【如何實現專利管理】EP10─申請、取得專利流程(2)

我們在上一集介紹到了無論專利分類盤點、各國專利申請流程的定義或費用支出統計等等,每一步都是學問。
詳解專利申請/取得流程三大重點!(1)彈性的流程定義需求、(2)自動觸發的多國事件警示、(3)從源頭開始執行的專利分類盤點。資訊系統的輔助可以讓專利的管理不因人而異,維持公司專利管理品質,提升智財部門作業效率。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 【重點一】專利申請/取得流程彈性定義
  2. 事務所無法協助的部分
  3. 【重點二】專利申請/取得流程事件觸發
  4. 【重點三】專利申請/取得分類機制
  5. TIPS制度規範─分類議題

【重點一】專利申請/取得流程彈性定義

一開始我們舉個例子說明一下公司的流程定義要規範到什麼樣子的程度才是最理想的。
上集有跟大家介紹到專利申請程序可以依據各國的法規還有企業的內規而有所不同,而EPS系統當中透過流程狀態定義功能,可以設定各國專利申請的管制作業流程。
舉例來說台灣的專利流程,例如未申請前包含專利訪談、校稿程序;申請中包含送件事務所、送申請、初審、複審的程序;那以及專利獲證、專利舉發;或行政救濟等等的爭議程序;最後就是專利的放棄程序。
在每個程序作業中可以依據各國的法規來設定法定期限以及自動警示通知的信件。
舉例來說台灣專利送申請後,從申請日起算三年內必須提出這個實體審查,否則就會被視為撤回。
因此對企業來說就可以在申請中的初審程序新增一個叫做「提出實審截止日」的事件,在事件中我們可以設定計算法定期限的日期是申請日起算三年,警示日期可以在法定期限前一個月通知對象,包含專利工程師、專利管理師以及程序負責人員,也可以手動輸入其他要警示通知的對象。
這些有提出實審截止日的專利,就會依據這個設定在法定期限到期日前一個月透過電子郵件通知這些人員進行評估跟執行了。
企業的管理者可以針對公司的程序流程自行彈性設定。
另外也有警示通知的機制,企業可以彈性設定個別的程序流程,包括我們可以依據專利法規的要求在法定期限到期日前通知處理人員提出申請或者是意見回覆。
我們也可以依據企業內部規定的期限,舉例來說在法定期限到期日前一周或者是十天提前通知負責人員。
這些警示通知都可以藉由流程定義功能來事先設定。
我們也會建議通知的對象其實可以多設定幾個人喔,因為專利生命週期其實非常的長,除了案件程序負責人之外還可以通知包含負責這個案子的專利管理師還有專利工程師等等,大家都可以互相提醒。

事務所無法協助的部分

也許會有朋友覺得,上面這些不就是事務所會通知我們的事項嗎?
當然事務所通常會協助提醒,可是這些重要的法定期限到期日依靠外部單位管理真的好嗎?
我們也曾經有聽說過有些事務所它可能因為資訊系統沒有管理得當,或者是電子信件可能被當成是垃圾郵件,所以導致企業漏掉了這些法定期限的到期日,結果就是需要另外再提出這個延展申請或者是補繳這個逾期費。
有的企業甚至是到了延展跟補繳的期限都過期了才發現這件事情,那最後的結果就是這個專利也失效了,其實真的很可惜。
我們也要幫事務所抱屈一下,事務所其實也沒有額外去收取專利維護管理的費用,既然是免費的服務,當然不需要負責追蹤企業對每個程序的決策結果。
所以企業真的要好好思考,委託事務所全權處理這件事情到底合適不合適。
而且專利申請跟維護歷程中除了官方的法定期限要管控之外,還有包含企業內部的管理的管制期限,舉例來說像是提案技術的內部審查的期限、發明人改稿的期限、甚至是專利獲證後發放獲證獎金的處理期限等,這些就沒有辦法委託外部事務所來代管了。
所以自行建立一套專利管理系統來掌握我們整個專利申請維護歷程中各個事件的期程跟處理的結果,才能夠有效運用專利維護企業的營運活動。
企業投資一個專利技術所耗費的研發成本絕對比一套系統的產品的費用高,所以使用可信賴度高的產品來維持專利的工作真的是企業經營的趨勢。

