我們在上一集介紹到合約可以「怎麼做」、「如何管理」就能滿足TIPS要求。
看過來看過來，合約機密要這樣管理！合約的「機密標示」和「接觸紀錄」絕對不能少，有了ECS就有了合約機密防線，完全為你安全把關！
現在正值TIPS的實地審查驗證時間，在忙的焦頭爛額的情況下，現在還是要請您喝杯咖啡，輕鬆一下，無論是您審查的結果如何？明年可能也都還需要面臨自評稽核的考驗，以及TIPS的再驗。既然他是長期的制度導入，公司您是不是應該要導入資訊系統，讓內部的作業制度穩定，並且產出品質具一致性，這不僅可以提升組織的制度擴散效果，對於內部的定期稽核作業，或是申請TIPS的驗證等，都是最穩定，且最具效益性的方式哦！
合約機密標示→好重要！
今天我們要跟您談是關於法務的合約在TIPS制度導入中，現行最讓法務最害怕委員深入查驗的部分是那些？面對這些制度要求，企業您有應該可以如何應對？這集對於要導入TIPS制度的廠商朋友，在合約管理在的要求，絕對是滿滿的乾貨應用。
今天要探討的是，關於現在法務部門的合約，在TIPS要求上，最普遍性的管理議題，當然是合約的機密標示！合約內涵非常多的交易內容，這幾乎都是機密文件，一定要進行標示。同時，使用也要有紀錄跟歸還紀錄。ECS合約管理系統已經整理完成了，將有生命的合約都進行標示還有儲放位置的管理了。而且，在合約檔名的要求，以及儲存檔案浮水印的製作，都已經齊備了。
最近，我們在合約管理系統ECS上還有一個新的規劃，就是現行提案的合約，可以直接預設機密等級，當任何人在合約審查過程中，有下載文件時，我們不僅有儲存下載的logo紀錄以外，還會在合約的文件上標示「機密等級」等字樣，讓任何有機會接觸到這份尚未用印的合約文件使用者，都清楚知道這是機密文件，需要進行機密文件的使用管理機制，也就是在合約簽署的過程之中，就標示「機密字樣」了。合約在簽屬過程中就必須要進行機密管理了，這也是我們TIPS的要求規範喔！
合約接觸紀錄→全都列！
在TIPS822 機密管理的8.2.2.1就有要求「組織應建立並維持適當之機密管制程序，其措施應包括：(A)人員管制：界定有接觸組織相關機密之人員，並設定不同機密等級之接觸權限」。這是針對「人員管制」，所以要針對員工的權責跟職能，針對機密等級設定不同的接觸權限。
當然，所有的接觸都要保留紀錄，要針對人、事、時、地、物進行紀錄，所以我們的合約就有提供相關的logo紀錄啊！甚麼人、甚麼事、甚麼時間點都標示的清清楚楚、地-當然就是透過我們的系統，以及接觸的合約文件，物-ECS都會幫您紀錄完善，驗證委員來，直接展示就可以了哦！這些企業內部的合約資料，是攸關組織的交易紀錄與合作內容，都是屬於機密範圍，不得不保護的。一般公司是會分機密等級的，分級方式可能是依合約類型，或是價金等等的條件，廠商依內規辦理。
ECS在合約的機密等級作法是，您提案上來的起案文件就會自動帶入機密標示，提醒在合約審查過程之中，標示出這是一份機密的合約，無論是會辦單位，或是相關的審查人員都要特別注意使用管理的問題，列印出來要記得銷毀，或是離開的時候，要放到抽屜等等。接續，當法務收到合約時，就會決定這份合約的機密等級是否需要調整，如有需要調整，再行後續處理等等的作業。
另外，我們ECS系統，所有的使用頁面都已經標示「機密」字樣，所以所有使用者進入，都應該邀遵循公司的機密管理制度運行。此外，合約要進行調閱，在ECS也可以進行相關的調閱申請，我們ECS也有針對合約進行調閱的服務功能，需求者可以針對合約進行調閱申請提案，同時後端也會有紀錄相關的使用等等，這部分都是符合機密管理的需求，也是符合TIPS的規範。
TIPS合約相關條款要過關→導ECS！
