視完你未來要合作的顧問了,開始進入所謂的雙方合約簽訂、還有啟動會議作業。
過年前是我們比較建議的最佳時間點,那當然也有一些廠商會在更後面再去積極審視廠商。
我們通常會建議最慢的時間就是三月底前你就該決定配合顧問,不然會很容易影響後面的作業程序。
我想如果導入TIPS是一個公司的既定政策,還是建議你早點選擇顧問,這樣對於時間的壓力可以小很多,這也是給大家一些良心的建議。
通常顧問的報價就是一次性的專案報價,不會是因為你的導入期程長或是短報價會不一樣,所以你提早決定讓顧問先進入TIPS導入的作業,其實對廠商而言會是比較好的一個服務。

導入期重點1─訪談→分析現況→調整→分析落實狀況→公告

我們在導入期的時候第一個會進行教育訓練,這部分的教育訓練會分成不同的範圍跟不同的深度來進行。
第二個部分就是我們要深入訪談各個廠商它現行的作業跟TIPS規範辦法,是不是有一些沒有制度的部分、或者是它有制度了可是沒有實施;另外一種是其實沒有制度可是卻實施了。針對這兩種情況,顧問會進行相關的制度新增或調整。
這部分就是我們說的,常常會有跨部門溝通的會議,也是工作小組成員跟顧問最辛苦的時候。
那等到你完成相關辦法修訂之後,再進行所謂的制度公告。
所以這部分的作業期程我們建議大概保留三個月,這樣大家壓力才不會太大。

由於這階段主要就是在進行公司內部的制度管理辦法要跟TIPS的管理規範一致。
當然也有的顧問公司是選擇提供範本讓廠商自行調整,但樣本顧問的作法是我們不斷的重申不斷提醒的,你如果認為我只要符合TIPS規範,也就是把顧問提供的範本適度調整,可是你並沒有全面性去檢視它的合理性,這樣子的作業程序其實不會符合公司實際作業方法,等到你驗證階段各個委員在看公司文件,他們會全面性的檢視,就很容易落入企業整體制度不一致的問題,委員一定會看得出來。
到時候這個問題缺失還是會被提出,你還是要進行修改,這樣何必咧?

導入期重點2─聽取多方意見,討論調整方式

上一集我們有跟大家談到在規劃期的時候,會根據各個相關權責單位進行訪談,檢視組織內現在的做法,有哪一些是跟TIPS不符合的地方,或者是有問題的制度跟辦法,以此提出建議事項,並且去指導企業要如何去做調整跟處理。
這個建議常常會是跨部門要去溝通,或者是執行有一些整合上的問題。
所以在這個部分跨部門的會議是必須的。
當然這階段也是我們導入的核心,因為必須要針對不符合TIPS規範的部分進行辦法的調整跟最後的公告。
在辦法修訂的過程當中,廠商就必須要跟顧問之間經常性的溝通,隨時針對辦法去調整它的適切度。
不斷往返跟溝通之後再去確認說這些廠商它其實是可以達到TIPS規範的要求。
那這個時候其實顧問他的專業度跟熱情度是很重要的。

在導入期這個階段主要是針對廠商的作業辦法跟TIPS的規範制度有沒有一致性,針對它不符合條款我們一定會有需要新增跟修改的,那相對的,有一些相關部門的整合溝通,在多方討論及調整之後還是沒有辦法符合期待,因為廠商的作業方法就是這樣。
這種情況通常我們自己公司的顧問,我們可能就會派出兩三個顧問開始做諮詢。
就是把現在企業遇到的問題跟其他的顧問做詢問,討論看看有沒有其他的一些解決方式,多方交流。
有時候有客戶就會打電話說小薇:「我想問一下這個稽核,是要在稽核室去處理還是智財來做稽核?」
還會詢問我們說優點、缺點在哪裡。
才剛問完第一位顧問的意見之後,另一個顧問的電話又響起了,那問的內容跟第一位顧問一模一樣。
其實我們也會建議廠商如果你的顧問公司有兩、三位以上的顧問,你是可以這樣子來做一個諮詢的,多方諮詢找到共同點。
就像我們自己多位顧問討論完畢之後,我們也是會再跑去資策會驗證單位那邊去跟它做詢問。
去討論出一個可以讓大家做出配套措施的方式,主要是為了去協助企業有效達到TIPS規範的目的。