系統可以讓我們預先設定事件的到期通知日期,到期日前就可以提前通知案件負責人,待辦事項也會清楚的列出案件的專利名稱、待辦事件的描述,我們可以再進一步點選提案編號,就可以進入系統查看這一筆案件的相關資料,包含附件檔案、或是它的前後歷程,以追蹤每個案件的處理進度。
這是非常貼心好用的提醒功能,分享給大家。

【重點二】專利申請/取得流程事件觸發

我們在上集也有提到整個專利申請的取得流程的裡頭,有一個事件觸發。
這個事件觸發功能也是我們EPS的獨家功能喔!
它堪稱EPS可以降低客製量的秘密武器。簡單來說我們可以在系統中設定專利流程的執行脈絡,也就是說當某個事件發生的時候系統會自動觸發下一個事件的處理,並且去通知這個事件的負責人員,當然主管他也可以隨時來追蹤案件的目前進度。
就像畫面上這樣,當台灣案收到核駁通知書時我們就會在台灣案新增一筆再審核駁通知的事件,按下確定新增按鈕後,系統會自動跳出一個訊息,告訴我們這個再審核駁通知的事件將自動觸發美國案的Apply IDS事件。
按下確定後我們再往上查看,同一個提案下的美國案就自動產生了一筆Apply IDS事件,裡面法定期限已經自動設定成事件開始日起六個月的日期,警示通知對象也一併自動指派完成了。
這是因為我們在流程狀態定義功能已經事先定義了美國的IDS程序,也就是當指定優先權的母案在原優先權申請國被核駁的時候,必須提交IDS,也就是Information Disclosure Statement,即專利資訊揭露聲明程序。
所以當處理台灣案的專利管理師,將資料記錄在EPS系統上的時候,就會自動觸發並且通知負責美國案的專利工程師接續來處理後續的作業。
這樣子透過簡單的設定,就可以幫助企業落實專利管理作業程序,最重要的是資訊系統可以輔助專利管理師將繁複而且不同的各國的專利申請流程做到自動化,就好像多了半個程序管制機器人一樣。

將這些作業程序系統化的好處是重要的作業流程跟通知可以由系統自動觸發主動提醒,而且它可以遵循一致的處理流程來落實,不會因人而異,就算是新進同仁也可以很快上手。
更重要的是所有的紀錄都可以保存在系統中,對於日後公司如果要驗證TIPS或ISO的時候,還是可以隨時調閱這些紀錄文件,不需要再花額外的人力來整理。
有了統一的建檔規則,既省時又有效率,智財部門經理也再也不用擔心專利管理師離職的問題了。
透過了整個流程的定義、警示的通知以及自動的觸發機制,確實是可以將專利管理做的非常美好,不過在這樣詳細的流程管理裡頭,國內企業還有一些成長空間,所以我們真的建議可以透過資訊系統才能降低專利管理的負擔,也才能建立一致性的管理作業。
如果現在企業沒有這樣子的流程管理也沒有非常豐富的人力資源的話,我們真心推薦EPS系統,這些基本的設定流程EPS都有喔,企業引進之後再自行調整就可以了。

【重點三】專利申請/取得分類機制

在專利申請/取得的過程之中為什麼要進行分類?
專利是需要定期盤點跟分類的,就像企業會定期盤點資產目錄清冊一樣,把公司內有價值的資產像生產設備、實驗器材、電腦等等建立盤點表,並且列出這些資產是哪個部門或者是由哪個研發專案來保管。
而專利是企業最重要的無形資產,所以當然也需要定期盤點專利,甚至進行分類 評估這個專利技術是否可以用在某個製程或者是產品上。
再舉個例子,國家的軍事武力也會定期盤點,以了解目前有幾架飛機?飛機的用途是補給型、偵查型還是攻擊型?
專利也可以視為企業的裝備戰力,所以也需要對專利技術的威脅性或者是戰略用途定期分類盤點。
定期的目的是因為隨著技術市場的改變,舊的專利武器可能會被新式武器所取代,所以需要定期重新評估它的維護價值。
企業也一樣啊!企業的資產,包含機器設備、公務車、甚至專案執行的人力資源等等,也需要定期盤點確認機器的使用年限。
公務車的行駛里程數、專案人力的投入工時等等,讓企業評估資產的維護效益,才能確認我們是不是要增加採購繼續租賃,還是加派或縮減人力來維持營運。
所以依據資產的類別、特性,我們可以考慮有不同的分類類型來幫助公司依據這些分類情報,並做出正確的決策。

