【如何實現專利管理】EP16─管理各國專利作業程序,看這裡

我們在上一集介紹到了企業應該進行專利盤點分類,讓專利技術部署更加縝密,以鞏固專利布局網。各國的專利申請或維護程序都不盡相同,還會有台灣案更新狀態後需要通知美國IDS等的作業程序議題。若是公司採用人工管理、或不同國家的專利讓不同的承辦人處理,就有可能發生重要程序事件因為人工疏失而遺漏的情形。

  1. 專利申請與維護記錄管理的重要性
  2. 為何不建議將專利申請維護作業交給事務所代管
  3. 依據各國的專利程序建立管理流程
  4. 評估資訊軟體時,應優先考量更長期的維運客製能力
  5. 許多軟體工具已被淘汰,EPS卻仍屹立不搖超過20年

專利申請與維護記錄管理的重要性

今天我們來跟您討論的是,專利在各國的流程定義都不盡相同,要如何記錄管理?

專利管理的工作過程之中,各國專利申請維護等等的記錄管理,其中這部分又涉及到各國的法規制度,企業不得不謹慎,避免影響專利權利的取得以及使用。

專利申請及維護的記錄管理,這個議題非常重要,因為專利是屬地主義,所以一件技術要在不同的國家布局,會需要面對各國不同的專利申請、維護的法定程序管理流程,尤其申請國外專利費用可不算太便宜,萬一不小心記錄不完整,導致法定期限過期,就可能會影響專利權利的取得,這堪稱是最貴的疏失。

所以智權單位都會將各國的專利申請、維護、運用的管理程序,在內部去建立標準的作業程序,讓大家可以依循按表操課,才能確保萬無一失喔。

這對於有專業性又具有經驗性的專利工程師或管理師,可能很單純啦,議題不大,但遇到新的管理師或工程師,光是瞭解各國的制度作業就很辛苦了,期間又涉及到期限的管理、獎金的議題等等,新案舊案加起來上百件的話,這管理師壓力還是挺大的。

為何不建議將專利申請維護作業交給事務所代管

企業需要建立各國專利,從申請、取得、維護、運用的作業程序規範,才能完整掌握專利申請的現況,那很多公司現在還停留在,把專利申請維護作業交給事務所代管,等事務所通知核駁答辯,或是免費繳費的時候,才開始啟動內部作業。

那企業只有這個技術提案申請流程,技術提案後就通通交給事務所了,內部連這個專利清單都沒有,那這樣企業就很難落實專利運用,也不能反饋到企業的這個營運活動囉。

那大家一定會覺得啊,事務所提供這樣的額外服務很棒啊,可以節省很多的人力跟成本,但是一定要特別小心喔。那如果企業突然想要找事務所,提供專利清單的時候,事務所可能會跟您說,您的年費沒有找我們代繳欸,所以您的資料全部通通都被砍掉了,沒有辦法提供。

所以大家一定要評估專利的狀態,放在別人家管理的風險喔!

就像我們花錢買武器或是製造武器,我們其實都只是在做經費預算的編制,而且還要定期付費維護欸,結果武器放在別人家,等著別人盤點給我們,並且告訴我們,欸要付費維修了,專利可不能這樣子放著不管呢。

這樣真的可以應付市場做專利戰嗎?

其實就真的變成閣樓裡的林布蘭了。

如果專利被束之高閣,就不能發揮它的真正的價值,就像閣樓裡的林布蘭畫作一樣,是沒有辦法實現企業的創新目標,也會造成企業會有專利無用論的想法喔。

所以企業應該要定期盤點自己的專利狀態,包含對每件專利的分類、市場布局,如何進行最大的包裝組合,不能只是被動的把申請專利,當成防禦性武器來使用喔。

防禦性策略也是要知道,這些專利武器的能力喔,企業內部定期盤點,而且針對外部競爭者的投資狀態進行監控以及技術進行預警,再反饋回來我們營運目標,進行專利部屬的策略,或者是防禦性的策略運用發展,這才有道理吧。

因此,TIPS在第八章Operation的章節中,就是以落實專利的申請、保護、維護、運用,作為智財管理制度的核心喔。

依據各國的專利程序建立管理流程

在各國專利申請的制度規範略有不同,公司的程序紀錄更是不太相同,因此要有好的工具,就可以輔助各國在專利的管理囉。

在EPS系統中呢,就有提供依據各國的專利程序建立的,流程定義管理機制,企業可以針對各國從專利申請、維護、運用,來建立管制作業流程,例如美國的IDS程序會要求申請人,要揭露所有外國申請案的進展狀況,包含申請案的核駁、撤回啊、註銷等等,那如果申請人沒有完整揭露的話,USPTO可能就會認為申請人,故意或過失的隱瞞了相關資訊,就會影響專利申請的合法性和效力。

那在EPS系統中就可以透過,事件觸發的機制,像這樣子台灣案新增一筆,放棄專利核駁的事件後,系統會自動提醒將觸發美國IDS程序的事件。那事件上面也會說明,請向USPTO揭露外國申請案的異動情形,並且預設通知美國案的專利程序管理人員,這樣子呢就可以避免遺漏重要程序事件,降低影響專利取得的風險。

那我們家的EPS專利管理系統,推出已經滿20年了,在專利管理作業的輔助已經相當的完善,可以完整管制各國不同的,專利申請、維護的程序,企業還可以彈性設置內部專屬的,這個管理作業流程,也可以輔助高階主管隨時掌握,智財還有相關的運用,那系統當中也提供各式統計報表,可以自訂查詢條件還可以輸出成Excel,絕對是企業專利管理的最佳工具利器喔。

但是如果我公司對於在各國,專利提案、申請、維護、運用等等的作業流程,還是缺乏經驗怎麼辦呢?

