【TIPS系列報導】EP12─TIPS自評稽核培訓課程(已結束)

你們公司今年要申請TIPS驗證嗎?如果是,現在應該正在準備邁入「自行評量」階段吧?根據我們過往經驗,每間公司只要進入自評時期,工作小組成員都會被自評報告搞到一個頭兩個大。新穎公司今年七月特別舉辦線上課程「TIPS自評稽核培訓」,目的就在協助全台灣正在進行TIPS導入的公司,三小時教你如何無痛完成TIPS自評報告。
不囉嗦,讓我們繼續看下去~

  1. 內稽與TIPS自評報告間的關聯
  2. 內稽的完整作業流程
  3. TIPS自評報告撰寫應注意事項
  4. TIPS自評稽核培訓─課程大綱
  5. TIPS自評稽核培訓─課程資訊

內稽與TIPS自評報告間的關聯

新穎即將在七月份舉辦TIPS自評人員的相關課程,有好多觀眾朋友就來信或者電話諮詢相關的課程內容,因為大家接續可能都要面臨有關於TIPS的自評驗證問題,所以引發非常熱烈的迴響。
現在各公司應該都很積極的在調整公司內部的作業程序,後續我們就是要進入所謂的自行評量階段,這個也就是我們在ISO裡面常常說的「內部稽核」。
很多公司會把這樣的活動稱為自評或者是內稽。
那在內稽的規劃階段,我們通常會建議以TIPS的自評報告為基礎。
這個對廠商來說比較節省時間跟有效率。
為甚麼內稽跟自評報告有關係呢?
這是因為我們在申請驗證的時候廠商必須提交這個資策會規範的稽核自評報告,其中自評報告裡面有三十七個檢核事項。
廠商一定要通過內稽去確實執行各個部門的內規情況、蒐集執行的佐證資料、以及完成所謂的矯正改善措施,才可以完整的把公司的智財管理成果呈現在我們的自評報告當中。
所以這邊建議廠商在執行內部稽核作業的時候,最簡單的方式就是在申請資策會的驗證的時候應該要提交的驗證自評報告當中,所列出的檢視事項來進行稽核,這樣子就會比較容易而且有效率。
當驗證單位都已經將他們要檢驗的事項整理出來成為三十七大項,廠商只要遵守這三十七題驗證事項就可以了。
這個是廠商通過TIPS驗證最基本要達成的事項。

內稽的完整作業流程

首先會請主要負責的單位來整理企業導入TIPS制度時所有相關的制度文件。
這個部份就會包括第一階的智財管理手冊、二階跟三階的作業程序及管理辦法、以及我們四階的紀錄表單。
當然這些文件也是我們在權責矩陣分工表當中所列出對應TIPS條文的各項內規,這些文件都是我們在稽核的時候需要對應的文件。
稽核人員可以從這些文件當中列出我們稽核需要詢問的問項,當然稽核的時候就可以完整的來瞭解各個部門現在運作的一個狀況了。
對應各個權責部門以及我們的工作小組成員等等,現在已經各自在進行所謂的相關盤點作業了,這時候千萬不要會議一直開然後文件檔案又一直審閱,但是你整體的文件整理都沒做。
到時候你可能又要再為了稽核作業重新整理一遍,這樣對於智財法務人員來說你真的會瘋掉,太辛苦了。
有些顧問他不會參與訪談,所以一般都是公司他自行在調整的過程當中有問題他再請教顧問。
那顧問給的建議是真的能夠符合貴公司嗎?
其實顧問常常就是被諮詢的,所以他不會一起參與文件的整理跟盤點作業的這些程序。
但新穎公司會希望可以跟著廠商一起走完我們TIPS驗證通過的這個過程,所以在前面幾集我們一直在跟大家談,我們的顧問一定會去參與跟權責單位之間的訪談,同時也會跟權責單位來了解他們的程序或者是辦法執行的現況。
有些時候程序辦法跟企業實際上落實的機制不同,這些其實都是要透過訪談才會知道。
那後續我們要如何來修訂現行的這些程序或者是辦法,所以在跟客戶訪談之前,我們會先請客戶提供相關的程序或者是辦法,有時候甚至連紀錄等我們都會主動的來進行歸類跟管理,先幫忙確認是否有滿足在TIPS的自評報告當中檢視事項的要求。
這些我們透過系統化的管理,所以我們顧問會非常清楚每一家廠商還有哪一些事項沒有調整完畢、或者是有哪一些文件仍然不足等等。
那這樣子的一個檢視系統對顧問而言,可以監控各家廠商導入的進度,很方便。

