我們在上一集介紹到了ECS合約管理系統究竟有什麼魔力，讓新穎公司獲得UC Berkeley’s創新中心的青睞。
當法務人員請假期間，沒有人審核怎麼辦？肯定都需要代理人協助合約審閱，今天主要跟您討論的是合約代理案件的機制與需求，以及合約如何進行歸檔的眉角，歸檔該怎麼追蹤？而其中該注意那些細節？今天我們逐一來跟大家解密！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
合約在商務運行過程中是最基本的往來證明，其中會有我們在商務關係中跟他方合作紀錄以及關聯性或是黏著度情報訊息，涉及的內容當然有合作關係者之間的權利與義務內容，對企業的營運權利是非常重要的。
所以在合約的簽訂過程之中，就需要有非常多的單位一起參與，共同為企業最大權益進行監督與管理，所以合約的管理機制設計，會隨著組織制度調整或是需求變更，容易產生調整、變動的地方，而且作業範圍會持續不斷的更動，不可能是一成不變的資訊系統可以滿足的。
合約代理案件的各種情境
合約代理情境非常多，比如像是法務人員休假期間需要有代理人，或是法務人員出差當天就無法進行合約審閱，甚至是產假或是婚嫁等等情境，都需要合約代理人的機制。
一般合約代理僅就法務人員因「短期」無法執行合約審查作業，而請主管或是同事進行某段期間案件的代理，但是這些案件的歸屬者，都還是原法務人員哦！
而若是離職同仁或是調任其他單位或是區域等等，這部分我們就直接由合約管理系統進行「案件移轉」，也就是後續這些合約案件的歸屬者都已經轉案到其他同仁身上，這位離職或調任同仁，不再有權限了。
合約代理人如果有些案件不適合他的職等，可以分別進行案件指定代理。
合約本來就會分不同的案件類型，有些類型可能就是極機密類型的合約，當然要分別指定代理人，不能統一批次進行代理，這樣會出事的。
所以像我們的系統就會分有「代理所有案件」或是「代理特定案件」選項，可以針對「特定案件」進行指定代理人。尤其是法務長的案件，不可能法務長出國期間，全數案件轉給經理，一般都會因案件類型進行特定指派。
合約管理系統導入的最佳時機：
企業您如果對於內部的合約管理制度還不知道要如何規劃，或是想法還在構思，那麼我真的誠心建議您，先導入我們家的ECS，讓企業內部使用以後，會更能理解合約管理的作業情境，以及真實的掌握合約訊息情報，後續再針對不足的功能或機制進行調整，這都是非常好的導入方式，也會最穩健、最容易成功的系統導入作業。
我們ECS已經有6、7百家大廠商的導入經驗，整個管理精要肯定是成熟的；同時我們公司在國內也深根23年之久，能夠在這一片土地屹立不搖的持續服務，絕對不可能說怎麼樣就怎麼樣，不會讓您的系統便成孤兒的。
合約代理管理系統與差勤系統介接
有些廠商希望能與公司的差勤系統進行介接，主要是公司的請假都在差勤系統辦理，企業會希望合約管理系統也可以就差勤系統的代理人直接對應合約案件的代理機制，以增進作業效率。
所以這部分如果企業有需求，我們也是可以客製針對貴公司的差勤代理資料進行介接。
我們公司是資訊系統起家的，所以系統溝通整合我們的經驗也是非常豐富，只是這部分我們也會就您所需要的服務深度，有不同的客製費用。所以如果您使用的不是資訊公司提供的合約管理系統，這些客製機制肯定都很難達成。
如果是企業自行開發的系統，會比較容易做客製嗎?