專利也是。
專利的基本分類:發明、新型、設計,它其實只是專利的權利屬性而已,這個分類沒有辦法幫我們去了解到這個專利的傷害值有多大?或者是它的血量有多高?可以對抗哪個敵人?或是保護哪個產品?
那我們就可以改從每一件專利它可以應用的產品分類,來評估它的專利價值是高還是中還是低,甚至技術的用途是攻擊、防禦、還是只是增加企業孔武有力的形象?
藉此來確定我們呢是不是有足夠的專利武器,跟其他公司的武力相比能不能確實保護我們的營運目標來最大化我們的市場營運的自由度。
對於一般公司而言盤點技術項目的應用範圍或者是這個技術的分類,確實要花費很多心力。
但是你現在不開始,你的財產就好像散落在公司各個角落一樣。
俗話說的好:「Never too late to do the right thing:補救永遠不嫌晚」
建議可以先從手邊新申請的專利開始盤點評估,在專利提案申請的時候就請發明人提供這些技術可以應用在哪些產品、我們優於業界現有技術的優勢又是什麼?
因為發明人才是真正了解這項技術的人員 ,在提案當下就進行資料的分類、歸類是最正確最有效率,而且最容易就可以達到的。
新申請的專利完成盤點之後,再接下來我們就可以請發明人回溯,把他自己的專利進行一個盤點。
再後呢,我們就可以再針對發明人已經離職或者是公司已經超過十年的專利案件,我們可以請該部門來指派技術工程師 ,就技術性跟應用性進行評估,也許我們最後的評估結果是這項技術已經逐步淘汰、應該淘汰掉,那其實也可以順便幫公司再節省一筆專利維護費用。
甚至專利也許自己用不到,但是對其他人來說是有價值的,也可以考慮授權或轉讓給別人,那也還可以靠專利來賺錢。
專利的應用價值確實要靠盤點分類來進行決策。
所以在這裡也建議大家,在專利申請階段的系統規劃的時候就要具有在提案技術要進行分類的功能,以利於公司將來在爭訟案件的處理或資產的盤點需求等,都能夠快速的來掌握我們的防護機制作業。
在申請階段由發明人提供分類是最省時省力的方式,而且盤點機制如果可以配合企業的研發方向,或者是這個競爭策略當然就可以確保企業產品的營運的保護力喔,千萬不要等到哪一天面臨侵權訴訟的時候,才開始盤點我們有哪些專利有用。
這個時候才發現我們每年好像都繳了大把的專利申請維護費用、但是保護力都不到位?

目前的市場競爭已經是全球化的競爭態勢,商場如戰場孫子兵法有云:軍無輜重則亡,無糧食則亡,無委積則亡。
以前打仗是比物力、財力、人力,現在的技術市場,除了財力之外也更重視這個專利訴訟戰。
控制關鍵資源就能控制整個戰局的成敗,透過專利訴訟以戰逼合,它的目的可能是為了獲取專利授權金 、有的時候更可能是為了取得一席董事,進入你的公司。
這些都是真實發生過的商戰案例喔,大家真的要小心智財風險的議題。

TIPS制度規範─分類議題

另外有關於分類的議題,在這個部分我們TIPS的規範裡頭要求我們要做到什麼程度呢?
這一集有提到的專利盤點及分類,也是TIPS盤點分類所規範的:組織應就所擁有的智財進行分類、建立清單或資料庫,並定期更新且維持其紀錄。
公司可以依據公司的產品及營運策略,來研擬要從哪些面項來進行盤點分類。
也才能落實智財目標與公司營運活動及研發目標相結合。
比方說我想向老闆報告我們的專利軍火庫內有多少防禦型專利飛彈的數量、有幾台專利戰鬥機的數量,會比跟他說我們今年總共要花多少錢在專利申請跟維護會更有價值。
我想這才是老闆真正想聽到的工作成果。
若是想保護我們公司的營運活動,甚至要強化我們在市場上的競爭力,那就要做到專利的分類盤點。
專利的分類盤點可以創造公司在市場經營的活動情報資訊。
分類盤點最佳時間點可能在十年前,如果當時企業你還沒有做,那現在是最好的選擇。
同時針對過往的專利分類如果有困難的話,建議你可以跟你的系統導入顧問做個諮詢,如何將它逐步建立起來整個機制。

下集主要將探討:光是專利管理系統中,專利資料要記錄到哪些欄位,都是20年來的血淚教訓以及經驗累積…這些重要情報,就讓我們不藏私全部公開給你!
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