除了合約的機密標示是審查委員一定會要求的以外，還有TIPS8.2.3也是一定會審查的議題，這部分也是廠商相對難準備的資料，而委員也一定會要求的條文。
8.2.3跟智財取得、保護、維護與運用有影響的合約，都要有保密協定與權利歸屬議題。這部分委員一定會抽驗，廠商當然會準備文件，但是如果沒有一個系統一致性的落實，其實廠商也容易東漏西露的，這是很常見的問題。那麼當有資訊系統的導入就有一個制度落實的肯定，不會因人而異。並且一定會有紀錄進行管理。 這部分ECS就直接在相關跟智財有關的合約類型，這裏就會針對保密協定與權利歸屬，甚至不侵權的擔保條款進行審閱，並且可以有紀錄產出，委員驗證時非常方便。這對我們ECS的廠商，問題不大，通常這部分是安全的。所以8.2.3對有導入ECS系統的廠商，肯定過關。
ECS是新穎公司的TIPS專家顧問不斷的在輔導過程之中，提出可以應用於系統中，強化內部合約管理效益的，並且滿足TIPS的規範。在TIPS7.3.1溝通管理顧問也建議我們ECS系統應該要新增有有「公告資訊服務」以及「FAQ園地」來即時反饋溝通資訊；TIPS7.3.2智財諮詢我們ECS系統也做了「諮詢園地功能」來服務相關的智財法律資訊；以及TIPS7.4.1文件化的最新表單、辦法等的下載連結，這些都是顧問在輔導經驗中，建議ECS系統針對合約的管理加值之處，跟法務有關的相關條款，都差不多了嘛！
Q：關於合約的諮詢園地或是公告資訊等等，有些企業已經有法務智財園地了，在這裡還需要公告嗎？
我們的廠商大部分也是希望法務的資訊園地是獨立，不希望被洗板等等。或是有更多的廠商是根本沒有法務智財園地，是跟公司的內部園地並用，傳遞效果就更小了。那驗證是不是就很辛苦，委員肯定會有疑慮，這些訊息真的可以讓公司同仁知道嗎？而你又得要提出證據解釋。所以，針對一些法務智財議題要資訊，透過公司內部公用的園地，真的不太適合。有獨立的諮詢園地或是公告園地，資訊的布達或是相關的服務都會比較即時，訊息反饋更單一性啦！重點是，驗證或是稽核的時候，大家都方便作業，抽驗就可以了，委員一看就知道有在落實了！
ECS整合docusign→省大把鈔票
合約電子簽章已經是趨勢，國外合約現在一般都已經是使用電子簽章了，這樣作業效率才快，而且效果很好。
如果是用紙本合約，光是合約印出來的成本，送到收發去郵寄，或是送到用印單位去用印，用印結果也不太清楚，所以常常會打電話詢問對方用印情況，非常不方便，而且成本也很高啊！都是人工再作業。不只這樣，雙方用印合約收到了以後，還要進行合約掃描作業，再放到ECS的結案歸檔流程，這都是後續的人工作業成本，這些成本李李勾勾也要個18、19萬啊！
使用docusign的電子簽章，合約500份每年費用不過9萬元！我們ECS已經跟docusign的電子簽章整合了，所以這部分相關人工的作業處理，都可以免除了，重點是合約的簽署用印都可以隨時掌握，提升合約的管理品質。
總結
ECS已經整合docusign電子簽章，docusign每年500份合約的用印簽署，大概就是9萬塊，這可以大大節省企業您再合約用印的人工作業成本，根據我們初步的計算，每年至少可以省去19萬的合約作業成本，這對企業而言，絕對應該要斤斤計較的地方，而且他是更可以加值企業合約管理的品質，這更是企業您應該要多加思考之處。
同時，小薇也跟我們提到，合約的機密管理、以及保密與權利歸屬等規範，ECS系統統統都已經規劃良善，讓法務單位在稽核或是驗證TIPS相關制度時，可以更快速，更無疑慮的讓委員知道貴公司確實是有落實執行的。
下集主要將探討：如何提升合約的管理品質。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