前幾天才跟某位客戶在聊，他們公司的資訊人員都很忙，他們要協助處理一些法務資料錯誤問題，都要排隊至少2-3個月，怎麼可能再幫他們進行不同系統介接問題。
系統資料更正議題
法務資料錯誤的問題有很多，例如某位主管要退回某關重審，結果指定錯誤；或是不小心把極機密的合約上傳到系統，但是需要進行刪除，又或者申請人填寫的簽約對象錯誤需要修正，這些都是資料更正問題。
所以企業自行開發的系統，因為資訊人員很忙，不可能隨時協助我們法務針對需要調整的資料進行調整；法務人員也會很害怕，因為確實就在某種情境底下，系統就允許了不該通過的資料，誰都不是故意讓資料出問題的，所以協助處理資料的修復，也會是我們新穎系統服務廠商需要處理的部分。
經過23年的淬鍊，我們的團隊在分析問題能力更強了，在進行所有作業一定都會先幫客戶規劃好，力求系統作業的穩定性。這真的需要專業又有經驗的團隊投入，無論是內部自行開發的系統，或是外部事務所系統，因為他們並不是專門專業的合約管理系統開發者，對於合約管理的經營與運行的經驗是缺乏的，使用這些系統應該都只是企業過渡性的的選擇。
新穎的合約管理系統價格更動：
新穎的合約管理系統，現在性價比應該是最高的。如果您現在對於我們家的合約管理系統是有興趣，而且默默在關注評估的廠商朋友們，請您現在一定要打電話或是來信，因為再過幾個月，在價格上可能會有所調整。
合約案件歸檔單位在哪好？
現在一般的「合約案件歸檔」會在哪一個單位執行呢?
這不一定，早期比較常見在「申請單位」，因為他們要執行業務，所以合約案件歸檔由他們作業比較方便。
慢慢地，也有「法務單位」執行，因為法務部門越來越成熟，自行管理合約歸檔對於後面有任何爭議事件處理，或是其他後續的法務事件處理會比較能夠掌握。
而現在也有「文管單位」進行案件歸檔。
其實就看公司的制度怎麼設計了，其實也沒有說設計在哪個單位比較好，只要負責單位將雙方用印版本歸檔放上來ECS合約管理系統就好，以便於日後要使用的時候，大家可以就使用系統中的合約調閱功能，進行用印合約的調閱。
合約歸檔的追蹤與處理
歸檔單位可以在案件流程設定的時候，就設定完成了。我們有各案件的審查流程，企業可以依各案件類型進行合約審查關卡設定，合約歸檔也是一個關卡，直接設定負責單位的關卡負責人就可以了。
合約歸檔負責人沒有帶檔完成，也會通知相關人員了哦！這都可以設定處理時限，所以如果歸檔人員忘記執行電子檔歸檔，系統就會通知警示處理。
那紙本卷宗記錄，我們系統都有提供。有這個卷宗編號是讓您日後在找正版合約用印的紙本更方便。
在線上申請調閱時，同時檔案也有浮水印機制，浮水印的內容包含申請調閱人的姓名、帳號、點選的日期等。
如果在歸檔時，上錯檔案了，那怎麼辦?
這幾年好多廠商分別都提出來，歸檔竟然要設關卡檢查最終用印掃描檔案是否正確這個需求，他們必須針對申請人或是法務的歸檔再進行一個關卡的檢查，要確認用印掃描檔案無問題。這需求確實是最近幾年廠商一直提出來進行客製的需求，我們也都已經在進行思考會在後續升級版列入。
總結：
今天我們分享在實務上「合約代理案件以及合約歸檔管理的議題」，合約代理有時會針對特定類型需要分別指定，不可以僅有批次帶理的機制；而合約歸檔也是一個議題，到底是由哪個單位進行管理，也應該要有歸檔的追蹤與處理，另外，歸檔的檔案正確性也要有檢查機制了，這些都是實務上正在發生的管理事件，提供您參考。
更重要是，如果您對新穎公司的合約管理系統ECS有興趣，或是正在評估者，請您要趕快跟我們聯繫哦！因為售價正在調整中了，以上提供您資訊參考。
下集主要將探討：合約審查歷程在資訊系統設計上有哪些應注意事項？
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
