【如何實現專利管理】EP9─申請、取得專利流程(1)

我們在上一集介紹到了以紙本作業執行權力化評估可能發生的問題,以及更改為電子化作業時應留意的細節。
在專利的申請與取得流程中,大部分的企業早已習慣委由事務所全權處理,但其實,事務所只能幫一半,剩下的一半你得自己來。舉凡一開始技術提案分類、延伸到該篇專利的分類盤點、各國專利申請流程的定義、優先權資料、費用支出統計等等,每一步都是學問。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 專利申請作業切忌全權委由事務所處理
  2. 企業與事務所的最佳分工方式
  3. 資訊系統應包含的九大專利申請功能
  4. 專利申請流程定義難題
  5. 為何你不該自行開發資訊系統

專利申請作業切忌全權委由事務所處理

目前國內在企業的專利申請幾乎都是委託外部的事務所來撰寫或申請,不過我們很清楚事務所內部也有一個程序的管理系統,主要就是用來通知企業的相關作業還有需要注意的程序。
這部分是不是專利申請量不多的企業就可以不用建置內部的管理系統了呢?
我們前幾集有提到,有些企業把專利視為行政庶務,認為專利申請作業就只要全權委託事務所代辦就好,所以企業內部沒有專門的資訊系統來管理。
單單只透過事務所通知相關的作業時程,把專利看成是束之高閣的高級文宣品,一張張的專利證書就只是績效上面的的一個數字而已。
但是專利的利用性不能只是這樣,安捏A出代誌欸!
專利申請的目的是讓企業真正落實營運自由,依據組織的研發策略制定專利申請策略,定期進行專利盤點才能讓企業的研發成果擁有完整的智權保護,讓企業真正降低侵害別人或者是被別人侵害的營運風險。
這個在TIPS跟ISO 的智慧財產管理制度裡面都有相關的規範喔!
所以如果企業沒有定期盤點自己的專利,就只是被動的等事務所通知繳費跟答辯,那麼申請專利的目的就不是為了保障企業的技術,我們就只能說他只是花大錢買一張紙而已,太可惜了。
萬一企業面臨侵權的訴訟、糾紛,都要打仗了才開始問各個事務所說:欸請問一下我們家的哪一些專利是有效的啊?= =”
甚至讓事務所也會覺得:欸你只付了我專利申請服務費耶…我沒有跟你收其他管理費用,要不要再另外來談談訴訟服務吧?
我們不可能跟別人買了武器又跟他說,我的維護費用我都會繳,那我武器也直接放在你那兒好了,有任何狀況你再通知,我們公司內部只用Excel或者是什麼其他的作業管理系統來輔導來幫助,記錄各個武器是甚麼樣式而已。
這在企業內部是不可以這樣的!

企業與事務所的最佳分工方式

專利的申請之後一定要自己進行管理,千萬不要把寶貴的資源放在別人家,沒有定期來盤點這一些專利的資源,又如何談到維護市場營運的自由度呢?
而且像我們前面提到,如果我們沒有自行盤點專利,就等於是高度依賴原先服務的事務所。
像剛剛提到的案例,當我們面臨侵權訴訟的時候,如果老闆想要找一個專門打訴訟的律師,我們這時候就會發現:欸我沒有我們的專利清單耶…
我找的這個事務所它也沒有我的專利清單,那仗要怎麼打啊?
所以我們也觀察到有越來越多的企業,只會將專利申請撰稿或是申覆答辯的這個撰稿作業委託給事務所服務,針對專利取證跟維護改由企業自行來處理。
或者是像年費繳納,就可以整批委託給專門負責繳年費的事務所來服務,企業就可以專注在盤點專利清單上面。
這樣就可以大大節省很多專利的維護服務費,才能進一步的把我們的專利產品來進行連結,做到真正的智權戰略運用,這樣的轉變對於企業的成長還有整個環境都是最好的狀態。

資訊系統應包含的九大專利申請功能

在專利申請功能上至少要有的一些功能:
一、技術提案流程
這個就是一般專利管理系統最基礎的功能,也就是讓發明人可以透過線上來進行技術提案。
二、技術評審的管理
就是我們前幾集介紹的線上評審委員會的功能。
這也是我們系統的獨家功能,他可以在這個過程當中去紀錄我們的技術,來評估是不是可以申請專利的一個流程,這非常重要。
三、專利申請流程
這些技術我們要到哪些國家去做專利的申請?
我們可以透過流程定義來彈性管理各個國家的流程。
定義正確的流程是很重要的,這是核心的功能喔!
四、專利分類盤點
這也是很基礎的,透過盤點專利並且給予分類。
比方說我們可以定義這篇專利它的價值、或是他可以應用在公司的哪一些產品上的分類資訊,就可以提供我們後面的一些相關的決策跟運用。
五、事務所的管理
因為我們其實可能會同時找很多不同的事務所來合作,如果透過有一個清楚的管理功能,我們才可以知道這件專利的申請是找哪一家事務所、那件專利的年費或是訴訟又是找哪一家事務所。
六、優先權跟引證資料
因為我們會到全球各地去做專利的申請,我們要如何知道這個美國案它所引用的這個優先權的母案是哪一個國家?
可以透過專利家族的關聯性,把各國的這個優先權的主張關係清楚的界定,也可以包含專利引證的這個文獻資料也都可以記錄在這個功能當中。
七、事件留存觸發功能
我們可以透過流程的觸發程序,來清楚界定當A程序發生的同時B程序可以接續著處理。
這就可以透過我們的事件留存觸發功能來加以設定。
八、各種法定期限到期日跟警示通知
專利的申請過程當中會產生各種各樣的事件,每個事件可能都會有法定期限。
比方說申請答辯的法定期限、專利年費的繳交的法定期限、甚至公司內部自己的管制期限。
比方說我們期望發明人他的交稿的期限等等,這些都可以透過警示通知來做一個提醒。
九、專利全部的支出費用
專利會產生各式各樣的費用,包含像專利申請的費用、事務所的服務費、專利的年費等。
甚至我們要發放給發明人的獎勵金等等,也可以透過系統來很快的統計。
以上這些功能都是專利申請取得的基本功能,也是新穎公司EPS的產品特色,提供給大家參考。
上述每個功能都有它管理上的目的,有機會再跟大家細部說明。
這些功能都是我們公司這二十年來自行研發的專利管理系統EPS的重點特色,融合企業的需求還有我們自己在專利管理輔導業務的深入研究,不斷的優化跟改版所形成的產品。
老王賣瓜一下,EPS絕對打破天下無敵手,是國內目前最完整的專利管理產品。