這也沒有問題喔,企業建置EPS系統的時候,我們會協助貴公司完成這些各國的流程定義,看是要簡單版還是完整版任君挑選,像台灣、美國這些經常申請的國家,就可以建置完整版的專利申請維護流程,那其他國家就可以使用簡單版流程,不同國家可以有不同的流程作業,那依據企業的管理需求就可以個別設置。

不過這部分是屬於系統導入的範圍,還是需要另外的顧問服務呢?

這些通通都包含在我們的,系統導入服務範圍內喔,我們的服務也包含協助企業,把舊的專利資料轉置到新系統中,其中當然也會包含各國的流程定義的設置,那新穎公司長年深耕在IP智財管理,以及IT資訊系統的整合運用,我們團隊在IP的數位化,已經有很多年的經驗了,大家可以放心交給我們。

評估資訊軟體時,應優先考量更長期的維運客製能力

其實如果公司裡有資訊系統的導入,企業其實就不用再針對各國的專利申請、流程進行文件化的制度了。資訊系統也是文件化的一種,而且透過資訊系統管理,對於同仁們來說其實是更容易落實的,而且可以確保制度的一致性跟完整性。

各國申請的專利流程定義,這應該不是一般文管或Flow系統可以做到的,如果像文管或Flow系統都是需要另外去設計作業表單,硬要做當然也是可以啦,只是要看公司它願意投入多少成本跟資源,來進行客製開發了喔。

不過因為各國的法規制度會面臨修法,企業的內規可能也會定期調整的需求,這些作業表單也需要與時俱進的對應調整,後續相對的開發維護的人力跟成本也少不了,那如果沒有配套人力跟預算啊,常常系統用了兩三年之後,專利程序人員就會開始又透過Excel來管理喔,那文管或Flow系統開發的管理系統,又因為作業程序不符合現況,就可能會變成孤兒系統喔。

這不是很恐怖嗎,程序人員又利用Excel來協助管理,最後的結果可能是放在他個人的電腦裡頭欸,這也不是老闆想要看到的結果,可是企業都覺得,我公司自己就有資訊人員,我自己開發就好了啊,最後的結果就是花了兩三百萬之後才發現,有一定的困難度喔,因此提醒各個企業老闆或法務長,要進行風險控制。

真的誠心建議,系統導入還是要評估市場,專業且專門的產品系統才比較划算喔。EPS可以一次導入完成嗎?當然可以喔,有的企業制度建立完成之後系統就上線了,經過好多年,用的都非常好,大概十年後才會再跟我們聯繫,說要進行一些客製調整。

客製調整通常是因為新的法務長上任,因為不同的管理需求會有一些客製的需求,其實這幾年公司治理強化智財管理上線,許多公司也會因為TIPS管理制度的要求,增加了有關專利管理的風險評估,就會進行系統的客製,來強化智財管理制度的落實。

大家在評估專利管理系統的同時,也應該要確認您評估的這家廠商,是不是有完善的IT資訊系統發展開發的能力以及維持的能力,否則長期的維運客製都沒有辦法做到,這個系統被淘汰也是早晚的事喔,所以各位老闆大大,我們的專利管理系統是可以發揮專利管理作業的價值,請務必提供多一點的資源與支援喔。

許多軟體工具已被淘汰,EPS卻仍屹立不搖超過20年

所以新穎也在做系統的更新,用Core版喔,這是新版資訊系統的升級作業。

資訊系統的維護需要考慮環境的變化,資訊安全還有它的可持續性,適時進行系統的更新跟升級,才能確保系統的安全性、可靠性及可用性,我們公司可是每年都有持續通過ISO27001的驗證的喔。

最近我們就把系統的開發架構,從原本的.NET Framework,升級成.NET Core的架構,原因是因為微軟已經公告了,會在2024年的6月30日,停止這個.NET Framework的主要技術支援。  

那微軟放棄.NET Framework,是因為.NET Framework是Windows專用的,對於非Windows的平台支援有限,而且.NET Framework已經是舊的技術了,對於現代化的開發需求也不夠靈活,所以微軟就推出.NET Core,來取代.NET Framework,就可以提供跨平台的開發架構,除了支援Windows之外,也包含像Linux或是Mac OS這些作業系統,而且它還支援Docker容器化,而且它也支援像雲的原生應用程式的開發,這些現代化的開發模型喔。

維運一個超過20年的系統產品,其中它不僅僅經歷過,微軟IE被Chrome取代,還有許多軟體工具被淘汰的議題,但是EPS專利管理系統卻要持續營運,在不影響消費者的權益底下,新穎公司要自行吸收許多,迭代更新的開發工具議題,EPS同時也要適應新的環境的需求,也要同時投資新的UI使用介面,都是開發商的投資風險,所以您在導入系統產品的時候,請您一定要記得產品的選擇,要避免產品變成系統的孤兒,這會對於企業的專利管理影響,會產生相當大的危機。

我們也見過過往有一些智財服務業者,廠商或者是產品已經退出這個服務市場了,但是當年企業導入的系統產品就變成了孤兒,也形成相當大的管理危機,這些企業都幾乎得再用人工進行輔助性的作業,產生相當大的管理風險。

但是我們也要再次的提醒您,只要有人工用Excel介入管理,都只是在做最後的記錄,已經無法立即的提供決策情報,對於企業的利用性也有限了,智財管理與應用就無法實際的落實,這對於企業的營運智財風險,一定要請您多加的思量。

下集主要將探討:落實專利流程記錄後,決策報表資訊應如何運用?
若是有其他想知道的題目或疑問,也歡迎在底下發問。