【合約管理精髓】EP6─合約系統彈性調整設定

【合約管理精髓】EP5─合約管理新氣象

我們在上一集介紹到了並不是所有公司都適合直接將現成的流程管理系統(Flow)拿來管理公司合約。
合約/案件流程的管理,一般會從業務部門提出合約申請開始,經過部門主管簽核,再送往法務部門進行審閱,依據合約的類型、性質,也需要不同的會辦單位提供多方意見。上述這些流程若要建置在資訊系統內,有哪些應注意事項?
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 導入資訊系統強化TIPS驗證能量
  2. 合約/案件管理流程介紹
  3. 合約/案件管理各流程應注意事項
  4. 依據不同的合約類型設定自動化審核流程
  5. 合約報表是商業營運的重要管理情報

導入資訊系統強化TIPS驗證能量

去年已經導入TIPS制度系統的企業,或者是正打算申請TIPS驗證的公司,都希望能夠透過資訊化的作業把公司的制度標準化,並且確保落實,才能提升公司的作業效率。
重點是這樣申請TIPS驗證的時候,相關制度我們都已經建置在公司的作業流程當中,透過系統化的流程,可以自動保存其記錄智財的執行成果,那TIPS驗證作業就會比沒有資訊系統的廠商更容易通過。
如果你們公司要申請TIPS的驗證,資訊系統的導入肯定是必然的,因為在驗證的落實性是可以更加的被具體證明的,更加方便。
合約管理是一個專業企業裡頭的合約或案件的管理系統,它並不適合企業透過Flow系統或是文管系統甚至Excel系統來協助處理。
或許短期的使用是可以的,但是在長期,企業你如果真的要建立合約的案件、或者是合約本體自行管理的系統、甚至要申請TIPS的驗證,這些客製化的系統的使用性跟發展性是有一些限制的。
合約管理系統的權責單位主要其實是公司內部的法務部門,可是Flow跟文管系統一般來說權責單位都是資訊部門。
所以從權責管理單位的角度來看你就會很清楚的了解,法務它其實會把所謂的合約管理視成是企業風險管理的一環,那這個跟一般的簽核系統只是從作業流程面來看、來思考,出發點完全是不一樣的,思維邏輯也不同。
所以它需要更專業、專門的合約管理,才可以站在公司法務的需求跟角度來量身打造,否則它就是一般空有形式的流程管理及核決權限機制而已。

合約/案件管理流程介紹

合約案件的管理流程,一般來說我們會包含合約的起案、審閱流程、合約歸檔(包含合約續約週期的一些警示通知等等),以及可針對合約管理作業上增加一些便利性的加值功能。
這些加值功能主要是在表現合約管理的能量,我們建議至少要包含以下。
一、合約內文的比對:這個比對主要是針對說新舊合約,哪些條款文字它有做所謂的增、刪、修的這些細節。
二、全文的檢索:全文檢索最主要是要讓法務部門的人員可以在擬定新合約的時候去查詢我們曾經使用過哪一些合約條款。尤其是英文合約,這個功能可以節省我們很多擬約的時間。
三、手機版簽核功能:它其實主要是提供給高階主管可以隨時透過行動辦公的方式進行合約的審閱。

合約/案件管理各流程應注意事項

那一般來說合約會從業務部門提出合約申請開始,經過部門主管簽核之後,我們會送到法務主管這邊來進行合約內容的審閱,並提供法務的審閱意見。
一份合約除了所謂的法務審閱意見之外,其實不同的合約性質、類型,都會有不同的部門提供不同角度的審閱意見。
舉個例子來說,採購合約它需要財務部門確認相關的預算;技術相關合約它需要技術研發單位確認技術規格。
除了合約之外,有一些所謂公文函的部分,你也可以透過系統的方式進行一連串的管理。
這才是一個好的合約案件管理系統,可以依據合約的類型,定義合約固定的流程。
那你事先定義的這一份合約經過哪些單位審閱,在這個過程當中你還可以彈性的去臨時增加會辦人員,去收集合約不同面向的一個合約審閱意見。
那當然各單位提供的這些審核意見,最終我們就提供給最後核決主管,在參考了各方的意見之後他來決定他到底要不要簽屬這一份合約。
如此一來你可以提供健全又彈性的合約案件的管理作業流程。
一般的合約類型不同、審約的人也不同、會辦單位也不盡相同,在合約來說我們是可以依據不同的類型去指派不同的合約審閱流程。
比方說我們可能會有一些英文合約,這些英文合約它可以指派給專門負責英文合約的法務。
甚至我們集團內可以由不同的子公司的合約,特定透過某一些法務來進行做審閱,再指派不同的會辦單位提供審閱意見。
舉個例子來說像我們剛剛說的,集團法務通常要協助子公司提供合約審閱意見,在合約起案的時候我們就可以根據這些子公司的申請人他所屬的部門跟合約類型,去自動指派合約審閱人員跟他的財務審閱人員。
這樣就可以依申請人部門,把合約自動指派給對應的負責窗口。
那如果人員有異動的時候,我們還可以透過後端的管理功能去手動調整不同的部門別、不同的合約類型,去對應我們後面該如何去做合約審閱意見這件事情。
企業的審約機制,應該要規範到不同的合約類型、審約機制也應該不同。
透過資訊化的自動作業程序,它可以對應到我們公司合約類型的核決權限管理辦法,這樣就可以避免過多的法務人員的參與形成過度的干預,甚至造成人員的工作疏失。