導入期重點3─跨部門的溝通協調

我們其實也要再跟大家強調,TIPS制度沒有要增加廠商作業的複雜度,而是希望廠商在智財管理的各個流程裡面可以有所謂的連結,讓整個權利化的流程管理串起來。
舉個例子來說,研發單位它會提出技術提案、智財單位它針對權利化評估會有它自己的流程、市場單位有它智財運用流程…每個單位都有各自智財相關的流程,拆開來看這個流程都沒有問題,可是重點就是它沒有所謂的連結性。
顧問其實在這個部分就要針對連結性的部分,提出所謂的建議,讓企業可以進行調整跟修改。
這就會需要跨部門的溝通協調。
我們要再一次重申,企業在權利化管理這個部份要全面去做一個檢視,不要單一個別來看。
所以顧問要如何去調整,要看每家廠商的情況而定。
所以在這個時候,我們很有可能文件的調整修改,針對單一部門開會就超過數十次。
為了內部整合的溝通協調,所有顧問要花費的心血就非常的多。
如果今天是公司的智財單位要跨部門去溝通協調,這些單位都是跟它一樣的平行單位,其他人怎麼會聽它的?
所以有時候真的會需要第三方顧問來去做整合協調,可以加速它的作業效率。

一般來說,顧問在一家公司投入的時數大概要三百小時以上,像新穎公司最後還會在結案的時候跟廠商報告我們整體輔導的過程、所有的合作紀錄跟時間,去提醒廠商說未來它有哪一些該注意的事項。
這是我們顧問服務的態度跟我們的品質。

自評員培訓課程及內部教育訓練

企業內部的同仁如果能到資策會進行自評員的教育訓練,當然是非常好的。
因為這樣會讓相關的同仁比較清楚TIPS規範的目的。
了解它相關的作業是非常有幫助的,但其實不是必需的。
如果企業是自行導入的,我們就會建議公司同仁一定要到資策會去受訓取得所謂自評員的資格,這是它的基本要件。
另外如果企業它有找外部的顧問來協助的話,到資策會受訓就不是所謂的必要條件了。
但我們一樣建議你可以規劃到資策會接受培訓,原因是因為可以跟資策會建立一些雙方關係。

如果企業透過自行導入來導入企業的TIPS,也有相關同仁到資策會去取得自評資格了,那資策會會提供相關的教具讓他回公司內部去做相關權責單位成員的培訓嗎?
資策會官方會有相關參考資料可以讓你做參考,但大家其實也很難去清楚了解它整個規範的定義。
尤其是要跟各部門去做溝通的時候,很難去說服其它部門配合,因為大家都不清楚TIPS的規範條文為什麼要這樣子規定。
這會引發我們後續在驗證的時候,驗證單位會要求我們需要做改善。
那這個改善我們就會覺得,根本無法達到或沒有辦法去做達成、也因此有可能會認為驗證單位找碴。
但這其實是因為企業它對於這個規範作業不清楚原因,這個其實也是我們一直在說為什麼你自行導入風險相對性比較大。
那這個時候就會建議去找專家顧問來做導入,才能降低這部分的一個風險。
因為企業的知識養成跟資源的投入確實相對有限,不像顧問公司是一個專業的團隊,擁有豐富的經驗來協助你在內部的TIPS的知識的推廣。
通常顧問當然是透過TIPS規範的教育訓練,讓全體參與的相關權責單位去建立智財觀念,讓工作小組的成員去了解TIPS各項辦法它的意義跟目的,並且要進行所謂的案例演示,這個都是非常重要的。
透過全體性的基礎教育訓練課程,讓參加的部門同仁更了解TIPS的規範,我想這也是導入TIPS非常重要而且基礎的工作。
如果這個工作你沒有做好,那就會很難落實所謂的TIPS制度。
當這個工作是企業內部的同仁來去做執行,而這個同仁他不是一個專業且專門在做這個TIPS導入的人,他只是被指派要負責這個工作事項而已,可是他要去進行這麼深層的教育訓練工作,對他而言也有壓力,你覺得這樣的工作他能勝任嗎?
專業的教育訓練確實是落實TIPS制度方向一致性的非常重要的宣導工作,這個部分也是導入TIPS關鍵成敗的要素之一。

下集主要將探討:TIPS導入─導入期「教育訓練」的重要性及訓練內容。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

回到頂端