TIPS自評報告撰寫應注意事項

所以新穎公司在整個服務的內容,除了確實輔導廠商進行TIPS作業規範以外,還可以協助製作稽核自評報告書。
我們會透過雙方的訪談以及你貴公司提供的文件,在調整的過程中所有的文件我們都會累積在我們的系統平台當中。
所以在製作稽核自評報告這些基本資料的整理,像是報告當中第三單元主要針對導入TIPS的規劃中,第一項、管理代表跟推動工作小組成員;第二項、智財管理政策與目標;第三項、權責矩陣圖;第四項、智財管理制度的程序文件列表;第五項、TIPS整體的執行時程表;第六項、驗證的範圍。
以及第四單元,我們常常說的「重點單元」,就是我們的自評結果,也就是針對前面告訴大家的檢視事項三十七大題逐一列表說明內容。
我們可以協助處理製作的範圍,包括有檢視事項它對應的條號啦、權責單位以及對應的文件等等,當然這個對應文件不是只有文件標題喔,要整理到對應的條號跟它的內容說明。

這些資料,如果現行的你正在整理跟盤點,你沒有隨時來進行所謂的稽核自評報告的填入,耳聞有些廠商,後續要再把這些資料填進他的報告當中,他就至少花了三人/月的作業時間。
每天加班熬夜,老闆還不滿意那個內容,一直持續在退件,非常辛苦。

新穎公司會協助客戶執行這些資料的彙整,因為這個其實是我們顧問跟你一起作戰了半年的資料累積,所以我們有資訊平台隨時來彙整,最後我們其實就是把這些資料做輸出而已。
新穎公司因為有資訊系統的一個輔助跟管制,顧問都可以很清楚知道每家廠商的發展狀況。

TIPS自評稽核培訓─課程大綱

關於七月份舉辦的自評稽核的課程內容主要是些什麼呢?
目前規劃的課程內容裡面就包含有:一、 自評流程的介紹;二、自評重點說明跟常見缺失;三、矯正及持續改善;四、自評報告撰寫說明;五、申請TIPS驗證說明。
當然以上這些內容裡面我們會針對自評的流程先做一個粗淺的介紹。
內容大概會包含有如何規劃這樣子的自評稽核作業、稽核執行當天要怎麼進行,以及稽核完成之後要如何作業等等流程。
所以非常適合企業要進行TIPS內稽的同仁參與。
課程部分我們是針對企業要進行智財稽核的同仁,去說明相關的這個自評的流程,所以對於智財的稽核人員非常的有幫助。

除了剛剛我們說的第一堂課自評流程之外,第二堂我們就是針對自評的重點來說明相關的常見缺失。
我們在課堂當中會不斷的提醒廠商各項自評檢核的要點跟容易發生的缺失,在稽核的過程當中要特別注意哪一些事。
這完全是專家的嘔心瀝血經驗的分享。

接下來我們就會再針對矯正及持續改善來做說明,這個部分主要是要告訴大家,不符合的事項包含有主要不符合、次要不符合、觀察事項跟建議事項,這些要如何來區分?
同時就這些缺失事項,我們後續要開所謂的矯正改善措施單,這個單子的開法也是有一些注意事項的。
所以完成這樣子的矯正改善措施的重點,也是在這堂課會跟大家做說明的。
除了這個我們也會再針對自評報告撰寫來做說明,那主要是要說明自評報告每一個欄項當中,哪一些做為重點資訊是必須要填寫的,讓自評人員在填寫這個資訊的時候我們可以一次到位。
還有像是我們剛剛前面有再跟大家提的,對應的文件我們要填寫到文件的條號以及他的內容,不能只是寫文件的標題名稱。

最後我們會再來介紹說如何來申請TIPS的驗證,也就是說明如何向資策會來提出TIPS驗證申請,以及我們在驗證申請審查的過程當中廠商還有哪些要特別注意的地方,避免我們的作業往返,影響到你申請TIPS驗證的權益。
課程中也都會讓參與的學員發問,無論是線上大家的討論交流或是需要個別詢問顧問的部分,都是OK的。喔

TIPS自評稽核培訓─課程資訊

這堂課採線上課程,不受空間的限制,在疫情期間不碰面接觸保護彼此的健康。

目前我們公司規劃有三場的時間,大家可以選擇最適合的時間來參加。

培訓課程時間是在下午半天,目前我們的規劃是由我們公司導入的廠商是不限名額免費報名的,如果你不是我們公司導入的廠商,就要跟你酌收教育訓練的課程費用,每個人五千塊。

當然我們每一個場次都還是有人數的上限,所以盡速報名才能避免額滿。

這其實也是我們今年特別跟公司爭取對我們現行客戶的一個加值服務,不管你過去是不是新穎服務的客戶、或者是未來想找我們服務的客戶,對這堂課有興趣的話,都歡迎隨時來找我們。

如果是因為參加的人數限制或是費用的問題,也不要客氣讓我們知道,我們可以個案來處理。

七月份新穎公司即將舉辦的自評稽核課程的相關內容,這個課程是國內第一次推出的,目的就是要讓你在面對九月份申請TIPS驗證的過程之中更加的順利。

這個課程的舉辦,就在今年你打算提出TIPS驗證的廠商,真的是一個不錯的選擇課程,你可以多加參考。

下集主要將探討:我們特別邀請了TIPS導入實績All Pass的新穎公司,分享它的「秘密武器」給你。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問,也歡迎在底下發問。

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