專利申請流程定義難題

整個專利的申請流程的定義,因為這個部分是專利管理的核心命脈。
是不是在這個流程定義裡頭就可以規範我們公司在整個專利的申請提案的類別、或者是到全球各國的整個程序作業呢?
因為大部分的公司對於各國的程序流程都不太相同,這確實是專利管理在系統開發上所面臨的最大的難題。
因為每家公司有各自不同對於專利提案申請的要求,而且專利會到不同國家去作申請,每個國家的專利申請法規跟流程也都不同,再加上專利維護時間很長,在維護期間各國的法規也有可能會修法,甚至不同的法務長或是智權部門主管對於管理風格上的要求也都不同,專利申請的作業程序就需要跟著一起變動。
資訊系統要如何因應跟調整讓公司可以彈性管控,這個就是重點了。
新穎公司的EPS專利管理系統中,就提供了彈性的流程狀態定義功能,可以依據各國法規或公司內規事先設定作業流程。

像畫面這樣,台灣的專利申請流程有送件、申請、初審、再審…等這些作業程序,像裡面的初審就可以再細部定義,包含有提出實審、初審核駁審定通知、以及答辯等作業程序,定義完成之後,我們公司在台灣案的申請作業就可以跟隨這個設定的流程來執行,不會因為不同程序人員不同而有不同的名稱定義,或者是會漏掉紀錄。

這部分是開放給管理者來自行定義的,不是寫死在系統上的。
新穎公司所設計的系統,管理者是可以透過系統的後台自行調整流程定義的,讓管理作業可以依循法規跟內部的管理風格來動態調整,這樣就可以省去很多系統客製開發的費用。
資訊系統我們還是建議最好能有專業的服務廠商在背後提供支援,會比較安心。
套裝軟體沒有辦法百分之百滿足所有公司各式的管理需求,雖然我們還是有很多上市櫃公司他們其實也是百分之百零客製導入啦,但我們也會建議可以先引進EPS的標準套裝軟體的產品之後,參考其他企業他們的執行流程,再來考慮公司是否有一些個別的管理上的需求,最後再決定我們是要改內規、還是真的需要開發客製功能來滿足企業的需求。
那因為EPS系統是新穎公司獨立開發,所以在服務上一定都是做好做滿。

為何你不該自行開發資訊系統

另外有關於申請跟取得專利的整個流程狀態,如果你們公司的規模不大,制度也剛開始在起步,雖然有很多專利不過早期都放在事務所那裏、或者是我們公司用簡單的Excel來管理,我們的第一個建議是千萬不要自己開發資訊系統。
因為專利管理系統的開發人員通常不會了解這個專利的屬性跟專利的複雜的整個各國的申請流程,我們光是請IP同仁跟IT資訊部門的人員開會、溝通專利申請流程、或者是讓他了解不同國家的專利生命週期裡面又涉及哪些流程狀態定義,就會花費IT同仁很多時間了。
萬一有一條規則沒有列清楚,或者是系統開發完法規剛好也改了修法了,但系統還沒上線,可能這個系統規格又要面臨大幅修改,這樣資訊人員是會森七七的。XD
重點是IP人員他也需要花很多人力在測試新系統的漏洞。
所以我們常常會遇見決定自行開發系統的客戶,他們可能會在三年後又會再回頭來找我們來購買套裝軟體。
因為自行開發的成本跟失敗率真的很高又耗費時間。

引進EPS系統的好處,還包含我們會幫忙將原本保管在事務所或者是企業內部Excel裡面的舊專利資料,一口氣轉到新系統裡面。
專利管理系統可以無縫接軌。
企業內部的智權同仁就可以把在時間花在對企業更意義的工作上面。
我們是身經百戰的資料分析人員,所以也會讓客戶可以放心地把這些專利資料交給我們。
一般不了解專利作業程序的資訊公司,就很難提供這項類似的服務。

術業有專攻,我們專利管理系統不僅僅只是一個資訊的管理系統,裡頭更涵蓋了各國在專利作業程序的相關規範。
所以如果各國的程序弄不清楚,其實你是很難自行開發的。
現在已經有非常專業的產品在提供你服務的時候,同時就你的資料記錄開始幫你做資料的分析、整理出來貴公司在各國、或者是各案件類型的管理上的作業程序,並且將它設定好,讓你在系統上線的時候,資訊流程的處理上已經有完整的制度流程在運行作業。
後續如果你就不足之處想要調整的地方,你可以再自行調整流程定義就可以了。

下集主要將探討:專利需要的「盤點」,不是把清單丟去Excel製成表就行,詳解專利申請與取得重點流程定義及應注意事項。
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