依據不同的合約類型設定自動化審核流程

其實很多企業它都已經規範了依據不同的合約案件類型去對應不同的審約程序。
其中,不同的需求單位還包含說我們的用印保管單位可能也會不一樣、甚至有專屬的法務窗口藉由這樣的分工合作,讓每個人專注在特定的合約類型
去進行做審閱。
這可以加速我們所有的合約作業效率跟提供法務可以快速累積審約實力的機會。
最重要的是法務主管不用針對每個合約,我們要去考慮這個合約到底要分派給誰。
我們透過這樣的合約案件管理系統可以針對不同的案件類型,設給不同的審核流程跟預設的審約人,就會節省很多的人力成本,還可以增加所謂的這個工作效率。
合約管理,與時俱進,企業的進步性很高。

早期喔,我們有接觸過一位大公司的法務經理,他的工作都常常是在做合約的派案。
所以他常抱怨每週光是派案時間就花了他非常多的精力跟時間。
重點是還有非常多的緊急案件要處理,每件都是緊急案,讓他要緊急的處理臨時案。
但是業務到最後常常合約也都簽不回來,搞得所有的案子都卡在那裡,也使得他們部門績效不好。
最後他們公司就是導入合約管理系統,要來統計緊急案又簽不回來的案量有多少。
要讓高層知道他們部門其實都是在做急救火的工作,這個也影響到正常合約的簽署運行了。
這樣的狀況在企業會很常聽到,這就是為什麼我們會告訴大家說需要導入合約管理系統。
我們其實真的建議每一家企業都要進行合約管理的資訊化流程,要設計到核決權限的自動化,並且要有一個後端平台讓法務主管可以去調整各個案件的核決權限的能力,因為特殊狀況肯定要調整特殊權限,不要每一個案件都是由法務主管來進行做派案。
另外有一些特殊案件如果你都要找資訊單位直接進系統後端做調整,那就會影響到我們最後報表產出的忠實度呈現問題。
那這樣其實可以省去法務主管每天派案的問題,畢竟法務主管是公司的高級人力,用來派案倒不如公司去編點預算去導入系統會更有實質的效益。

合約報表是商業營運的重要管理情報

緊急案件這件事情其實在企業非常常見,
很多時候,案件承辦人會拖到最後一刻才做起案的動作,反正有「緊急案件」可以用。
可是這種緊急案件最後不一定接得下來,法務常常會因此被公司盯上,因為這影響到它的作業績效。
後來,我們公司就把所有的合約都上到合約管理系統裡面來,每個月統計報表下來之後就發現,業務部門的習慣最差。XD
公司就會要求我們調整這些工作的活動,避免影響到法務的作業。
壞習慣養成了,很多時候是非常難改的,最後只好下殺手鐧,就是限定每個月的緊急案件只有一個配額。
一開始我們也很不習慣,不過後來上軌道之後現在其實就非常的得心應手。
以主管的角度來說,按照這樣的程序來做之後比較能夠管控下面的這些業務的發展。
其實大家都是同事,尤其業務部門的目標就是要爭取公司最大的利益。
所以有時候業務主管看到報表結果,就更會去督促底下的成員要改善作業方法,避免造成法務的困擾。
因為其實法務部門最主要是要協助我們審閱合約的權益。
你犧牲了他們的時間,讓法務沒辦法幫我們公司做權益的把關,徒增它的作業流程只為了配合我們自己的業務,長期下來對公司的權益絕對不是最好的管控。
所以合約的相關報表產出,也會是重要的資訊情報之一。

下集主要將探討:合約權限不可能設定完後就不再異動,系統具備彈性調整各種設定的能力其實非常重要。
也歡迎來我們的官網部落格看看,了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。

若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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